7. Kết cấu của đề tài
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả mà công ty đã đạt được thì công tác đào tạo nhân lực vẫn còn tồn tại những hạn chế sau:
- Công ty chưa thực hiện tốt hoạt động phân tích công việc, phân tích nhu cầu nhân viên. Kết quả của hoạt động phân tích công việc là 03 bản: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc thường chỉ được giao kết bằng miệng, chưa có văn bản, hệ thống rõ ràng.
- Trong đánh giá nhu cầu, công ty còn sử dụng hạn chế các phương pháp khác như phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên, xem xét những tài liệu có sẵn (bản mô tả công việc, kết quả thăm dò ý kiến nhân viên...), chủ yếu là căn cứ vào đề xuất của cán bộ quản lý.
- Nhân viên thường được cử đi đào tạo khi có nhu cầu và đạt yêu cầu chứ không phụ thuộc nhiều vào việc xác định chênh lệch giữa hiệu quả thành tích cần đạt được với hiệu quả thành tích hiện tại.
- Việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty được tiến hành không mấy phức tạp, chủ yếu là do ước lượng, dựa vào những kinh nghiệm của nhà quản lý, sự tự nguyện của người lao động, thiếu tính chủ động trong quá trình xác định nhu cầu đào tạo.
- Công tác xác định mục tiêu đào tạo chưa cụ thể với từng đối tượng, từng khóa đào tạo, không cụ thể theo từng thời kỳ.
- Việc lựa chọn đối tượng đào tạo còn xa rời với kết quả thực hiện công việc của nhân viên, chưa gắn với kiến thức, kỹ năng thiếu hụt của nhân lực trong
công ty bởi các trưởng phòng chưa thực sự quan tâm và đánh giá kỹ năng làm việc của các nhân viên.
- Các nội dung đào tạo trong công ty còn mang nặng tính lý thuyết, ngoài chương trình đào tạo cho các nhà nghiên cứu thì nội dung đào tạo cho các nhân viên không có phần thực hành cũng như kích thích suy nghĩ cho học viên.
- Đánh giá chương trình đào tạo chưa thật sự bao quát đầy đủ và toàn diện các khía cạnh, chỉ dựa trên nhận xét chủ quan của người quản lý, chưa xây dựng được hệ thống các chỉ tiêu đánh giá, chưa có một định mức đánh giá kết quả và việc đánh giá chưa gắn với một chỉ tiêu cụ thể đạt được. Ví dụ: hiệu quả thực hiện công việc (đối với người quản lý)
- Nguyên nhân của hạn chế còn được tìm thấy ở chính các hạn chế khác (do mối liên hệ giữa các chức năng với nhau). Đôi khi, bắt nguồn từ một hạn chế ban đầu nào đó có thể kéo theo rất nhiều hạn chế khác. Ví dụ, do thiếu các công cụ đo lường hiệu quả mà ảnh hưởng xấu đến khả năng đánh giá. Việc đánh giá thiếu chính xác, sau đó, có thể khiến cho hàng loạt các công tác như đãi ngộ, kiểm soát, đào tạo, tuyển dụng và sử dụng nhân lực đều gặp phải các rủi ro tiềm tàng.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
ĐÀO TẠO NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG VIỆT
3.1 Định hƣớng và mục tiêu đối với đào tạo nhân lực tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
3.1.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động tại công ty
Thực tế thì hiện nay, bộ phận quản lý của Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt (Greenoffice) kinh nghiệm còn chưa cao, kĩ năng quản lý cấp dưới vẫn còn yếu kém. Vì vậy, Greenoffice cần có những buổi đào tạo riêng cho đội ngũ quản lý này. Đào tạo cải thiện từ nghiệp vụ cơ bản, đến kỹ năng nâng cấp đội ngũ lao động có trình độ và chuyên môn cao.
