6. Kết cấu của luận văn
2.2.2. Thực trạng tổ chức thu thập thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định
quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp
2.2.2.1. Thu thập thông tin quá khứ
Qua khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp đều đã thực hiện việc thu thập thông tin quá khứ để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định. 100% các doanh nghiệp khảo sát có tổ chức bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị theo mô hình kết hợp nên kế toán viên đảm nhiệm đồng thời cả hai nhiệm vụ là thu nhận, xử lý thông tin của cả kế toán quản trị và kế toán tài chính. Thông tin quá khứ trong các doanh nghiệp chủ yếu được cung cấp từ bộ phận kế toán và một số các phòng ban khác có liên quan. Nội dung thông tin kế toán thu nhận của hệ thống chủ yếu là thông tin kế toán về các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tình hình thực hiện các hoạt động SXKD của doanh nghiệp được lập tại các phòng ban, phân xưởng, tổ, đội và chuyển về theo quy định của DN bao gồm các chứng từ, bảng tổng hợp liên quan đến tài sản; hàng tồn kho; công nợ; tiền lương, chi phí sản xuất, tình hình thực hiện doanh thu tiêu thụ, chi phí của DN…
Theo kết quả khảo sát, hệ thống thu nhận thông tin quá khứ kế toán sử dụng là các chứng từ kế toán, giấy tờ tài liệu đi kèm liên quan để phản ánh, ghi chép các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra; hệ thống các tài khoản chi tiết và sổ kế toán chi tiết như sổ chi tiết doanh thu, chi phí… Đồng thời có sự hỗ trợ của các công cụ như hệ thống máy tính, phần mềm kế toán.
-Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Các doanh nghiệp sản xuất được khảo sát đều sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, thẻ tính giá thành sản phẩm (Phụ lục 13, 14, 15, 17, 18, 23, 24, 25, 26)
-Việc mã hóa các đối tượng chủ yếu:
Qua việc khảo sát các doanh nghiệp s ản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cho thấy, các DN đều chưa thực hiện việc mã hóa các đối tượng chủ yếu như mã hóa doanh thu hoặc chi phí. Việc theo dõi doanh thu, chi phí chỉ được thực hiện thông qua các s ổ chi tiết doanh thu, chi phí.
- Hệ thống tài khoản k ế toán:
Các doanh nghiệp s ản xuất được khảo sát đều s ử dụng hệ thống tài khoản kế toán TK cấp 1: gồ m 3 ch ữ s ố theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản công ty s ử dụng để theo dõi doanh thu phát sinh trong kỳ bao gồm có: TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được mở chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 theo qui định của chế độ kế toán, TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và TK 711 “ Thu nhập khác”. Ngoài ra đối với các khoản giả m trừ doanh thu công ty s ử dụng TK 521 “Các khoản giả m trừ doanh thu” để theo dõi và được mở thành 3 tài khoản chi tiết theo qui định của chế độ kế toán.
100% các DN được khảo sát s ử dụng thêm TK cấp 2: thể hiện ở chữ s ố thứ 4, để phản ánh chi tiết theo nộ i dung kinh tế của các khoản mục chi phí s ản xuất, cụ thể: Các doanh nghiệp hiện nay đều s ử dụng TK 154 – Chi phí SXKD dở dang để tập hợp chi phí về NVLTT, CP NCTT, CPSXC. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng s ản xuất hoặc từng loại sản phẩm s ản xuất.
Ví dụ tại Công ty TNHH Hả i  u, Tài khoản 154 – Chi phí s ản xuất kinh doanh dở dang được chi tiết cho 3 phân xưởng: Phân xưởng cắt, phân xưởng may và phân xưởng hoàn thiện.
- TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất là các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng trong quá trình sản xuất như vải, cúc, chỉ….
