2.2.3.1. Nội dung chi phí bán hàng tại công ty
- Chi phí bán hàng tại công ty gồm các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa bao gồm chi phí lương cho nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển hàng bán cho khách, chi phí khấu hao xe ô tô chở hàng…
- Chi phí lương cho nhân viên bán hàng được xác định bằng tổng lương phải trả cho nhân viên phòng kinh doanh - bán hàng. Do số lượng nhân viên tại công ty ít nên theo quy định không phải nộp các khoản trích theo lương. Lương nhân viên bán hàng được trả cố định theo tháng, hiện tại công ty có 3 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên hưởng lương cố định 4.200.000 đồng + phụ cấp 400.000 đồng một tháng, 1 nhân viên chỉ hưởng lương cố định 3.800.000 đồng/ tháng. Như vậy, lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng trong 1 tháng của công ty là 13.000.000 đồng
- Chi phí vận chuyển được xác định bằng chi phí xăng ô tô
- Chi phí khấu hao xe ô tô chở hàng: Công ty khấu khao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, nên chi phí khấu hao TSCĐ hàng tháng được xác định bằng nguyên giá của xe Ô tô tải Suzuky Carry Wihite dùng cho bộ phận bán hàng chia thời gian sử dụng là 6 năm (72 tháng). Nguyên giá xe ô tô chở hàng là 200.909.091 đồng, giá trị khấu hao hàng tháng là 2.790.404 đồng.
2.2.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Các chứng từ sử dụng: Phiếu chi, giấy báo Nợ, Hóa đơn GTGT, Bảng lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, …
- TK sử dụng: Để hạch toán các chi phí bán hàng phát sinh, kế toán công ty sử dụng TK 6421 – Chi phí bán hàng
2.2.3.3. Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
- Hạch toán chi phí lương nhân viên bán hàng Nợ TK 6421: 13.000.000 đồng
Có TK 334: 13.000.000 đồng
- Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ: Nợ TK 6421: 2.790.404 đồng
gửi ngân hàng/ chưa thanh toán
Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng phát sinh
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 1111/1121/331: Tổng số tiền phải thanh toán
2.2.3.4. Quy trình xử lý số liệu ở công ty
Kế toán trưởng nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán để lập phiếu chi (lập 1 liên) sau đó giao cho Thủ quỹ để Thủ quỹ xuất tiền mặt giao cho anh Thái thuộc bộ phận Bán hàng. Anh Thái nhận tiền và ký tên vào phiếu chi, Thủ quỹ ký tên vào phiếu chi và chuyển trả lại cho Kế toán trưởng lưu giữ.
* Sổ sách liên quan: sau khi căn cứ vào phiếu chi kế toán nhập thông tin nghiệp vụ vào máy tính, phần mềm tự động cập nhật các sổ sách liên quan, cụ thể: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 6421, …
Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2020 đến ngày 31/12/2020 Đơn vị tính: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang … … … … … … 31/12/2020 PT04636 31/12/2020 Khách hàng mua lẻ X 1111 16.500.000 31/12/2020 PT04636 31/12/2020 Khách hàng mua lẻ X 5111 16.500.000 31/12/2020 PT04636 31/12/2020 Khách hàng mua lẻ X 1111 1.650.000 31/12/2020 PT04636 31/12/2020 Khách hàng mua lẻ X 33311 1.650.000 … … … …
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm chi phí quản lý chung của công ty, bao gồm chi phí lương cho giám đốc, cho nhân viên kế toán, dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, internet, …), …
b. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Các chứng từ sử dụng: Phiếu chi, giấy báo Nợ, Hóa đơn GTGT
TK sử dụng: Để hạch toán các chi phí bán hàng phát sinh, kế toán công ty sử dụng TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
c. Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
- Chi phí mua ngoài phục vụ công tác quản lý thanh toán bằng tiền mặt/tiền gửi ngân hàng/ chưa thanh toán
Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 1111/1121/331: Tổng số tiền phải thanh toán
d. Quy trình sử lý số liệu ở công ty
Ví dụ, ngày 19/12/2020 công ty thanh toán tiền điện chiếu sáng bằng tiền mặt, tổng tiền thanh toán 3.789.500 đồng (đã bao gồm VAT 10%). Kế toán trưởng lập phiếu chi, giao cho Thủ quỹ để xuất quỹ tiền mặt.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 6422: 3.445.000 đồng Nợ TK 1331: 344.500 đồng Có TK 1111: 3.789.500 đồng
Công ty cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long
Tầng 6, số 02, Lô TT02 dự án HD Mon, ngõ 4 đường Hàm Nghi, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà
Mẫu số: 01 –TT
(Ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) PHIẾU CHI Ngày 19 tháng12 năm 2020 Quyển số: ………… Số:PC01589 Nợ:6422, 1331 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Tuyền
Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do chi: Chi phí điện chiếu sáng Số tiền: 3.789.500 VND
Viết bằng chữ: Ba triệu bảy trăm tám mươi chún nghìn năm trăm đồng. Kèm theo: …..chứng từ gốc Ngày 19 tháng 12 năm 2020 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm tám mươi chún nghìn năm trăm đồng.
* Sổ sách liên quan, sau khi nhập thông tin nghiệp vụ vào máy tính, phần mềm tự động cập nhật các sổ sách liên quan, cụ thể: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 6422, …
Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2020 đến ngày 31/12/2020 Đơn vị tính: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang x …
… … … … 19/12/2020 BH1632 19/12/2020 Công ty TNHH Long Thành x 131 68.900.000 19/12/2020 BH1632 19/12/2020 Công ty TNHH Long Thành x 5111 68.900.000 19/12/2020 BH1632 19/12/2020 Công ty TNHH Long Thành x 131 6.890.000
19/12/2020 BH1632 19/12/2020 Công ty TNHH Long Thành
x 33311 6.890.000
19/12/2020 PC1589 19/12/2020 Chi phí điện chiếu sáng x 6422 3.445.000
19/12/2020 PC1589 19/12/2020 Chi phí điện chiếu sáng x 1111 3.445.000
19/12/2020 PC1589 19/12/2020 Chi phí điện chiếu sáng x 1331 344.500
19/12/2020 PC1589 19/12/2020 Chi phí điện chiếu sáng x 1111 344.500
… … … …
Cộng chuyển sang trang sau
phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tháng 12 năm 2020
Tài khoản: 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số
hiệu TK đối
ứng
Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang sổ STT
dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ … … … …
12
19/12/2020 PC1589 19/12/2020 Chi phí điện chiếu sáng 1111 3.445.000 31/12/2020 HTCPL00 12 31/12/2020 Lương cơ bản 334 16.500.000 31/12/2020 CTK02742 31/12/2020 Kết chuyển chi phí QLDN 911 20.105.820 Cộng số phát sinh 20.105.820 20.105.820 Số dư cuối kỳ
2.2.5.1. Doanh thu hoạt động tài chính
- Nội dung: Doanh thu hoạt động tài chính tại Công ty Thăng Long chỉ gồm lãi tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn, công ty không có các khoản đầu tư tài chính.
- Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 515 để hạch toán doanh thu hoạt động tài chính.
- Căn cứ vào sao kê tài khoản do ngân hàng gửi đến, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm. Từ màn hình làm việc, chọn “Tổng hợp”, chọn “Chứng từ nghiệp vụ khác” sau đó nhập các dữ liệu vào phần mềm. Sau khi hoàn thành, kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác, kích nút “Cất” để lưu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 515, …
- Công ty mở Sổ cái TK 515 theo tháng, nhưng không kết chuyển theo tháng nên TK 515 các tháng từ tháng 1 đến tháng 11 có số dư cuối kỳ, các tháng từ tháng 2 đến tháng 12 TK 515 có số dư đầu kỳ, tháng 12 công ty tiến hành kết chuyển toàn bộ doanh thu tài chính trong năm để xác định kết quả kinh doanh, nên TK 515 tháng 12 không có số dư cuối kỳ
2.2.5.2. Chi phí tài chính
- Nội dung: chi phí tài chính tại công ty bao gồm phí chuyển tiền qua ngân hàng, phí duy trì tài khoản ngân hàng, trả lãi vay ngân hàng.
- Tài khoản sử dụng: TK 635 – Chi phí tài chính
- Ví dụ: Ngày 28/12/2020, công ty xuất quỹ tiền mặt trả lãi vay ngân hàng TMCP Quân đội (MB) tháng 12 số tiền 11.402.778 đồng
Kế toán định khoản:
Nợ TK 635: 11.402.778 đồng Có TK 1111: 11.402.778 đồng
- Căn cứ vào phiếu chi và chứng từ trả lãi vay, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm Từ màn hình làm việc, chọn “Tổng hợp”, chọn “Chứng từ nghiệp vụ khác” sau đó nhập các dữ liệu vào phần mềm. Sau khi hoàn thành, kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác, kích nút “Cất” để lưu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 635, …
Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Trích SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tháng 12 Năm 2020
Tài khoản: 635 – Chi phí tài chính Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số
hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 173.670.822 25/12/2020 CTK02745 25/12/2020 Phí chuyển tiền khác hệ thống ngân hàng VIB 11212 132.000
28/12/2020 CTK02750 28/12/2020 Trả lãi vay ngân hàng VIB tháng
12 1111
13.248.200 28/12/2020 CTK02751 28/12/2020 Trả lãi vay ngân hàng MB tháng
12 1111
11.402.778
31/12/2020 CTK02755 31/12/2020 Kết chuyển chi phí tài chính 911 198.464.800
Cộng số phát sinh 24.793.978 198.464.800
Số dư cuối kỳ
* Chi phí khác:
- Nội dung: các khoản chi phí khác phát sinh tại công ty bao gồm các hoạt động: Nhượng bán, thanh lý TSCĐ; phá dỡ TSCĐ,…
- Tài khoản sử dụng: TK 811 – Chi phí khác
- Ví dụ: Ngày 09/12/2020, công ty Thăng Long thanh toán tiền vi phạm hợp đồng cho công ty Lam Phong do giao hàng bị lỗi. Số tiền bồi thường là 2.500.000 đồng, đã thanh toán bằng tiền mặt. Với số liệu trên, công ty Thăng Long hạch toán như sau:
Nợ TK 811: 2.500.000 Có TK 111: 2.500.000
Công ty cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long
Mẫu số: 01 –TT
Tầng 6, số 02, Lô TT02 dự án HD Mon, ngõ 4 đường Hàm Nghi, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
PHIẾU CHI Ngày 09 tháng12 năm 2020 Quyển số: ………… Số:PC01896 Nợ:6422, 1331 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty Lam Phong
Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do chi: Chi do giao hàng bị lỗi Số tiền: 2.500.000 VND
Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: …..chứng từ gốc Ngày 09 tháng 12 năm 2020 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Trích SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tháng 12 Năm 2020
Tài khoản: 811 – Chi phí khác Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số
hiệu TK đối
ứng
Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang
sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 8.942.476
09/12/2020 PT04558 09/12/2020 Chi phí bồi thường hợp
đồng 811
Cộng số phát sinh 11.442.476 11.442.476 Số dư cuối kỳ
Kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long được xác định khi kết thúc kỳ kế toán năm. Kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển, khóa sổ, xác định kết quả kinh doanh mỗi năm 1 lần vào cuối năm chứ không xác định kết quả kinh doanh theo tháng hay quý. Tại công ty, việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện đơn giản qua những thao tác trên phần mềm kế toán.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh thông thường và kết quả hoạt động khác.
TK sử dụng: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
2.2.7.2. Quy trình xử lý số liệu ở công ty
Ngày 31/12/2020, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển lãi, lỗ, xác định kết quả kinh doanh trên phần mềm. Từ màn hình chính của phần mềm chọn phần “Tổng hợp”, trong phần “Tổng hợp” chọn “Kết chuyển lãi, lỗ”.
Công ty không phải nộp thuế TNDN. Phần mềm tự động hạch toán các bút toán kết chuyển. Các bút toán kết chuyển thực hiện như sau:
- Kết chuyển doanh thu bán hàng: Nợ TK 511: 28.618.305.181
Có TK 911: 28.618.305.181 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 26.913.634.980
Có TK 632: 26.913.634.980
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515: 1.144.276
Có TK 911: 1.144.276
- Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 911: 198.464.800
Có TK 635: 198.464.800
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: 1.500.466.501
Có TK 6422: 1.500.466.501
- Kết chuyển chi phí khác phát sinh trong kỳ Nợ TK 811: 11.442.476
Có TK 911: 11.442.476
- Kết chuyển kết quả kinh doanh trong kỳ Nợ TK 4212: 4.559.300
Có TK 911: 4.559.300
Kế toán vào màn hình phần “Tổng hợp” chọn “Khóa sổ kỳ kế toán”. Trong phần “Chọn ngày khóa sổ kế toán” nhập “31/12/2020” sau đó nhấn nút “Thực hiện” để tiến hành khóa sổ kỳ kế toán năm 2020
Nếu muốn xem các báo cáo, sổ sách, kế toán quay lại màn hình phần “Tổng hợp” chọn “Báo cáo tài chính” sau đó kích chọn các loại báo cáo, sổ sách muốn in.
Công ty cổ phần Tư vấn đầu tư và Thương mại Thăng Long
Tầng 6, số 02, Lô TT02 dự án HD Mon, ngõ 4 đường Hàm Nghi, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Mẫu số: S03b-DNN
(Ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) Trích SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm 2020
Tài khoản: 911 – Xác định kết quả kinh doanh Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số
hiệu TK đối ứng
Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang sổ STT
dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 31/12/2020 CTK478108 31/12/2020 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 26.913.634.980 31/12/2020 CTK478108 31/12/2020 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính 635 198.464.800 31/12/2020 CTK478108 31/12/2020 Kết chuyển chi phí
bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 31/12/2020 CTK478108 31/12/2020 Kết chuyển doanh thu
hoạt động tài chính 515 1.144.276
31/12/2020 CTK478108 31/12/2020 Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