Đe nâng cao hiệu quả hoạt động xúc tiến thương mại cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:
4.2.1. Xây dựng Kê hoạch Xúc tiên thương mại có sự phôi hợp hoạt động giữa các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trong kế hoạch hoạt động, Trung tâm càn xây dựng Kế hoạch triển khai các Chưong trình Xúc tiến thương mại dài hạn (5 năm, 10 năm) trên cơ sở nắm bắt xu thế thị trường trong và ngoài nước. Có như vậy, sẽ phát huy được vai trò và vị trí của Trung tâm Xúc tiến thương mại - một đơn vị cấp Bộ, giúp hoạt động xúc tiến thương mại tạo thành hệ thống qua các năm. Từ kế hoạch XTTM của đơn vị cấp Bộ
sẽ giúp địa phương (Sở Nông nghiệp, Trung tâm XTTM tỉnh, Trung tâm khuyến nông...) có căn cứ xây dựng kế hoạch tham gia các chương trình xúc tiến thương mại dài hạn với Trung tâm. Điều này cũng giúp cho việc chủ động và gắn bó cùa địa phương mang lại cho Trung tâm có một lượng khách hàng thân thiết, thường xuyên khi tồ chức sự kiện Hội chợ triển lãm hay Hội nghị, Hội thảo.
Mặt khác, Kế hoạch Xúc tiến thương mại dài hạn cần xây dựng có sự liên kết với các đơn vị Cục, Vụ, Viện, Trung tâm thuộc Bộ Nông nghiệp để tránh chồng chéo về nhiệm vụ trong cùng một hoạt động xúc tiến thương mại Nông nghiệp. Qua đó, các đơn vị trực thuộc Bộ sẽ phối hợp, hỗ trợ được với nhau trong các hoạt động của mình hoặc góp vai trò của mình để tăng quy mô và tính hiệu quả trong cùng một hoạt động xúc tiến thương mại của Bộ giao.
4.2.2. Năng cao năng lực của cán bộ làm công tác xúc tiến thương mại
Hiện nay, hầu hết các cán bộ làm công tác XTTM chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ chuyên môn cụ thể, trình độ có nhiều sự chênh lệch. Nhưng bản thân lại chưa chủ động tiếp cận, tìm hiếu, nâng cao kiến thức chuyên môn, gây khó khăn trong việc triển khai các công tác XTTM. Do sự đa dạng về nội dung trong công tác xúc tiến nên các cán bộ thực hiện nhiệm vụ này chưa thể nắm bắt được tất cả kiến thức. Vì vậy, dựa trên các chính sách phát triển, chiến lược xuất khẩu của Bộ NN&PTNT, chiến lược kinh doanh trong tương lai cùa các doanh nghiệp thì:
Trung tâm càn xây dựng được kế hoạch đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu như: hoạt động xuất khẩu, nghiệp vụ đàm phán, tiếng anh thương mại, thương mại điện tử, nghiệp vụ về nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp... cho cán bộ đang
làm công tác xúc tiên thương mại, môi năm cân có từ 8-10 các khóa đào tạo chuyên môn như vậy để nguồn nhân lực có thể nâng cao hiểu biết, dễ dàng áp dụng những công nghệ mới vào công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, cũng cần tuyển mới những cán bộ có năng lực, khả năng làm việc tốt, chuyên môn về lĩnh vực nông nghiệp, trình độ phù hợp với vị tri công việc, kinh nghiệm hoạt động nhiều năm về xúc tiến thương mại.
Thường xuyên tổ chức, cử cán bộ tham gia các lớp học, hội nghị, hội thảo chuyên ngành cho các cán bộ làm công tác xúc tiến thương mại để có cơ hội tiếp xúc, học hỏi với những người có kinh nghiệm. Đặc biệt, trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay, ngoại ngữ là vấn đề cốt lõi, giúp giao tiếp thực hiện công việc trở nên
linh hoạt hơn, chủ động hơn trong giao tiếp.
Ngoài ra, lĩnh vực thương mại điện tử cũng là lĩnh vực mà Trung tâm cần chú trọng, khôi phục lại trang websie về thương mại điên tử, tuyển nhân lực có trình độ về công nghệ thông tin để phụ trách trang TMĐT, tổ chức các lớp đào tạo cho cán bộ sẵn có của Trung tâm về lĩnh vực này. Thương mại điện tử đang dần trở thành xu hướng của thời đại kinh tế mới, sự tiện dụng, giá trị kinh tế mang lại cao đang trở thành con đường mới cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường. Tạo môi trường làm việc thuận lợi, cũng cần có tính cạnh tranh lành mạnh để tạo động lực, các chính sách lương thưởng thích hợp, chế độ đãi ngộ họp lý đế khuyến khích, nâng cao hiệu suất làm việc, làm cho cán bộ muốn cống hiến, sử dụng năng lực của bản thân hết công suất để thực hiện công việc.
