2.2.1.1 Công ty DVLH Saigontourist
Là một công ty kinh doanh dịch vụ, công ty DVLH Saigontourist luôn có các kế hoạch kinh doanh dài hạn (3 - 5 năm) của công ty, kế hoạch kinh doanh trong năm, kế hoạch marketing - truyền thông ngắn hạn (3 tháng) và theo từng sản phẩm cụ thể. Vì vậy, các bộ phận trong công ty DVLH Saigontourist luôn hướng tới việc phối hợp để xây dựng và hoàn thiện sản phẩm và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Quá trình xây dựng thực hiện một tour du lịch luôn có sự tham gia của các bộ phận trong công ty được bắt đầu từ việc xây dựng, thiết kế tour du lịch, tới khâu chào bán sản phẩm, điều hành tour, tuyến và chăm sóc khách hàng… Trong đó, bộ phận Tiếp thị - Truyền thông là bộ phận trực tiếp tham gia vào các hoạt động truyền thông nội bộ của công ty DVLH Saigontourist cũng như truyền thông nội bộ của Tổng công ty du lịch Sài Gòn - Saigontourist.
Các kênh truyền thông nội bộ mà công ty DVLH Saigontourist duy trì là: Các phương tiện in ấn (bản tin nội bộ, văn bản, chủ yếu là tài liệu trực tuyến), hội nghị trực tuyến… Tại trụ sở của công ty Saigontourist có bản tin nội bộ được thông báo trong công ty, đồng thời chuyển tới cho các văn phòng và chi nhánh bằng thư điện tử. Khi có các sự kiện lớn trong ngành du lịch (như chương trình hội chợ, các sự kiện quảng cáo ở trong nước và nước ngoài, lễ kỷ niệm, lễ trao tặng giải thưởng, chương trình giao lưu văn hóa - du lịch..), phòng Tiếp thị - Truyền thông với các phòng kinh doanh trực tiếp và phòng Cung ứng dịch vụ và Quản lý chất lượng để có kế hoạch truyền thông trước, trong và sau chương trình.
Công ty DVLH Saigontourist có một kênh truyền thông nội bộ riêng về mảng lữ hành và dịch vụ liên hệ với truyền thông nội bộ của Tổng công ty Saigontourist và các đơn vị thành viên để có thể liên kết, xây dựng sản phẩm, đồng
thời thực hiện các chương trình quảng bá trong nước và quốc tế trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu Saigontourist.
Một trong những phương châm được ban lãnh đạo công ty DVLH Saigontourist xác định là xây dựng thương hiệu trên nền tảng chú trọng phát triển nguồn nhân lực, văn hóa doanh nghiệp và tính hiệu quả của hệ thống điều hành, quản lý. Trong bài phát biểu về “Kinh nghiệm xây dựng thương hiệu lữ hành Saigontourist” ngày 22/8/2013, ông Nguyễn Thế Vinh (Phó Tổng Giám đốc công ty DVLH Saigontourist) đã nhấn mạnh đến việc muốn phát triển thương hiệu của công ty thì nhân viên đóng vai trò rất quan trọng. Do đó, “ý thức của mỗi cán bộ - công nhân viên về thương hiệu Lữ hành Saigontourist luôn được xây dựng và không ngừng nâng cao qua kênh truyền thông nội bộ. Các hoạt động QHCC, thông tin nội bộ được triển khai thường xuyên và đồng nhất trong hệ thống Lữ hành Saigontourist trên toàn quốc. Qua đó, bản thân mỗi thành viên trong công ty không chỉ hiểu rõ vai trò của mình trong hoạt động chung mà còn có ý thức và hành động phấn đấu cụ thể vì sự phát triển của thương hiệu Lữ hành Saigontourist. Đây cũng là một nét chính trong văn hóa doanh nghiệp của Công ty “Tự hào với thương hiệu, luôn tự tin, gắn bó, phấn đấu vì thương hiệu!”[25].
