Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa
2.2.1 Thực trạng về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.2.1.1 Những nét khái quát chung
liệu bèo tây( lục bình) và các sản phẩm mỹ nghệ từ tre nứa ( Lacquerware). Các dòng sản phẩm trong công ty được mã hóa riêng để phục vụ cho công tác kiểm soát và quản lý.
Ví dụ : N0101286 Tên vật tư: NAA111 – S33 Sọt cói tròn
N0101287 Tên vật tư: NAA109 – S38 Giỏ cói công nghệ N0101288 Tên vật tư: NAA111 – L44 Sọt cói tròn
* Phương thức bán hàng
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng
Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa đang hợp tác với các công ty như: Tæng c«ng ty Xuất nhập khẩu Haprosimex Hà Nội, Thành phố HCM; công ty Mây tre đan Việt Nam Barotex, công ty Dome và các đại lý phân phối khác.
Bước 2: Triển khai đến các nhà dân đan lẻ (home worker)
Sau khi nhận được đơn hàng từ các đối tác, công ty thông báo đến các nhà dân. Tập hợp đơn hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Bước 3: Thu mua bán thành phẩm
Kiểm tra chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu, nhân viên công ty xác nhận thua bán thành phẩm để tiếp tục gia công. Tại bước này kế toán viên bắt đầu hạch toán :
Nợ TK 1561
Có TK 3311
Do thu mua sản phẩm thủ công làm bằng cói, lục bình, rơm cuốn, các nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công của người không kinh doanh trực tiếp bán ra nên doanh nghiệp không phải chịu thuế GTGT ở khâu này.
Sau khi, doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu sản phẩm đã gia công. Bước tiếp theo xí nghiệp sẽ xử lý để hoàn thiện sản phẩm như: tiếp tục hong phơi sản phẩm lần cuối, phân loại sản phẩm và đóng gói. Cuối cùng là xuất hàng và phân phối sản phẩm.
Bước 5: Xuất hàng và phân phối sản phẩm
Xuất hàng và phân phối sản phẩm, doanh nghiệp chịu mức thuế xuất GTGT là 5% đối với tất cả các sản phẩm.
2.2.1.2 Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty là doanh thu từ tiêu thụ các loại hàng hoá, tại công ty không phát sinh các khoản doanh thu khác.
Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán doanh thu tiêu thụ công ty sử dụng TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này được dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và được chi tiết như sau: TK 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”
Chứng từ sử dụng.
Các chứng từ được Công ty sử dụng trong chu trình tiêu thụ bao gồm: Đơn đặt hàng, Phiếu đề nghị xuất bán, Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan: Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, Phiếu đề nghị xuất bán,bảng kê bán hàng, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm để in Hóa đơn GTGT.
Quy trình xử lý nghiệp vụ:
Khi bán hàng cho khách, kế toán bán căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Bảng kê bán hàng nhập dữ liệu vào phần mềm và in “Hoá đơn GTGT” gồm có 3 liên: Liên 1(lưu tại phòng kế toán), Liên 2 (giao cho khách hàng), Liên 3 (lấy chữ ký các bên và lưu nội bộ).
Định khoản nghiệp vụ
Khi phản ánh doanh thu bán hàng, nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt sẽ định khoản:
Nợ TK 1111: Số tiền sẽ thu được
Có TK 511 : Doanh thu chưa thuế ( chi tiết cho từng loại doanh thu) Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản hoặc thanh toán sau, kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” và sử dụng định khoản sau:
Nợ TK 131: Số tiền sẽ phải thu Có TK 511 : Doanh thu chưa thuế.
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Khi nhận được tiền thanh toán từ khách hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 1111, 1121: Số tiền thu về
Có TK131: Phải thu của khách hàng
Tuy nhiên, trong phần mềm kế toán công ty sử dụng TK131 để khử trùng dù khách hàng thanh toán tiền ngay cũng cho qua TK131
Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2.4. Quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng.
Diễn giải: Từ chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có, sao kê ngân hàng,…) kế toán xác định định khoản Nợ, Có. Sau đó, kế toán nhập dữ liệu vào Bảng nhập dữ liệu, chương trình tự động xử lý dữ liệu.
Sau khi dữ liệu được nhập, dữ liệu sẽ được chương trình tự động phản ánh sang các sổ kế toán: Nhật ký chung, Sổ cái 511 và các sổ cái liên quan (111,112, 131,…), các Sổ chi tiết (5111) và các sổ chi tiết liên quan khác… Xem, in các sổ liên quan đến doanh thu bán hàng, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 5111.
