6. Kết cấu của luận văn
1.2.2. Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra
ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin k ế toán quản trị
Trong hệ thống thông tin kế toán quản trị, thông tin kế toán quản trị có vai trò hết s ức quan trọng và có thể nói thông tin kế toán quản trị đóng vai trò chủ đạo trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị, nhất là trong việc ra các quyết định kinh doanh.
Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được s ử dụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp).
Tổ chức thu thập thông tin quá khứ.
Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và s ự kiện xảy ra, đã phát sinh.
Thông tin quá khứ được KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiể m soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.
Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình thu thập thông tin quá khứ
Sự kiện kinh tế Phân tích ảnh hưởng hạch toán, ghi sổ Xếp loại và tổng hợp
Báo cáo theo yêu cầu quản
lý
Theo quy trình trên, tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được kế toán quản trị phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã được ghi rõ. Cuối cùng tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.
+Tổ chức hạch toán ban đầu
- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch toán ban đầu được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ, chính xác các s ự kiện kinh tế phát sinh s ẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ích và kịp thời.
- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ s ử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần s ử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, s ửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần s ử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu cầu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp .
+ Tổ chức vận dụng tài khoản k ế toán và sổ k ế toán
- Dựa vào hệ thống tài khoản của kế toán tài chính, kế toán quản trị s ử dụng các tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết từng chỉ tiêu cụ thể để tập hợp số liệu thông tin thực hiện chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kế toán
quản trị có thể mở thêm các tài khoản cấp 3,4,5,6... và chi tiết các tài khoản theo từng địa điể m phát sinh chi phí, từng loại s ản phẩm, hàng hóa, dịch vụ... Các tài khoản phải đủ để phản ánh các đối tượng kế toán như tài sản, chi phí, doanh thu…
- Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được s ử dụng trong KTQT để theo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai. Hệ thống s ổ kế toán đặc biệt là các s ổ chi tiết được s ử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế toán. Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu ích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau.
- Hệ thống s ổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu s ổ với s ố lượng các chỉ tiêu trên cụ thể được s ắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo s ử dụng thông tin. Khi thiết kế mẫu s ổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanh nghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trong từng tình huống ra quyết định.
Tổ chức thu thập thông tin dự báo tương lai
Thông tin dự báo tương lai là những thông tin về các hiện tượng và s ự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau.
Nguồn thông tin dự báo tương lai kế toán có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau:
Sơ đồ 1.3: Quy trình thu thập thông tin tương lai
Hoạch định mục tiêu Lựa chọn nguồn thông tin T hu thập thông tin Phân tích thông tin Báo cáo và tư vấn quyết định
Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giả i quyết. Việc thu thập thông tin s ẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch.
- Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.
+ Thu thập thông tin, s ố liệu thứ cấp: thông tin s ố liệu thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, sách, dịch vụ tư vấn...).
Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiế m song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, s ố liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ. Trong trường hợp đó KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các s ố liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.
+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ...
Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT s ử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận.... Các kỹ thuật được s ử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính.
1.2.2.2. Tổ chức xử lý thông tin kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định
Trong hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán quản trị, mặc dù việc tổ chức thu thập thông tin là quan trọng nhưng các thông tin cần phải được xử lý vì người sử dụng cần các thông tin đã được tổng hợp, hay tổng kết thống kê, hay các thông tin có tính dự báo quan trọng trong KTQT thể hiện ở dự toán (dự toán chi phí, khối lượng sản xuất, doanh thu, dòng tiền, …). Dự toán của
doanh nghiệp được lập căn cứ vào định mức các yếu tố chi phí là cơ sở cho việc ra quyết định.
Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thông tin đó thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung như: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trình...