Ngoài các hoạt động của tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, hàng năm, công ty DVLH Saigontourist đều tổ chức Ngày hội Lữ hành Saigontourist vào dịp đầu năm mới Dương lịch. Năm 2013 là năm thứ 8 công ty tổ chức chương trình Ngày hội Lữ hành Saigontourist, với sự tham gia của gần 500 cán bộ công nhân viên công ty cùng gia đình, người thân tham dự. Ban Giám đốc Công ty DVLH Saigontourit đã vinh danh và trao kỷ niệm chương hơn 40 nhân viên có thâm niên tròn 5, 10, 15, 20, 25 và 30 năm đồng hành cùng quá trình phát triển của Lữ hành Saigontourist; danh hiệu “Nhân viên tiêu biểu 2012” những cán bộ, nhân viên có thành tích cá nhân tốt. Với văn hóa doanh nghiệp “luôn đặt nhân viên làm trọng - staff focus” (Khẩu hiệu của công ty DVLH Saigontourist), tháng 11 hằng năm, đội ngũ hướng dẫn viên nội địa của công ty DVLH Saigontourist trên cả nước được tham gia “Chương trình huấn luyện và kiểm tra hướng dẫn viên”. Đây cũng là cơ
hội để các hướng dẫn viên trong cả nước được rèn luyện, nâng cao nghiệp vụ, vừa giao lưu học h i đồng nghiệp trong công ty.
Từ năm 2004, thương hiệu Lữ hành Saigontourist đã gắn liền với chương trình xã hội mang tên “Thắp sáng niềm tin”, hướng tới tổ chức chương trình vì du lịch cho trẻ em khuyết tật. Toàn bộ lực lượng hướng dẫn viên, tình nguyện viên tham gia tổ chức chương trình này là cán bộ, công nhân viên trong công ty. Điều đó vừa thể hiện trách nhiệm xã hội của công ty với cộng đồng, vừa là cách để xây dựng ý thức làm việc và phát triển thương hiệu của công ty.
2.2.1.2 Công ty lữ hành Hanoitourist
Tại công ty lữ hành Hanoitourist, hoạt động truyền thông giữa nội bộ công ty, khi cần có báo cáo của các cấp quản lý như Tổng công ty, sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Tổng cục Du lịch Việt Nam thì Giám đốc công ty sẽ chỉ đạo cho phòng Tổ chức - Hành chính hoặc các phòng chức năng, kinh doanh trong công ty thực hiện theo các nội dung trong công văn yêu cầu.
Công ty lữ hành Hanoitourist là đơn vị hạch toán kinh tế trực thuộc Tổng Công ty du lịch Hà Nội - Hanoitourist, hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, chịu sự quản lí trực tiếp của Tổng Công ty du lịch Hà Nội nên giữa công ty lữ hành và Tổng công ty Hanoitourist có sự liên hệ mật thiết với nhau. Do đặc điểm của công ty lữ hành Hanoitourist là một thành viên trong mạng lưới kinh doanh của Tổng Công ty du lịch Hanoitourist nên kế hoạch truyền thông của công ty có một phần nằm trong kế hoạch chương trình truyền thông chung của Tổng công ty du lịch Hà Nội. Hoạt động truyền thông nội bộ giữa hai đơn vị thực hiện thông qua ban lãnh đạo của công ty lữ hành Hanoitourist với Tổng công ty.
Trong thời gian thực hiện khảo sát, tại công ty Lữ hành Hanoitourist, các chương trình truyền thông, marketing đều do các phòng kinh doanh thực hiện từ xây dựng sản phẩm, xúc tiến, quảng bá tới chào bán. Khi có cuộc ph ng vấn truyền hình, báo mạng và báo giấy thì giám đốc công ty sẽ phụ trách phát biểu về những vấn đề mang tính toàn diện, chiến lược của công ty, những lĩnh vực kinh doanh đặc thù, ngoài Giám đốc, các phó giám đốc, trưởng phòng kinh doanh có thể sẽ thay
mặt công ty để trả lời các nội dung liên quan đến doanh nghiệp. Với các công cụ truyền thông như tài liệu nội dung sản phẩm để quảng bá tại các hội chợ du lịch, triển lãm, quảng cáo… , các phòng kinh doanh tự xây dựng nội dung, lên ý tưởng trình bày và đề xuất số lượng, ban lãnh đạo xét duyệt.