Trong đó: TK 1541(PX cắt): Phản ánh chi phí về vải may TK 1541(PX may): Phản ánh chi phí về chỉ, khóa,… TK 1541(PX hoàn thiện): Phản ánh chi phí về cúc, mác…
- TK 1542 – Chi phí NCTT bao gồm các chi phí của lao động trực tiếp tạo ra thành phẩm bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận cắt vải, đánh số, bộ phận công nhân may, công nhân hoàn thiện sản phẩm.
Trong đó: TK 1542(PX cắt): Phản ánh chi phí nhân công của phân xưởng cắt TK 1542(PX may): Phản ánh chi phí nhân công của phân xưởng may TK 1542(PX hoàn thiện): Phản ánh chi phí nhân công của phân xưởng hoàn thiện
- TK 1543 – Chi phí SXC bao gồm các chi phí lương các khoản trích theo lương của quản lý phân xưởng, khấu hao máy cắt, máy giác sơ đồ, máy may, công cụ sử dụng cho sản xuất chung...
Trong đó: TK 1543(PX cắt): Phản ánh chi phí SXC của phân xưởng cắt TK 1543(PX may): Phản ánh chi phí SXC của phân xưởng may
TK 1543(PX hoàn thiện): Phản ánh chi phí SXC của phân xưởng hoàn thiện Hay tại Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí s ản xuất chung sẽ được kế toán tập hợp theo từng loại thuốc và kết chuyển sang tài khoản 154 – Chi phí s ản xuất kinh doanh dở dang. Toàn bộ chi phí s ản xuất cho từng s ản phẩm s ẽ được kết chuyển sang TK 155- Thành phẩm. Công ty mở tài khoản chi tiết cho TK154, 155 theo từng loại thuốc. Công ty tính giá thành s ản phẩm theo phương pháp tỷ lệ (định mức).
Để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các công ty s ử dụng TK 642 – chi phí quản lý kinh doanh được mở chi tiết:
TK 6421 – Chi phí bán hàng
TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp - Hệ thống sổ k ế toán
Qua khảo sát cho thấy, 100% các DN khảo sát đều mở hệ thống s ổ kế toán chi tiết để theo dõi thông tin cụ thể theo từng đối tượng quản lý như sổ chi tiết doanh thu, s ổ chi tiết chi phí, s ổ chi tiết nguyên vật liệu … (Phụ lục 16, 19, 20, 21, 22, 27, 28). Các DN cũng đã sử dụng các phần mề m kế toán để hạch toán theo dõi nhằm đáp ứng ngày mộ t tốt hơn nhu cầu thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản trị DN.
2.2.2.2. Thu thập thông tin dự báo tương lai.
Ngoài những thông tin quá khứ về các giao dịch kinh tế đã xảy ra, hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp khảo sát còn thu nhận cả thông tin tương lai. Những thông tin mang tính chất dự báo, dự đoán và có ảnh hưởng quan trọng trong việc ra quyết định đã được chú trọng đến. Đó là những thông tin về các định mức, dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được phản ánh trên các bản định mức như định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công, dự toán chi phí theo từng khoản mục chi phí, dự toán doanh thu. Những thông tin này có thể được lập ở các bộ phận khác rồi chuyển đến cho bộ phận kế toán để thực hiện nghiệp vụ, chức năng của mình. Ví dụ như:
- Thu thập thông tin từ phòng kinh doanh: Thu thập các thông tin về khách hàng, hợp đồng mua bán,… để xác định doanh thu, giá bán của một đơn hàng.
- Thu thập thông tin từ phòng kế hoạch: Các thông tin về chính sách kinh tế của nhà nước, quy hoạch phát triển chung, kế hoạch mở rộng thị trường, địa điểm kinh doanh của công ty để biết được dự án của Công ty mình có nằm trong quy hoạch được duyệt hay không.
- Thu thập thông tin từ phòng hành chính – nhân sự: Các thông tin về số lượng lao động, kết cấu lao động, đơn giá tiền lương, quỹ lương, các khoản trích theo lương, chế độ lao động để giúp kế toán viên quản trị lập dự toán tiền lương.