Đối với Ban lãnh đạo cần nâng cao năng lực quản lỷ, có tầm nhìn nhạy bén, dự đoán được tình hinh của thị trường, trau dồi thêm khả năng ngoại ngữ đế làm việc với quốc tế, có những chiến lược dài hơi trong việc kinh doanh Hội chợ triển lãm. Ban lãnh đạo Trung tâm cần tiếp thu ý kiến của các cán bộ nhân viên Trung tâm, tạo điều kiện cho mọi nhân viên có thể đóng góp ý kiến một cách dễ dàng và được trân trọng nhất.
Trong mỗi đợt giao ban, nhận xét hàng tháng, hàng quý, cần bố sung thêm nội dung tuyên dương các cán bộ nhân viên đã hoàn thành tốt công việc được giao.
Qua đó, nhăm động viên, khích lệ tinh thân làm việc, cũng như động lực phân đâu cho cán bộ nhân viên trong công việc.
4.2.3. Cung cấp thông tin đầy đu, kịp thời, chính xác nhất đảm bẩo cho doanh nghiệp
Nhu cầu tìm kiếm thông tin thị trường của các doanh nghiệp hiện nay là rất lớn. Lượng thông tin lớn cùng với sự thay đổi liên tục khiến cho các doanh nghiệp không kịp thu thập và chọn lọc thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất.
Thông tin cần phải cập nhật đầy đủ, kịp thời và mang tính chính xác cao, mang lại hữu ích cho doanh nghiệp. Thông tin cần phải chọn lọc, không mang tính đại trà, phục vụ được đúng yêu cầu cùa doanh nghiệp, tránh dàn trải, gây lãng phí thời gian và tiền của.
Các thông tin cung cấp cho các doanh nghiệp và các tổ chức là các thông tin miễn phí, đơn vị không thu phí dịch vụ để hỗ trợ tối đa nhu cầu cập nhật thông tin. Cần tăng số lượng và cả chất lượng của các kênh cung cấp thông tin hiện nay của Trung tâm. Thông tin chung về tình hình kinh tế của tỉnh trong thời gian gần nhất; thông tin pháp luật có liên quan; hoạt động thương mại nông nghiệp, dịch vụ hiện nay; giá cả thị trường; thông tin giao thương....
Các kênh như cuốn cẩm nang, bản tin giới thiệu sản phẩm càn tăng số lượng các doanh nghiệp tham gia, chú trọng tới các sản phẩm mới, có chất lượng tốt. Tiếp tục duy trì các website thông tin. Đây là kênh thông tin để cả doanh nghiệp và các cá nhân dễ dàng tìm hiểu và tiếp cận nhất trong thời đại kinh tế số hiện nay. Cần bổ sung thêm các ngôn ngừ khác nhau như tiếng Anh, tiếng Pháp...để các doanh nghiệp nước ngoài có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin hơn. Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia vào sàn thương mại điện tủ’, các kênh thông tin đại chúng như báo chí, truyền hình là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp trong việc tiếp cận khách hàng và đối tác. cần mở rộng quy mô, tăng số lượng các chương trình quảng bá, giới thiệu trên kênh thông tin này nhiều hơn nữa.
4.2.4. Tăng cường tố chức tham gia hội chợ, triền lãm, khảo sát thị trường
Cơ hội giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp tới thị trường còn nhiều
hạn chê. Với quy mô doanh nghiệp vừa và nhò, các doanh nghiệp này không có nhiều nguồn tài chính để tổ chức các chương trình quảng bá độc lập, hoạt động nghiên cứu khảo sát thị trường trong và ngoài nước rất tốn kém. Vì vậy, các doanh nghiệp vẫn phải tham gia những hoạt động chung do các đơn vị XÚC tiến thương mại tổ chức.
Đối với các hoạt động nước ngoài, Trung tâm nên có các buổi đối thoại, trao đổi thông tin với các đối tác trong và ngoài nước, hợp tác, liên kết với các đơn vị tổ chức uy tín trong khu vực và trên thế giới để cùng nhau phối hợp tổ chức các chương trình Hội chợ triển lãm quốc tế trên lãnh thổ Việt Nam và thế giới.
về các hội chợ trong nước, tổ chức hội chợ, triển lãm uy tín, có lượt tham quan cao đề tăng độ nhận diện cho các sản phẩm. Ngoài việc tồ chức các Hội chợ triển lãm định kỳ, Trung tâm cần đa dạng hóa hoạt động của mình hơn ở nhiều các chương trình khác nhau như tổ chức các phiên chợ thường xuyên, các khu gian hàng thường xuyên, khu trưng bày các mặt hàng nông - thủy - hải sản, đế người tiêu dùng luôn được tiếp cận với các sản phẩm có tiêu chuẩn chất lượng, đảm bảo an toàn, thu hút khách đến giao dịch giúp Trung tâm trở thành một điểm đến quen thuộc của người dân nhất là khi có nhu cầu mua các sản phẩm nông nghiệp. Thiết kế một khu trưng bày chuyên về giới thiệu các kỹ thuật, máy móc, vật tư nông nghiệp trong nước và thiết bị nước ngoài, các thiết bị này sẽ do các doanh nghiệp, tố chức mang đến để trưng bày và giới thiệu sản phẩm của mình, vừa tạo cơ hội cho các đơn vị
sản xuất, khách thăm quan có điều kiện được tiếp cận thực tế với các phương tiện máy móc nông nghiệp, vừa có thế trao đối thông tin, giao dịch hàng hóa với những nhà sản xuất quan tâm.
Nâng cao chất lượng tổ chức Hội chợ triển lãm là mục tiêu được quan tâm hàng đầu của Trung tâm trong tương lai, trong đó phải tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức theo hướng chuyên nghiệp, các khâu đều được thực hiện xuyên suốt và có hiệu quả. Cụ thể:
* Các công việc trước Hội chợ triển lãm:
- Xây dựng đề án về chương trình sắp tới dự định tố chức, là công việc rất
cần thiết, là bước đầu xây dựng nên một chương trình Hội chợ triển lãm, đòi hỏi Trung tâm cần chú trọng trong khâu này, trước hết thu thập thông tin về thị trường, tâm lý của các doanh nghiệp, người tiêu dùng, sử dụng hiệu quả các phương tiện truyền thông, cũng như mạng xã hội để thu thập thông tin.
- Chú trọng trong việc mời khách tham gia, đây là yếu tố quyết định thành công của hội chợ. Trung tâm phải xây dựng các tiêu chí cần và đủ đối với các hồ sơ đăng ký tham dự như lĩnh vực hoạt động, kinh doanh phải phù hợp với chủ đề của Hội chợ triển lãm. Triển khai việc mời khách hàng sớm, tốt nhất là trước hai tháng khi chương trình được tố chức đế có thời gian lựa chọn doanh nghiệp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng và các yêu cầu khác về gian hàng, dàn dựng,...
- Cần cung cấp thông tin đầy đủ về tiêu chuẩn các loại hàng hóa được phép trưng bày, kinh doanh tại Hội chợ như: có đầy đủ giấy tờ về an toàn thực phẩm, có nhãn mác đầy đủ, sản phẩm có đủ tiêu chuẩn theo tiêu chuẩn gì không...
* Các công việc trong Hội chợ triển lãm:
- Luôn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghệp trực tại hội chợ để kịp thời giải quyết nhu cầu của khách hàng như thuê thêm thiết bị, vấn đề ánh sáng, an ninh, vệ sinh, gian hàng, điện nước,...
- Đa dạng hóa chương trình bằng việc tố chức nhiều hội thảo, hội nghị, kết nối khách hàng,.. .Với nội dung phù hợp với chủ đề của hội chợ, mời các nhà tư vấn am hiểu lĩnh vực chuyên môn để có thể giải quyết các thắc mắc của người tham gia hội thảo.
- Tăng cường việc dọn dẹp, giừ vệ sinh, bảo đảm an ninh trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.
- Đẻ chuyên nghiệp hóa, phục vụ tốt hơn trong suốt chương trình, Cần có sơ đồ chi tiết về các gian hàng trong hội chợ để phát cho khách thăm quan. Các hoạt động của các doanh nghiệp cần được phản ánh qua các bản tin hàng ngày phát cho khách thăm quan. Các bản tin này sẽ cung cấp cho khách những thông tin về các hoạt động mà các doanh nghiệp sẽ tiến hành cũng như các sản phẩm sẽ được trưng bày giới thiệu trong thời gian Hội chợ triển lãm.
