Sơ đồ tổ chức
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ truyền thông CTC
Nhiệm vụ của các bộ phận tại Công ty:
Với cơ cấu quản trị theo chức năng, các phòng ban trong công ty được chuyên môn hóa cao nhưng không hề rời rạc mà vẫn có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận:
- Tổng giám đốc: Là người đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng sáng lập và trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Là người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, quyết định mục tiêu, phương hướng hoạt động, chiến lược phát triển theo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổ chức, sắp xếp và đưa ra các quyết định về nhân sự theo yêu cầu phát triển của công ty. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
- Phòng Hành chính nhân sự: Phụ trách các vấn đề về nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ, giải quyết các thủ tục hành chính như quyết đinh nghỉ việc, bổ nhiệm, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép… Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, đề bạt, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty, thi đua khen thưởng, kỉ luật lao động. Thực hiện công tác về an toàn lao động, vệ sinh…
- Phòng Kế toán: Tham mưu, quản lí nghiệp vụ và triển khai thực hiện công tác tài chính, kế toán trong công ty: quản lí, sử dụng tài sản, nguồn vốn của công ty, kế hoạch tài chính, hạch toán kế toán, thống kê các hoạt động sản
TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG MARKETIN G PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG KỸ THUẬT
xuất kinh doanh bảo đảm cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả, lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ kế toán, phụ trách chính sách lương thưởng, các khoản Bảo hiểm xã hội của cán bộ, nhân viên… theo luật kế toán, luật thống kê, các quy định khác của pháp luật, của cấp trên và công ty.
- Phòng kinh doanh: tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến phương hướng phát triển của công ty, lập kế hoạch kinh doanh, các hoạt động bán hàng, cung cấp, phân phối dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất, kí kết hợp đồng kinh doanh, lựa chọn đối tác kinh doanh và các phương án đầu tư.
- Phòng Marketing: xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, phát triển sản phẩm, phát triển doanh số dựa trên các công cụ marketing, thực hiện các hoạt động Marketing online như Social (Tiếp thị qua mạng xã hội), Content (tiếp thị nội dung), SEO (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm) và QA (kiểm tra đảm bảo chất lượng)
- Phòng Dịch vụ Khách hàng: Tiếp nhận và xử lý những phản hồi từ khách hàng, đề xuất các chương trình dành cho khách hàng thân thiết. Giải đáp những thắc mắc của khách hàng, theo dõi, tư vấn và trực tiếp hướng dẫn khách hàng.
- Phòng kỹ thuật: Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ, nâng cấp, hiện đại hóa sản phẩm (dịch vụ trên nền tảng số) việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc.
Cách bố trí các phòng nghiệp vụ theo từng chức năng cụ thể như trên giúp cho hoạt động của Công ty linh hoạt hơn. Các bộ phận có sự tương trợ, liên kết chặt chẽ với nhau, có sự kiểm tra, đánh giá chuyên môn, đạo đức đảm bảo năng lực tương ứng với vị trí của từng cán bộ quản lý, công nhân viên.
Tổ chức bộ máy phòng Marketing: gồm 15 thành viên
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng Marketing của công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ truyền thông CTC
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong phòng Marketing:
• Trưởng phòng Marketing: chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động marketing của công ty; xây dựng và phát triển chiến lược marketing phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn doanh nghiệp, giám sát hoạt động của các bộ phận, đảm bảo sự phối hợp của các bộ phận, cùng nhau hướng về mục tiêu chung của phòng.
• Bộ phận Content Marketing: Định hướng nội dung, content direction, content demo, xây dựng content cho từng sản phẩm ở các kênh như Fanpage, website, landing page, video, PR…
• Bộ phận Social Marketing: Chịu trách nhiệm làm việc với các bộ phận marketing về nội dung và post lên các kênh social media của công ty:
TRƯỞNG PHÒNG 1 thành viên CONTENT 4 thành viên SOCIAL 3 thành viên QUALITY ASSURANCE 3 thành viên STRATEGY 4 thành viên
facebook fanpage, forum topic, youtube, website. Thực hiện công việc SEO các website của công ty trên các công cụ tìm kiếm. Quảng bá hình ảnh công ty trên các phương tiện Internet và Social Media. Quản lý các trang mạng xã hội của Công ty và phát triển các trang Fanpage, Forum, News Feed để giới thiệu và tăng tương tác với người dùng. Trao đổi và tương tác với khách hàng mục tiêu trên các kênh social media hàng ngày. Lập báo cáo định kỳ với cấp trên về hiệu quả các kênh social.
• Bộ phận Quality Assurance: Tư vấn, kiểm soát việc thực hiện hoạt động Marketing và sản phẩm, thu nhận và theo dõi các ý kiến phản hồi khách hàng, thực hiện kiểm duyệt lần cuối (Final inspection) đối với những sản phẩm bàn giao cho khách hàng để đảm bảo chất lượng đúng như cam kết.
• Bộ phận Strategy: Lên các chiến lược Marketing tổng thể, tích hợp và đề ra mục tiêu, chiến lược media, chiến lược nội dung, định hướng sáng tạo, kế hoạch Marketing chi tiết cho các bộ phận còn lại thực hiện cho một dự án.