Để phục vụ việc lập dự toán, thì việc lập định mức chi phí là một công tác quan trọng giúp nhà quản trị ước tính được các biến động chi phí trong tương lai, chủ động thực hiện tốt việc kiể m soát và tiết kiệ m chi phí. Qua khảo sát các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định thì 4/5 DN khảo sát không tiến hành lập các định mức chi phí cho quá trình s ản xuất.
Riêng Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát, do đặc thù sản phẩm s ản xuất cần được kiểm định nghiêm ngặt nên việc xây dựng định mức rất được coi trọng. Cụ thể:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế toán công ty lập các dự toán chi phí căn cứ định mức về chi phí s ản xuất của từng loại s ản phẩm.
Bảng 2.2: Kế hoạch sản xuất sản phẩm năm 2019 của Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát
KẾ HOẠCH SẢN XUẤT SẢN PHẨM Năm 2019
Chỉ tiêu Thực hiện năm 2018 Kế hoạch năm 2019
Nhóm sản phẩm Dạng Dạng bột Dạng Dạng bột (kg)
nước( lít) (kg) nước( lít)
Vắc xin 140.200 156.000 -
Kháng sinh tiêm cao cấp 179.000 92.000 229.000 102.000 Thuốc, chế phẩm tiêm 166.000 - 189.000 - dạng dung dịch Kháng sinh dạng bột - 768.000 - 856.000 Thuốc kháng sinh dạng - 545.000 - 635.000 bột primix trộn thức ăn Thuốc đặc trị cầu trùng, 139.000 75.000 159.000 86.000 ký sinh đường máu
Kháng sinh, chế phẩm 184.000 - 195.000 - dạng dung dịch uống Thuốc sát trùng và chế 126.000 112.000 136.000 129.000 phẩm xử lý môi trường Thủy s ản 105.000 - 115.000 Tổng cộng 934.200 1.697.000 1.064.000 1.923.000
Định mức, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao nguyên vật liệu khi s ản xuất ra một kg, hoặc một lít s ản phẩm có tính đến s ự biến động về giá cả.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu do Phòng kế hoạch cung ứng xây dựng và cung cấp. Trong quá trình s ản xuất, Phòng kế hoạch cung ứng có nhiệ m vụ theo dõi tình hình thực hiện định mức, định kỳ tiến hành đánh giá công tác thực hiện, qua đó nếu mức tiêu hao nào không hợp lý s ẽ được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.
Bảng 2.3: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát
ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2019
S ản phẩm: 1kg Thuốc Coli120 10g
STT Tên nguyên liệu, vật tư (NL, VT) Đơn vị Định mức tính
(1) (2) (4) (5)
1 Sulfa Quinosaline Sodium kg 0,21
2 Enrofloxacin Base kg 0,03
3 Dextrose A nhydrous kg 0,11
4 Gluco khan kg 0,03
5 Túi Maphavet 10g Túi 100
6 Vitamin C (A scorbic A cid) kg 0,07 7 Colistin Sulphate Kaken kg 0,01 8 Sulphadimethoxine BP1988 Kg 0,01 9 A moxycylin kg 0,01 10 Doxycycline Hcl kg 0,01 11 Tylosin Bul Kg 0,031 12 Dextrose Kg 0,471 13 Vỏ hộp thuốc bột (50gói x10gr) hộp 2 14 Thùng cattong 3 lớp vàng (KT Cái 0,2 450x280x185)
Căn cứ định mức chi phí từng s ản phẩm kết hợp với kế hoạch về s ố lượng s ản phẩm cần sản xuất trong kỳ tới, công ty tiến hành lập dự toán chi phí cho từng loại s ản phẩm cụ thể.