Thời điểm cuối năm 2013 đến tháng 6/2014, Phòng Xúc tiến và Phát triển thị trường mới đi vào hoạt động nên hầu như chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh của công ty và không đảm nhiệm công việc truyền thông nội bộ của công ty. Vì vậy nên các phòng kinh doanh thực hiện chức năng xây dựng các gói sản phẩm, tính giá các gói sản phẩm, dịch vụ, đề xuất với lãnh đạo công ty, kết hợp với Phòng điều hành - Hướng dẫn tiến hành giao dịch, đặt trước các dịch vụ sẽ cung cấp cho khách du lịch, đồng thời triển khai các dịch vụ tiếp nhận và bán các gói tour cho khách du lịch có nhu cầu. Điều dễ nhận thấy vì không có đầu mối thu nhận thông tin nên các hoạt động trao đổi này không có sự thông suốt trong công ty, dễ chồng chéo thông tin. Các phòng ban này lại được chia theo sự quản lý của ban Giám đốc, dưới sự điều hành trực tiếp của Giám đốc hoặc phó Giám đốc phụ trách, vì vậy nên thông tin thị trường, các vấn đề của ngành du lịch cung cấp cho báo chí thường là Giám đốc công ty lữ hành Hanoitourist hoặc phó Giám đốc phụ trách. Khảo sát thêm thời điểm 6 tháng đầu năm 2014, các hoạt động của phòng Xúc tiến và Phát triển thị trường vẫn dừng lại ở những hoạt động khảo sát kinh doanh, phân tích thị trường và bước đầu đổi mới hoạt động truyền thông của công ty như thay đổi giao diện website, mở rộng các nội dung thông tin, nhận việc xây dựng các ấn phẩm truyền
Công ty lữ hành Hanoitourist không có bảng tin nội bộ. Việc trao đổi thông tin trong công ty cũng được thực hiện thông qua văn bản, thư điện tử hoặc trao đổi trực tiếp giữa các phòng ban chức năng và lãnh đạo công ty chứ không thông qua phòng Xúc tiến và Phát triển thị trường.
Các hoạt động sinh hoạt nội bộ của công ty lữ hành Hanoitourist hàng năm chủ yếu là các hoạt động sinh hoạt công đoàn, đoàn thanh niên hoặc kết hợp các hoạt động chung của Tổng công ty du lịch Hà Nội nhân các ngày kỷ niệm của ngành du lịch, Tổng công ty và công ty.
Khảo sát nhóm nhân viên này từ năm 2013 đến nay, hầu hết nhân viên của phòng mới tham gia vào các hoạt động sản xuất công cụ truyền thông như xây dựng website, quản lý trang riêng của công ty lữ hành Hanoitourist trên mạng xã hội, quảng cáo ngoài trời, tham gia các đoàn khảo sát để xúc tiến xây dựng sản phẩm và thị trường. Việc xây dựng và phát hành ấn phẩm truyền thông chưa được phòng Xúc tiến và phát triển thị trường thực hiện trong năm 2013, tới đầu năm 2014, phòng nhận nhiệm vụ này nhưng chưa có nhiều hoạt động thực sự hiệu quả. Thời điểm cuối năm 2013 đến tháng 6/2014, Phòng Xúc tiến và Phát triển thị trường mới đi vào hoạt động nên hầu như chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh của công ty và không đảm nhiệm công việc truyền thông nội bộ của công ty. Vì vậy nên các phòng kinh doanh thực hiện chức năng xây dựng các gói sản phẩm, tính giá các gói sản phẩm, dịch vụ, đề xuất với lãnh đạo công ty, kết hợp với Phòng điều hành - Hướng dẫn tiến hành giao dịch, đặt trước các dịch vụ sẽ cung cấp cho khách du lịch, đồng thời triển khai các dịch vụ tiếp nhận và bán các gói tour cho khách du lịch có nhu cầu. Điều dễ nhận thấy vì không có đầu mối thu nhận thông tin nên các hoạt động trao đổi này không có sự thông suốt trong công ty, dễ chồng chéo thông tin. Các phòng ban này lại được chia theo sự quản lý của ban Giám đốc, dưới sự điều hành trực tiếp của Giám đốc hoặc phó Giám đốc phụ trách, vì vậy nên thông tin thị trường, các vấn đề của ngành du lịch cung cấp cho báo chí thường là Giám đốc công ty lữ hành Hanoitourist hoặc phó Giám đốc phụ trách. Khảo sát thêm thời điểm 6 tháng đầu năm 2014, các hoạt động của phòng Xúc tiến và Phát triển thị trường vẫn dừng lại ở những hoạt động khảo sát kinh doanh, phân tích thị trường và bước đầu đổi mới hoạt động truyền thông của công ty như thay đổi giao diện website, mở rộng các nội dung thông tin, nhận việc xây dựng các ấn phẩm truyền thông của công ty Lữ hành Hanoitourist… chứ chưa triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của công ty. Việc cung cấp thông tin,liên hệ và làm việc với báo chí vẫn là ban Giám đốc công ty chứ không phải phòng Xúc tiến và phát triển thị trường.