Việc xử lý thông tin được thực hiện trong bản thân công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp theo các bước:
+ Phân loại chi phí: Kế toán quản trị tiến hành phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau như theo công dụng của chi phí (gồm chi phí sản xuất và ngoài sản xuất), theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp), theo tính chất của chi phí (gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp), hay để phục vụ cho việc ra quyết định (gồm chi phí chìm, chi phí cơ hội và chi phí chênh lệch)…
+ Thiết lập, đối chiếu chi phí với định mức, xác định tiêu thức phân bổ chi phí. Định mức các yếu tố chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) là tiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị có được thông tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Xác định các tiêu thức phân bổ chi phí chung hợp lý, căn cứ phân bổ các chi phí gián tiếp, chi phí chung rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tính chất và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
+ Phân loại doanh thu, so sánh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch: Doanh thu của hoạt động kinh doanh có nhiều loại khác nhau. Vì vậy cần phải phân loại doanh thu theo các tiêu thức khác nhau để phục vụ cho nhà quản trị trong việc ra quyết định như phân loại doanh thu theo loại hình hoạt động (gồ m doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu khác), theo phương thức bán hàng (gồm doanh thu bán buôn, doanh thu bán lẻ, doanh thu bán
đại lý), theo quan hệ với điể m hòa vốn (gồ m doanh thu hòa vốn, doanh thu an toàn), .…Trong các doanh nghiệp dự toán tiêu thụ là bộ phận dự toán quan trọng trong hệ thống dự toán kinh doanh, nó được lập đầu tiên là cơ sở để xây d ựng các dự toán khác. Qua dự toán tiêu thụ có thể dự đoán được doanh thu tiêu thụ của doanh nghiệp cho kỳ tới. Là cơ sở để phân tích khả năng thỏa mãn nhu cầu thị trường về sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp. Thông qua việc xác định doanh thu dự kiến cho kỳ tới, các nhà quản trị có thể ước tính được các khoản doanh thu trả ngay và khoản doanh thu trả chậm với từng khách hàng. Trên cơ sở dự toán và thực tế thực hiện, KTQT tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán, xác định nhân tố ảnh hưởng, những tồn tại và nguyên nhân của nó để đưa ra giả i pháp khắc phục, khai thác các khả năng tiềm tàng để s ử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn. Bằng phương pháp phân tích chi phí nhà quản trị có thể đưa ra các dự báo về chi phí phát sinh trong tương lai, từ đó huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiệu và hoạt động đã đề ra.
Tiếp theo, kế toán quản trị phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn. Hai phương pháp có thể áp dụng là:
(1) Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP)
Với mố i quan hệ CVP thì chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp được phân chia thành hai loại là biến phí và định phí. Trên cơ sở đó kế toán s ẽ xác định được điể m hoà vốn, tính được các chỉ tiêu mang tính dự báo trong tương lai. Trong phương pháp này, KTQT nghiên cứu các trường hợp khi khối lượng s ản phẩm s ản xuất thay đổi s ẽ có ảnh hưởng như thế nào đến chi phí, lợi nhuận của đơn vị. Từ đó có cơ sở tư vấn cho nhà quản trị ra quyết định.
(2) Phân tích thông tin thích hợp
Phân tích thông tin đã thu thập để lựa chọn thông tin thích hợp nhằm mục đích ra quyết định kinh doanh ngắn hạn thường tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến nguồn thu nhập và chi phí của các phương án kinh doanh được xem xét.
Bước 2: Loạ i bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí như nhau ở các phương án kinh doanh đang xem xét.
Bước 4: Những khoản thu nhập và chi phí còn lại chính là thông tin thích hợp cho việc chọn lựa quyết định đầu tư ngắn hạn.
Ở đây cần ghi nhận một điều quan trọng là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết s ẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điể m: những mục đích khác nhau cần các thông tin khác nhau. Đối với một mục đích thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích kia lại cần những thông tin khác.
1.2.2.3. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định
Hệ thống thông tin KTQT do kế toán xử lý và cung cấp cho nhiều đối tượng s ử dụng với các mục tiêu khác nhau. Cần xây dựng các kênh thông tin khoa học, đảm bảo tăng tốc độ truyền tin, đáp ứng nhu cầu thông tin cho từng cấp quản trị. Đối với hệ thống thông tin kế toán quản trị thì các đối tượng s ử dụng thông tin là các nhà quản trị bên trong DN: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở. Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, .... Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc
vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗ i báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.
Sau khi xử lý kế toán tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Tùy thuộc từng loại quyết định ngắn hạn mà kế toán thiết kế báo cáo trình bày thông tin cho phù hợp. Ví dụ một s ố báo cáo:
(1) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: TIẾP TỤC HAY LOẠI BỎ KINH DOANH MỘT BỘ PHẬN
Phương Phương Thông
án tiếp án loại bỏ tin thích
Chỉ tiêu tục kinh kinh hợp
doanh doanh (1) (2) (2)-(1) 1. Doanh thu …. x x x 2. Chi phí 2.1. Biến phí … x x x 2.2. Định phí … x x x
3. Chi phí cơ hội
…. x x x
(2) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định tự sản xuất hay mua ngoài
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: TỰ SẢN XUẤT HAY MUA NGOÀI
Phương Phương Thông tin
Chỉ tiêu án tự sản án mua thích hợp
xuất ngoài
(1) (2) (2)-(1)
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x x x