a. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và thương mại Thăng Long
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
2.1.2.1. Cơ cấu bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và thương mại Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực thương mại về các vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng… Với hơn 10 năm xây dựng và phát triển, công ty đã tạo được cho mình thương hiệu và uy tín về lĩnh vực vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng,...tại địa bàn Hà Nội cũng như các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Ninh Bình, Hà Nam bằng việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao, giá thành tốt. Cùng với sự linh hoạt trong công tác quản lý đã giúp công ty luôn chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng tài sản và thu nhập, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Công ty có quy mô nhỏ nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý theo sơ đồ sau:
Luận văn tốt nghiệp
Học viện Tài chính
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
* Giám đốc
- Là đại diện pháp nhân của công ty, là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh, đồng thời là người chỉ đạo trực tiếp các phòng ban trong công ty. Giám đốc công ty là người định hướng, điều hành các mục tiêu sản xuất, kinh doanh ngắn hạn, dài hạn.
- Phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, phê chuẩn công tác tổ chức cán bộ nhân sự. Giám đốc có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan khác.
* Phòng hành chính
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch về tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…. quản lý sổ sách về tình hình lao động của công ty, chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và trình phương án cụ thể cho từng dịch vụ, thực hiện công tác bán hàng.
- Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,….
* Phòng Kế toán
- Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán dưới hình thức giá trị và hiện vật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh.
- Lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
- Tính lương cho công nhân viên. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua ngân hàng, quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận..
* Phòng kinh doanh
- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, lập bảng báo giá trình bày lên cho Giám đốc để đưa ra đánh giá thích hợp nhất cho từng loại sản phẩm.
- Quản lý việc kinh doanh, xác nhận bán hàng và đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới. Lập hợp đồng kinh tế và quản lý số lượng hàng hóa bán cho khách hàng.
- Duy trì mối quan hệ bền vững với các khách hàng tiềm năng. Tìm kiếm thêm các khách hàng trong và ngoài nước.
* Bộ phận kho:
- Công việc hàng ngày là theo dõi xuất, nhập kho hàng hóa của công ty về số lượng, mẫu mã, chủng loại các loại hàng hóa đó. Đối chiếu với phòng kế toán đảm bảo số hàng hóa xuất, nhập, tồn khớp nhau. Cuối tháng cùng với một nhân viên bán hàng và kế toán kiểm kê số hàng hóa trong kho để đối chiếu với tình hình theo dõi hàng tồn kho trên sổ sách.
* Bộ phận bán hàng:
- Làm nhiệm vụ bán hàng tại cửa hàng của công ty cho khách hàng lẻ, trực tiếp bàn giao sản phẩm cho khách hàng, thu tiền của khách hàng cuối ngày bàn giao số tiền cho thủ quỹ đồng thời làm nhiệm vụ sắp xếp bố trí hàng hóa tại các cửa hàng.
* Bộ phận sản xuất
- Tiếp nhận nguồn nguyên liệu, đảm bảo đúng yêu cầu kỷ thuật; Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty.
- Tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch, giám sát tiến độ của quá trình sản xuất để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn về chất lượng theo kế hoạch.
- Tùy từng hợp đồng mà bộ phận này có nhiệm vụ cụ thể là khác nhau. Đây là nơi để sản xuất ra các loại thức ăn cho gia súc, gia cầm.
Luận văn tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Nhìn vào sơ đồ ta thấy các bộ phận có mối quan hệ mật thiết với nhau, luôn có sự trao đổi thông tin theo chiều ngang giữa các bộ phận với nhau và thông tin theo chiều dọc từ giám đốc xuống các bộ phận. Thông tin đầu ra của bộ phận này có thể là thông tin đầu vào của bộ phận khác như: Bộ phận kinh doanh với nhiệm vụ chính là lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh trong bản kế hoạch kinh doanh có yêu cầu về lao động và kinh phí để thực hiện kế hoạch đó cần được gửi cho phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự xem để có kế hoạch tiếp theo. Nhưng nhìn chung các thông tin đều phục vụ quá trình quản lý của công ty.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầutư và Thương mại Thăng Long tư và Thương mại Thăng Long
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công tác kế toán của công ty tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty là quy mô nhỏ, hoạt động tập trung trên địa bàn thành phố Hà Nội. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tại công ty được thực hiện tập trung tại một phòng kế toán duy nhất ở công ty.
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu bộ máy kế toán cua công ty
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong công ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Là người chịu trách
Kế toán trưởng
nhiệm về vấn đề tài chính của công ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời còn có trách nhiệm đôn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
- Kế toán bán hàng có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa mới. Quản lý sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty. Nhập số liệu bán hàng, tổng hợp số liệu bán hàng. Hàng ngày, thực hiện đối chiếu với thủ quỹ về số lượng tiền mặt xuất, nhập, tồn cuối ngày.