Trình tự hạch toán: Trích dẫn số liệu trong quý 4 năm 2020 tại doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa :
Ngày 07/11/2020 công ty xuất HĐ GTGT số 0000678 cho công ty TNHH xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ Duy Thành lô hàng cói đan cói theo HĐ. Kế toán tiến hành lập HĐ GTGT : Hợp đồng, hóa đơn GTGT Nhập dữ liệu vào chương trình kế toán Xử lý tự động theo chương trình Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 511 Sổ chi tiết TK 5111, Sổ chi tiết bán hàng Sổ nhật ký bán hàng
Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán MISA :
Bước 1 : Từ giao diện của phần mềm Misa , chọn phần “ Bán hàng”, sau đó
chọn “ chứng từ bán hàng ”.
Bước 2 : Trên màn hình Tab “ Tài liệu bán hàng ”. Nhập dữ liệu :
- Chọn bán hàng dịch vụ trong nước , đánh dấu vào ô kiểm tra biên lai giao hàng.
- Trong hộp khách hàng chọn mã khách hàng KH00005 , Phần mềm sẽ tự động cập nhập tên khách hàng : công ty TNHH xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ Duy Thành
- Giải thích ô có nội dung “ Bán hàng theo HĐ GTGT ngày 07/11/2020’’
- Tk nợ : 131 - Tk có : 5111
Phần Thuế : Trong hộp mã mặt hàng , tên sản phẩm , giải thích thuế , phần mềm tài khoản thuế tự cập nhật. Trong hộp % VAT , Chọn 5% cho hộp cập nhật VAT.
Phần Gía vốn : phần mềm sẽ tự động ghi lại giá vốn theo đơn giá ban đầu của công ty.
Hình 2.2 : Màn hình nhập liệu nghiệp vụ trên phần mềm Misa
Khi nhập hóa đơn bán hàng trên phần mềm, nhấp vào lệnh “ Lưu ” phần mềm sẽ tự động ghi lại thao tác này trong nhật ký chung. Từ nhật ký chung kế toán có thể tiếp tục truy cập vào các số cái liên quan : Sổ cái TK 5111, TK 632, TK 3331, TK 131. TK1111
Xem và in sổ kế toán :
Để xem và in các loại sổ kế toán, chọn “ Báo cáo ”, chọn “ Sổ kế toán “ Tại thời điểm này, phần mềm sẽ hiển thị một danh sách các sổ : như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản.
Chọn khoảng thời gian ngày để theo dõi.
Chọn xong, phần mềm sẽ cung cấp mẫu bảng kế toán đã chọn. Khi xem xong nếu cần in, chọn in.
Hình 2.4 Sổ cái TK 511 quý 4 năm 2020
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu tại Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa bao gồm chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Công ty có áp dụng hình thức chiết khấu thương mại đối với những đơn
hàng có giá trị lớn (thực hiện giảm giá khi khách hàng mua đủ số lượng theo yêu cầu)
Công ty sẽ Giảm giá hàng bán nếu lô hàng đã cung cấp bị lỗi.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư số 133 của BTC nên Tk sử dụng để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu là Tk 511 – Ghi nợ TK 511.
2.2.1.3. Thực trạng kế toán giá vốn hàng xuất bán tại Doanh nghiệp
tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa
* Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại doanh nghiệp
Giá vốn hàng bán thuần là giá thực tế xuất kho của số sản phẩm, hàng hóa đã bán được (hoặc gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ).
Gía vốn hàng bán của Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa được xác định là trị giá gốc của lô sản phẩm hàng hóa mà công ty đã tiêu thụ trong kỳ và được tự động tính trên phần mềm MISA.
*Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập - Phiếu xuất - Hóa đơn GTGT
*Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán giá vốn hàng bán tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hoá trong kỳ.
TK 632: Tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của giá mua và chi phí thu mua hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.
Quy trình ghi sổ :
Sơ đồ 2.5. Quy trình ghi sổ giá vốn hàng bán.
- Ví dụ: Ngày 04/11/2020 doanh nghiệp xuất HĐ số 064 cho Công ty TNHH MTV xuất khẩu hàng mỹ nghệ Minh Khang bán sản phẩm sọt lục bình đan theo HĐ. Kế toán căn cứ vào HĐ GTGT tiến hành lập PXK : Hóa đơn GTGT Xử lý tự động theo chương trình Sổ nhật ký chung Nhập dữ liệu vào
chương trình kế toán Sổ cái TK 632
Đơn vị:Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa
Địa chỉ: 176 Phố Kiến Thái, Thị trấn
Phát Diệm, huyện Kim Sơn, tỉnh Ninh Bình
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 04 tháng 11 năm 2020
Số: XK064
Nợ: 632 Có: 155
- Người nhận: Ông Đỗ Huy Hoàng
- Địa chỉ (bộ phận): Công ty TNHH MTV xuất khẩu hàng mỹ nghệ Minh Khang
- Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty TNHH MTV xuất khẩu hàng mỹ nghệ Minh Khang
- Xuất tại kho (ngăn lô): …….Địa điểm: …
STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Sọt lục bình đan Chiếc 50 50 160000 8.000.000 Cộng x x x x x 8.000.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): tám triệu đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 4 tháng 11 năm 2020 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THỦ CÔNG MỸ NGHỆ XUÂN HÒA Phố Kiến Thái – Kim Sơn – Ninh Bình
Sổ Cái Tài khoản (Trích)
TK 632 – Giá vốn hàng bán Tháng 11/2020
Đơn vị tính: VNĐ
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang
số TKĐ Ư Số tiền NT SH Nợ Có …….
04/11/2020 Xuất bán cho Công ty TNHH MTV xuất khẩu hàng mỹ nghệ Minh Khang
3311 8.000.000
….
04/11/2020 Kết chuyển doanh thu bán hàng 632 --> 9111 9111 8.000.000 Tổng số phát sinh 8.000.000 8.000.000 Ngày 31 tháng 11 năm 2020 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Hình 2.5 Sổ chi tiết TK 632 tháng 11 năm 2020
2.2.1.4. Thực trạng kế toán chi phí bán hàng tại Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa
Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tại Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa, chi phí bán hàng bao gồm các loại chi phí sau:
Chi phí quảng cáo sản phẩm;
Chi phí điện nước, điện thoại, khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ bộ phận bán hàng;
Chi phí vận chuyển hàng cho khách hàng;
Lương: Bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh, lương công nhân tổ bốc xếp hàng, các khoản trích theo lương tính vào chi phí…
Để phản ánh chi phí bán hàng Doanh nghiệp căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu chi, hóa đơn GTGT, hóa đơn điện nước, bảng lương, bảng phân bổ khấu hao…
* Tài khoản sử dụng:
TK 6421 – “Chi phí bán hàng”
* Quy trình ghi sổ:
Chứng từ gốc
(Phiếu chi, bảng lương, hóa đơn...)
Sơ đồ 2.6. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí bán hàng.
Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng
Kế toán căn cứ vào bảng kê danh mục tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng (chủ yếu TSCĐ là các xe vận tải), căn cứ vào mức tính khấu hao quy định, kế toán lập bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ.
Căn cứ vào bảng trích khấu hao tài sản cố định, kế toán tổng hợp nhập phân bổ chi phí khấu hao vào phần mềm kế toán.
Dữ liệu trong phần mềm kế toán sẽ được chuyển vào sổ cái tài khoản 214, sổ chi tiết TK 64214 và sổ nhật ký chung.
Ví dụ 1 : Ngày 01/10/2020, thanh toán tiền xăng dầu theo HĐ GTGT số PC159
Hình 2.6 Màn hình nhập liệu nghiệp vụ trên phần mềm MISA
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập vào phần mềm kế toán như sau :
Bước 1: Mở phần mềm MISA
Bước 2: Vào phân hệ Qũy, chọn chi tiền
Bước 3: Điền dữ liệu vào phiếu chi tiền mặt như sau: - Loại phiếu chi: 8 – Chi tiền mặt
- Mã khách hàng: Công ty xăng dầu khu vực 1-Công ty TNHH một thành viên –Xí nghiệp xăng dầu bán lẻ
- Diễn giải: ( Chi thanh toán tiền dầu theo HĐ GTGT số PC159 ) - TK Nợ : 6421 số tiền 454.545
- TK Nợ : 1331 số tiền 45.455 - TK có : 1111 số tiền 500.000 - Sau đó bấm lưu.
Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động cập nhật dữ liệu sang sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6421
2.2.1.5. Thực trạng kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa
*Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 6422 để phản ánh các khoản chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp.
*Chứng từ sử dụng:
- Các chứng từ thanh toán như: Phiếu chi, giấy báo Nợ;
- Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng;
- Hóa đơn GTGT tiền điện, tiền nước....;
- Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, bảng theo dõi doanh thu bán hàng
Kế toán chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp
Khi phát sinh các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp…. Và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), kế toán tổng hợp hạch toán.
Kế toán chi phí phân bổ công cụ, dụng cụ
Kế toán chi phí thực hiện phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ Nhật ký chung, đồng thời hạch toán lên sổ chi tiết tài khoản 6422 và các sổ kế toán khác có liên quan.
Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2.7. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chứng từ gốc (Phiếu chi, bảng lương, hóa đơn...)
Nhập dữ liệu vàochương trình kế toán Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái TK 6422 Xử lý tự động theo chương trình
Ví dụ: Ngày 6/11/2020 anh Đỗ Văn Ninh bộ phận Tài vụ có thực hiện thanh toán tiền cước điện thoại với hoá đơn GTGT, chi phí cước điện thoại là 900.000VND
HOÁ ĐƠN Mẫu 01GTKT3/002 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu HN/14P Liên 2: giao cho khách hàng Số 0004389 Ngày 15 tháng 11 năm 2020
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hưng Nghĩa Mã số thuế: 0102170272
Địa chỉ:
Họ và tên người mua hàng:
Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân thủ công mỹ nghệ Xuân Hòa Địa chỉ:Phố Kiến Thái– Kim Sơn – Ninh Bình