*Các công việc sau Hội chợ triền lãm:
- Xây dựng phiếu điều tra, đánh giá, nhận xét của doanh nghiệp về công tác tổ chức, hiệu quả, các đề xuất, kiến nghị trong thời gian doanh nghiệp tham gia đế xây dụng báo cáo kết quả hội chợ, các giải pháp cần khắc phục trong lần tổ chức tiếp theo.
- Tổ chức buổi tổng kết Hội chợ, triển lãm vào ngày cuối cùng
- Ngay truớc khi kết thúc Hội chợ triền lãm Trung tâm cần gửi Catalogue
hay các ấn phẩm để mời các doanh nghiệp tham gia các Hội chợ triển lãm khác mà Trung tâm sẽ tổ chức.
4.2.5. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị truờng là một bước cực kỳ quan trọng khi tổ chức một chương trình Hội chợ triển lãm, đưa ra những xu hướng về thị trường, các chỉ số, thói quen tiêu dùng và các sự kiện đang được quan tâm, từ đó các nhà tố chức Hội chợ triển lãm có thể xây dựng chương trình, đưa ra quyết định tổ chức. Đối với Trung tâm XTTM Nông nghiệp nói riêng và các đơn vị hoạt động trong cùng lĩnh vực nói chung.
* Nghiên cứu sơ bộ: là bước đầu tiên của quá trình nghiên cứu thị trường, có đánh giá những vấn đề ban đầu của nhu cầu thị trường.
Đối với thị trường trong nước: đánh giá được xu thể của thị trường, mặt bằng giá cả trong tổ chức dịch vụ, nắm bắt được nhu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay, tại hai trung tâm kinh tế lớn của cả nước là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhu cầu về các chương trình Hội chợ triển lãm rất lớn nhưng bị cạnh tranh khá nhiều bởi các tổ chức tư nhân tổ chức, tuy nhiên nhu cầu tại các tỉnh thành trong cả nước mong muốn có các Hội chợ triển lãm quy mô ngày càng nhiều, đây là cơ hội tiềm năng để Trung tâm mở rộng thị trường của mình, nhất là lĩnh vực nông nghiệp.
Đối với thị trường nước ngoài: Trung tâm cần thu thập số liệu, nghiên cứu các thi trường tiềm năng đang có nhu cầu xuất nhập khẩu vào thị trường Việt Nam, nhất là trong lĩnh vực nông nghiệp như Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ, Trung Quốc,.. ..Số liệu nghiên cứu nên lấy thông tin từ các nguồn tin cậy như: Các báo cáo
của thương vụ, Cục XTTM - Bộ Công thương, các trang báo mạng ưy tín như: Báo công thương, Trang chủ của Bộ NN & PTNT, Bộ thương mại, Trung tâm tin học và thống kê (Bộ Nông nghiệp)....đề lấy cơ sớ giúp Trung tâm đánh giá thị trường và có định hướng trong việc tồ chức các hội chợ tại nước ngoài.
* Nghiên cứu khảo sát thị trường khi tiến hành nghiên cứu tống quát về thị trường, Trung tâm nên tiến hành lên ý tưởng cho chủ đề tổ chức hội chợ để xây dựng kế hoạch như: Tên chủ đề, mục đích, nội dung, quy mô của hội chợ. Trung tâm có thế xây dựng bảng hỏi đăng tải lên website hoặc phát trực tiếp tại các chương trình đang tố chức để lấy ý kiến khách hàng, các đơn vị tham gia, trên cơ sở đó có những nhận định về nhu cầu và thị hiếu của thị trường.
* Nghiên cứu tô chức Hội chợ triển tâm/Nghiên cứu thời gian, địa điểm tổ chức cho hợp lý, thu thập các thông tin về hàng hóa, thị trường, tốc độ phát triển kinh tế,... đây là nguồn thông tin đế cung cấp cho khách hàng khi tham gia hội chợ. Đây là công việc đòi hỏi Trung tâm phải nghiên cứu nghiêm túc, Phòng nghiên cứu thị trường phụ trách công việc này phải luôn sát sao, chủ động, thu thập và xử lý các nguồn thông tin tin cậy và chính xác, phối hợp cùng Phòng Hội chợ triển lãm đề công việc được xuyên suốt, bảo đảm tiến độ.
* Nghiên cứu mô tó:Tại bước các hạng mục tổ chức được mô tả cụ thể như thời gian, quy mô chương trình, số lượng gian hàng dự kiến, nội dung, chủ đề của