Ngoài ra, công tác tuyển dụng cũng cần phải thay đổi, xây dựng một quy chế mới, tập trung vào phúc lợi xã hội cho người lao động như bảo hiểm, thai sản, ốm đau, hỷ, hiếu,… nhằm khích lệ tinh thần làm việc của mỗi cá nhân. Từ đó chất lượng công việc sẽ được nâng cao. Greenoffice đã đưa ra một số mục tiêu cần phải đạt được như:
Trước tiên: Đào tạo nhân lực phải đào tạo từ cấp cao tới cấp thấp, không chỉ ban lãnh đạo mới cần học tập và đào tạo, mà nhân viên cấp dưới cũng cần thay đổi và điều chỉnh. Trong xã hội hiện nay, nguồn lao động trong công ty chính là yếu tố quan trọng nhất để tạo khác biệt với đối thủ cạnh tranh. Đã có chứng minh rằng, một doanh nghiệp quan tâm và đầu tư hơn vào nguồn nhân sự, xem đem lại hiệu quả cao nhất, nhanh nhất và lâu bền nhất thay vì đầu tư vào trang thiết bị máy móc
Tiếp theo: Định hướng thăng tiến cho công việc càng được triển khai cụ thể, thì nhân viên sẽ càng xác định và quyết tâm cho mục tiêu đã đề ra. Trước mắt, công ty cần đưa ra mục tiêu phát triển nhân lực từ 3-5 năm cho nhân viên. Sau đó dựa vào tình hình năng lực của từng cá nhân, sẽ đưa ra định hướng xa hơn, giúp nhân viên định hình xây dựng con đường phát triển sự nghiệp, đưa ra các cơ hội thăng tiến chức vị, động viên nhân sự để nhân sự gắn bó lâu nhất với công ty. Khi
ấy họ sẽ thấy tương lai của mình được lập kế hoạch cụ thể hơn, cứ như vậy trên đà phát triển.
Hơn thế nữa: Cần xây dựng tác phong làm việc cho nhân viên trong công ty, đảm bảo mỗi nhân viên đều tuân thủ theo quy định mà công ty đã đề ra.
Cuối cùng: Xây dựng một kế hoạch cụ thể để thu hút giữ chân nhân tài cho công ty, giữ những quản lý giỏi, giàu kiến thức và kinh nghiệ. Ngoài ra cần nghiêm túc đưa ra những biện pháp xử phạt với những trường hợp có hành động làm ảnh hưởng tới hình ảnh công ty.
3.1.2 Định hướng và mục tiêu đào tạo nhân lực tại công ty
• Định hướng và mục tiêu đào tạo về nhân sự
Con người là yếu tố đầu tiên quyết định doanh nghiệp có thành công hay không. Một đội ngũ tốt không phải là số lượng nhiều, thay vào đó sẽ chú ý nhiều hơn về chất lượng. Xác định được mục tiêu công ty đang hướng tới để “chuyển mình”, từ đó sẽ đào tạo nhân sự giỏi về kiến thức, khéo léo về kĩ năng và phẩm chất tốt.
Ngoài việc đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn, công ty sẽ đưa ra nhiều chương trình thi thử về kĩ năng mềm như: ngoại ngữ, tin học văn phòng,… vừa để kiểm ra và đánh giá trình độ nhân viên, vừa tạo môi trường tốt gắn kết nhân viên lại với nhau. Greenoffice hiểu một nhân viên giỏi về kiến thức nghiệp vụ thì chưa đủ, giao tiếp tiếng anh mức đọc hiểu, hay sử dụng thành thạo các thiết bị công nghệ hiện đại cũng sẽ tăng năng suất làm việc.
• Định hướng và mục tiêu về tổ chức hoạt động
Greenoffice luôn tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức hoạt động sao cho hợp lý và khoa học nhất. Cải thiện về dịch vụ kinh doanh và đào tạo, nâng cấp nguồn nhân lực trong công ty, đều sẽ là những hoạt động cần chú trọng.
Công ty đã đưa ra các chiến lược sau để tổ chức hoạt động cho công ty:
+ Đẩy mạnh những gì công ty đang làm được, phát triển Greenoffice trở thành đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ văn phòng. Ngoài ra tập trung sâu cho đội ngũ của bộ phận kế toán – bộ phận mà bất kì doanh nghiệp nhỏ hay lớn nào đều cần, đội ngũ nhân sự phụ trách kế toán sẽ được các khách hàng tin tưởng và lựa chọn để đồng hành cùng.
+ Mở rộng thêm nhiều cơ sở mới trong thành phố, tại các khu vực Quận trung tâm như: Đống Đa, Hai Bà Trưng,.. và thiết lập tại các tỉnh thành phố lân cận tùy vào tốc độ phát triển kinh doanh của thị trường.