- Kế toán kho có nhiệm vụ hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập, xuất hàng hóa. Kiểm tra cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu với số liệu nhập xuất với kế toán tổng hợp. Tính giá vốn xuất kho, giá trị nhập kho. Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Lập báo cáo tồn, nhập, xuất hàng hóa. Hàng ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng ngày.
- Kế toán công nợ có nhiệm vụ nhận hợp đồng bán hàng, mua hàng, kiểm tra nội dung, điều khoản trong hợp đồng, thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới nếu có. Kiểm tra, đốc thúc công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo chứng từ công nợ liên quan, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn để báo cho bộ phận kinh doanh và ban giám đốc đốc thúc nợ. Theo dõi tình hình nợ, thanh toán của nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ xác nhận công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ lập báo cáo công nợ liên quan.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và cuối tháng cùng với kế toán bán hàng, đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ.
2.1.3.2. Các chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 200 ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2015 thay thế chế dộ kế toán cũ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm Dương lịch
Luận văn tốt nghiệp
Học viện Tài chính
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Theo hình thức Nhật ký chung hệ thống sổ kế toán của công ty bao gồm: + Sổ tổng hợp : Sổ nhật ký chung, Sổ cái…
+ Sổ chi tiết : Sổ,thẻ chi tiết tài khoản
- Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Fast Accounting - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nhập trước – xuất trước + Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc
+ Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước
+ Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại + Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
2.1.3.3. Đặc điểm phần mềm Fast Accounting được sử dụng tại công ty
Tất cả các công việc của các phần hành kế toán được công ty thực hiện trên phần mềm kế toán Fast Accounting. Phần mềm kế toán Fast Accounting bao gồm các 16 phân hệ:
Kế toán tổng hợp.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán hàng tồn kho.
Kế toán TSCĐ Kế toán CCLĐ
Báo cáo chi phí theo khoản mục
Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hang Báo cáo thuế
Báo cáo quản trị các trường do người dung tự định nghĩa Quản lý hóa đơn
Thuế thu nhập cá nhân
Tại công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long, kế toán không sử dụng hết tất cả các phần hành mà phần mềm có, kế toán chỉ sử dụng một số phần hàng cơ bản chủ yếu như: Tổng hợp, Tiền mặt, Mua hàng, Bán hàng, Kho, TSCĐ, Tiền lương, Thuế, Tổng hợp.
Mỗi một kỳ, kế toán sẽ tạo một dữ liệu kế toán riêng cho kỳ đó. Ví dụ năm 2020 kế toán viên sẽ lựa chọn Dữ liệu kế toán là “CTThangLong2020”, nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập hệ thống dữ liệu.
Luận văn tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Hình 2.1: Màn hình đăng nhập phần mềm kế toán Fast Accounting
Hình 2.3: Màn hình làm việc của phần mềm kế toán
Luận văn tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Hình 2.5: Màn hình tổng hợp các loại báo cáo của công ty
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán trong máy tính. Cuối năm, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển, khóa sổ kế toán, in sổ, báo cáo và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
Đặc điểm phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING
Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, ra đời từ năm 1997, liên tục phát triển và hoàn thiện cho đến nay.
Điểm nổi bật: Đầy đủ nghiệp vụ đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của từng loại hình doanh nghiệp; báo cáo quản trị đa dạng; tốc độ truy xuất nhanh, nhiều tính năng, tiện ích vượt trội; an toàn bảo mật cao; công nghệ tiên tiến; dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm, lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu; trải nghiệm dùng thử trước khi quyết định mua sản phẩm; giá cả phần mềm và tư vấn phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp; thương hiệu uy tín.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm kế toán Fast Accounting
- Giao diện thân thiện dễ sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành. Cũng giống Misa, Fast Accounting có một hệ thống báo cáo đa dạng, người dùng có thể yên tâm về yêu cầu quản lý của mình ( Báo cáo quản trị và báo cáo tài chính).
- Tốc độ xử lý rất nhanh.
- Cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp.
- Sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác.
- Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo chính xác. *Nhược điểm :
- Tính bảo mật chưa cao, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ (không đáng kể). - Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data.
- Fast có rất nhiều dòng sản phẩm đáp ứng cho doanh nghiệp có quy mô từ siêu nhỏ đến mô hình tập đoàn. Mỗi sản phẩm đáp ứng nhu cầu theo quy mô và yêu cầu quản lý cũng như kế toán của từng DN vừa và nhỏ ít nghiệp vụ, DN lớn cần nhiều báo cáo về quản trị, DN về xây dựng thì nên dùng Fast ...
Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái TK Bảng tổng hợp sổ
chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Luận văn tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển
Để giảm nhẹ công tác kế toán vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
Quy trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo có cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn