Cơ chế hoạt động của công ty:
Giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ các vấn đề của công ty, nghiên cứu bối cảnh thị trường và đề xuất các hướng đi mới cho công ty, mở rộng phát triển. Đưa ra quyết định hoạt động và các nhiệm vụ cho mỗi phòng ban, quản lý tiến độ công việc.
Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty và theo dõi tiến độ. Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác cụ thể là phòng thủ tục hải quan và phòng đặt hàng để thúc đẩy tiến độ công việc. Đánh giá, xác nhận và phân tích thị trường mục tiêu, tham mưu cùng ban giám đốc. Xúc tiến các hoạt động quảng cáo, nâng cao thương hiệu, năng lực công ty với khách hàng, thu hút khách hàng hợp tác.
Phòng marketing: Lập kế hoạch thực hiện việc nghiên cứu dự báo thị trường, tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới, xác định mục tiêu và định vị thương hiệu. Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông và xây dựng, thực hiện kế hoạch chiến lược marketing khác Phòng đặt hàng: Chức năng chính của phòng đặt hàng là làm việc với hệ thống các nhà cung cấp. Kết hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh và các phòng ban khác để tìm ra nguồn hàng chất lượng tốt nhất và giá thành hợp lý nhất, qua đó tối ưu hóa chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Một chức năng khác của
phòng đặt hàng, do đặc thù của phòng ban nên phòng đặt hàng có thể hỗ trợ các phòng ban khác về vấn đề phiên dịch, đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp.
Phòng thủ tục hải quan: Chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan cho khách hàng bao gồm: chuẩn bị giấy tờ, giải quyết các vấn đề về thuế, nghiệp vụ để thông quan hàng hóa, liên hệ đến Hải quan của các cảng, cửa khẩu. Liên hệ đại lý agent nước ngoài để xin giá bao gồm: giá cước, phí Dem/Det, check space, booking từ lines để gửi cho sales hoặc gửi cho consignee. Sắp xếp để lên kế hoạch điều xe, đóng cont, theo dõi tiến độ đóng hàng, hạ bãi, cập nhật tình trạng các lô hàng báo khách. Hỗ trợ phòng kinh doanh làm chứng từ, phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh và phòng thủ tục hải quan. Cụ thể, công ty chia phòng thủ tục hải quan thành 3 bộ phận riêng biệt để dễ dàng quản lý cũng như phối hợp công việc chặt chẽ với nhau hơn, giúp đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả công việc.
Phòng kế toán - hành chính - nhân sự: Thực hiện các giao dịch thu – chi cho các đơn hàng của khách hàng theo chỉ đạo của ban giám đốc và các trưởng phòng ban như phòng kinh doanh. Giải quyết công nợ hằng tháng của khách hàng. Ngoài ra, còn thực hiện một số công việc nội bộ của công ty: trả lương nhân viên, …Quản lý nhân viên, cơ sở vật chất trong công ty. Lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động mục đích kết nối các phòng ban, tình đoàn kết trong công ty. Nhận xét chung: Từ việc xây dựng và triển khai mô hình các phòng ban như vậy, công ty dễ dàng quản lý và tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình, tập trung nguồn lực để phục vụ dịch vụ kinh doanh cho khách hàng. Đồng thời liên tục phát triển, không ngừng đào tạo chất lượng nguồn nhân lực để phù hợp với nền kinh tế trong nước nói chung và cá nhân công ty nói riêng.