• Định hướng về công tác quản lý
Về công tác quản lý điều hành bộ máy, công ty cần phải có sự thống nhất và nhất quán rõ ràng. Và sự quản lý này cần được giám sát bởi ban lãnh đạo công ty.
Greenoffice đã lên kế hoạch như sau:
+ Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt được hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, đa sở hữu, nhà nước không còn chi phối, nên Greenoffice cần phải cấu trúc lại ở cả 2 lĩnh vực tài chính và hoạt động. Hoạt động kinh doanh phải năng động, sáng tạo, phù hợp với thị trường và khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
+ Hơn cả Greenoffice cần thay đổi trang thiết bị văn phòng, phòng ốc. Hết mỗi quý, tháng, Greenoffice nên có kế hoạch thiết kế lại sảnh chung tại mỗi cơ sở, chú ý hơn ở phòng làm việc cho khách hàng, đôi khi chỉ là xoay vị trí bàn làm việc, hay trang bị thêm nhiều cây xanh để thay đổi môi trường. Văn phòng có chất lượng cao, giá thành hợp lý chắc chắn sẽ đáp ứng được những vị khách khó tính.
• Về dịch vụ
Dịch vụ chăm sóc khách hàng là yếu tố Công ty luôn đặt lên hàng đầu. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện với trách nhiệm phải làm tất cả những điều tốt nhất để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
3.2 Các giải pháp chủ yếu hoàn thiện đào tạo nhân lực tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn và Giải pháp Văn phòng Việt phần Tƣ vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
3.2.1 Hoàn thiện xác định nhu cầu đào tạo
Qua thực trạng phân tích nhu cầu của nhân viên và đội ngũ ban lãnh đạo, việc Greenoffice cần làm là xác định đúng nhu cầu của nhân viên và phân tích nhu cầu công việc để giải quyết vấn đề:
• Đặt mục tiêu của công ty chính là đào tạo và phát triển:
- Phân tích số lượng và chất lượng của nhân lực mà doanh nghiệp muốn có để phát triển mục tiêu
• Nhu cầu đào tạo phải được xác định dựa vào kết quả làm việc của nhân viên. Việc phân tích công việc mới chỉ đánh giá tổng quan chứ chưa đủ để xác định. Còn việc đánh giá thực hiện công việc sẽ đem lại những thông tin cụ thể về những kĩ năng mà người lao động cần khắc phục trong quá trình làm việc, từ đó xác định được nhân viên đang thiếu xót ở điểm gì còn đào tạo.
• Cuối cùng, để công tác đào tạo thực sự có ý nghĩa, ban lãnh đạo cần xác định nhu cầu đạo tạo thông qua nhu cầu của cán bộ nhân viên, từ đó mới tìm ra phương án phù hợp để cùng phát triển.
3.2.2 Hoàn thiện kế hoạch đào tạo
- Greenoffice có thể tổ chức các cuộc đua về kiến thức hay kĩ năng. Ở trong một đơn vị đa phần là nữ giới, những cuộc thi về nấu ăn, vẽ tranh hay làm video giới thiệu công ty cũng là một ý tưởng rất hay, vừa tạo thêm sự gắn kết giữa các thành viên, vừa quảng bá hình ảnh doanh nghiệp lên mạng xã hội. Đối với các khóa đào tạo kĩ năng này, kiến thức chuyên môn, hay kĩ năng cũng cần có các mức thưởng, ghi nhận thành tích cụ thể với nhân viên đạt kết quả tốt
- Để hoàn thiện kế hoạch ngắn hạn, ngoài việc tham gia vào các khóa đào tạo do công ty tổ chức, nhân viên cần có tinh thần học hỏi bên ngoài, trưởng các bộ phận nên khích lệ nhân sự của mình tham gia các hoạt động ngoại khóa bên ngoài, các khóa đào tạo tại trung tâm. Vì việc chỉ tham gia vào khóa đào tạo ở công ty đôi khi việc nắm bắt kiến thức, cải thiện kĩ năng chưa được sâu, chưa áp dụng vào thực tế.