Bảng 2.4: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát
DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP S ản phẩm: Thuốc Coli120 10g
S ản lượng: 1440 kg
Tên vật tư ĐVT Đơn giá Lượng Thành tiền
(đồng) (đồng)
Sulfa Quinosaline Sodium Kg 362.506,58 314,16 113.885.067 Enrofloxacin Base Kg 550.415,87 52,32 28.797.758 Dextrose A nhydrous Kg 14.618,98 163,56 2.391.080 Gluco khan Kg 21.619,00 54,48 1.177.803 Túi Maphavet 10g Túi 262,193 144.000 37.755.792 Vitamin C (A scorbic A cid) Kg 192.439,77 109,08 20.991.330 Colistin Sulphate Kaken Kg 835.523,37 10,8 9.023.652 Sulphadimethoxine BP1988 Kg 502.009,43 10,8 5.421.702 A moxycylin Kg 645.809,74 8,64 5.579.796 Doxycycline Hcl Kg 1.111.488,12 14,16 15.738.672 Tylosin Bul Kg 1.258.999,92 54,48 68.590.316 Dextrose Kg 19.856,50 677,4 13.450.793 Vỏ hộp thuốc bột (50gói hộp 2.361,82 2.880 6.802.042 x10gr) Thùng cattong 3 lớp vàng Cái 5.900,00 288 1.699.200 (KT 450x280x185) T ổng cộng 331.305.004
Định mức, dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty bao gồm: Tiền lương theo sản phẩm, tiền ăn ca, hỗ trợ đi lại, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN).
+Tiền lương theo sản phẩm: Mức lương theo sản phẩm được tính trên số lượng sản phẩm hoàn thành. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức lương của một sản phẩm dựa vào qui cách đóng gói của từng loại, công ty xác định được kế hoạch tiền lương theo sản phẩm trong năm. Việc lập dự toán tiền lương theo sản phẩm do Phòng tài chính – Kế toán thực hiện.
Dự toán tiền lương theo sản phẩm
Sản lượng sản xuất =
theo kế hoạch
Đơn giá tiền lương trên x
đơn vị sản phẩm
Bảng 2.5: Định mức đơn giá tiền lương của sản phẩm ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG CỦA SẢN PHẨM Phân xưởng: Thuốc bột
Năm 2019
STT Qui cách đóng gói Đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm (đồng/sản phẩm) 1 10 gam 100 2 50 gam 150 3 100 gam 200 4 500 gam 300 5 1 kg 500 ... .... ....
( Nguồn: Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát)
Định mức, dự toán chi phí sản xuất chung
Căn cứ vào kế hoạch s ản xuất năm, Phòng kế toán lập kế hoạch chi phí s ản xuất chung.
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, Công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng sau khi xác định mức khấu hao dự kiến theo chế độ quy định.
Các chi phí còn lại (Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí điện, nước và các chi phí khác...) phát sinh tại phân xưởng đều dựa vào s ố liệu của năm trước và dự kiến biến động tăng, giảm chi phí của năm kế hoạch.
Bảng 2.6: Dự toán chi phí sản xuất chung DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Năm 2019
ĐVT: đồng
TT Chỉ tiêu Thực hiện 2018 Kế hoạch 2019
1 Chi phí NVPX 328.702.400 461.572.640 2 Vật liệu, công cụ dụng cụ 430.632.500 512.447.084 3 Khấu hao TSCĐ 863.523.128 1.066.072.776 4 Chi phí dịch vụ 351.057.800 440.051.300 6 Chi phí khác 751.863.607 841.984.850 Tổng cộng 2.725.779.435 3.322.128.650
(Nguồn: Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát) Mặc dù Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát đã xây dựng được hệ thống định mức, công tác lập kế hoạch về chi phí s ản xuất, về giá thành đã được chú trọng nhưng chỉ dựa vào s ố liệu lịch s ử và kinh nghiệ m mà chưa có sự phân loại chi phí theo cách ứng xử, chính vì vậy việc lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học.