- Kết thúc khóa đào tạo, ban lãnh đạo và nhân viên cần phải có kế hoạch áp dụng vào thực tế cho riêng mình, lên một kế hoạch cụ thể để học hỏi và cải thiện kết quả làm việc như đã đề ra ban đầu. Kế hoạch này vừa là những tiêu chí cụ thể định hướng cho việc triển khai đào tạo, vừa là căn cứ để khi kết thúc khóa đào tạo công ty có thể đánh giá hiệu quả đào tạo một cách rõ ràng. Cụ thể như sau:
- Đào tạo phải góp phần tăng năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch đã đề ra
- Để đạt được những mục tiêu đó, tất cả nhân viên cần phải nỗ lực cố gắng trong công việc, nghiêm túc thực hiện. Đặc biệt với ban lãnh đạo công ty, cần phải sát sao hơn, quan tâm và động viên nhân viên của mình, đồng thời thực hiện tốt công tác của mình như tuyển dụng nhân sự tốt, phân tích công việc hợp lý,…
3.2.3 Hoàn thiện triển khai kế hoạch đào tạo nhân lực
Công tác triển khai đào tạo nhân lực chính là biến những kế hoạch thành hành động cụ thể. Để làm tốt công tác này, cần đảm bảo những chỉ tiêu đề ra, và những chỉ tiêu đó phải phản ánh đúng kĩ năng cần có.
Các phòng ban căn cứ vào mẫu phiếu đánh giá để biết được kết quả làm việc của nhân viên. Sau đó, tổng hợp lại kết quả gửi lên bộ phận có quyền quyết định. Nếu nhân viên có kết quả thực hiện công việc tốt thì công tác có chính sách khen thưởng phù hợp
Trong quá trình thực hiện đánh giá, ngoài đánh giá từ các trưởng bộ phận, thì việc học viên tự đánh giá là rất tốt. Điều đó giúp học viên có thể nhận xét về mình trong quá trình làm việc và trong xuyên suốt buổi đào tạo, cụ thể như sau:
• Khích lệ tinh thần của nhân sự: Kết quả làm việc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ làm việc và trình độ của nhân viên. Người lao động phải có thời gian rèn luyện, học hỏi, nâng cao tay nghề để từ đó phát huy khả năng, thể hiện trình độ của mình. Từ đó muốn phát huy tính tích cực của nhân viên, hướng được họ vào mục tiêu chung của công ty, người quản lý phải giúp họ có điều kiện phát huy tính sáng tạo – yếu tố chính tác động đến thái độ làm việc.
• Hiệu quả sử dụng lao động qua đào tạo: Công ty luôn phải chú ý đặc biệt tới nhân sự đã qua đào tạo, tạo điều kiện sắp xếp công việc phù hợp với họ để họ phát huy được khả năng của mình, họ sẽ nhận thức được tầm quan trọng của mình và cảm nhận được sự quan tâm từ ban lãnh đạo công ty, từ đó năng suất và hiệu quả sẽ tăng lên rất nhiều
• Khích lệ thành quả của người lao động: Công ty cần trân trọng tất cả nhân sự trong công ty, luôn khích lệ và khen thưởng họ kịp thời. Để họ nhận thấy sự quan tâm của tập thể đối với mình.
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá kết quả đào tạo
Trong quá trình thực hiện chiến lược đào tạo nhân sự, công tác đánh giá luôn được coi là mắt xích quan trọng nhất. Đội ngũ ban lãnh đạo và hệ thống đánh giá cần có thước đo cụ thể nhìn nhận những thành tựu mà nhân viên đem lại
Đánh giá sự phát triển nguồn nhân lực về mặt chất lượng tại công ty cần đảm bảo sự bao quát trên 4 cấp độ:
- Cấp độ “phản ứng”: Sự quan tâm của nhân viên với công tác đào tạo của công ty. Phương pháp này thực hiện bằng các bảng câu hỏi liên quan đến các nội dung như: Nội dung khóa đào tạo, Phương pháp truyền tải, Các phương tiện truyền thông được sử dụng, Tài liệu được sử dụng trong khóa học,….
- Cấp độ “đào tạo”: Trả lời cho câu hỏi nhân viên đã học thêm được những gì thông qua các chương trình phát triển tại công ty. Đó chính là kết quả của các bài kiểm tra, thu hoạch sau đào tạo, hay được nhận biết thông qua các bài phỏng vấn và khảo sát của bộ phận nhân sự. Phương pháp thực hiện như sau: Dùng các phương