6. Kết cấu đề tài
1.2.1. Quy trình của chính sách đãi ngộ nhân lực
Để xây dựng quy trình của chính sách đãi ngộ nhân lực, tiến sĩ Charles Cotter chỉ ra quy trình bao gồm 9 bước với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận trong tổ chức
Bước1. Xác định mục tiêu chính sách đãi ngộ nhân lực
Bước 2. Khảo sát sự hài lòng của nhân viên
Bước 3. Đánh giá chế độ đãi ngộ hiện tại
Bước 4. Đánh giá quá trình truyền thông cho nhân viên và chế độ
Bước 5. Đánh giá lại giá trị của vị trí công việc
Bước 6. Đánh giá lại hệ thống quản trị hiệu suất
Bước 7. Đề xuất tăng cường /tái cấu trúc
Bước 8. Áp dụng vào thực tiễn
Bước 9. Giám sát và cải thiện
(Nguồn:Human Resources Management, Charles Cotter, 2018)
Sơ đồ 1.1: Quy trình chính sách đãi ngộ nhân lực
Bước 1: Xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới
Đây là bước nền tảng quan trọng trong việc xây dựng chính sách. Ở bước này, nhà quản lý xác định rõ mục tiêu và giá trị muốn đạt được. Đặc biệt mục tiêu của chính sách đãi ngộ sẽ đồng nhất với chính sách chung của Công ty. Nếu chính sách chung của Công ty là củng cố nội lực, sức mạnh bên trong
để đối mặt với thách thức bên ngoài như đại dịch và sự cạnh tranh kinh doanh thì mục tiêu của chính sách đãi ngộ nhân lực sẽ là đưa ra biện pháp, chính sách phù hợp để thu hút và giữ chân nhân sự, qua đó làm vững mạnh nguồn lực bên trong doanh nghiệp.
Bước 2: Khảo sát sự hài lòng của nhân viên
Sau khi xác định được rõ ràng mục tiêu của mình, các quản lý sẽ phải thực hiện bước tiếp theo là khảo sát sự hài lòng của nhân viên để từ đó tìm hiểu được vấn đề và mong muốn của họ. Qua đó có thể cải thiện, hoàn thiện chính sách và chế độ đãi ngộ.
Bước 3: Đánh giá chế độ đãi ngộ hiện tại
Việc đánh giá chế độ đãi ngộ hiện tại nhằm tìm ra những điểm hạn chế trong hệ thống đãi ngộ của doanh nghiệp và đưa ra giải pháp khắc phục. Chế độ đãi ngộ cần có sự thay đổi phù hợp với xu thế chung trên thị trường lao động. Điều này không những làm cho các chính sách của doanh nghiệp trở nên hiệu quả mà còn tránh được việc thua kém đối thủ trong cách xây dựng chế độ lương thưởng, ưu đãi cho nhân viên.
Bước 4: Đánh giá quy trình truyền thông cho nhân viên về chế độ
Đây cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng và trải nghiệm nhân sự, bởi có những trường hợp chính sách mà Công ty xây dựng là công bằng và minh bạch dựa trên khả năng của từng người, nhưng nhân sự chưa được cung cấp đầy đủ thông tin dẫn đến sự hiểu lầm. Với những nhân viên mới, họ chưa được phổ biến đầy đủ về cách tính lương, thưởng cũng sẽ tạo sự thiếu minh bạch và rõ ràng. Khi nhân sự không cảm thấy sự công bằng và minh bạch trong các chế độ, họ dễ dàng rời đi. Vì vậy, các Công ty cần có những đánh giá cẩn thận về quy trình truyền thông này để đảm bảo cho tất cả nhân sự nắm rõ về quy trình, chính sách lương thưởng của Công ty.
Mức đãi ngộ sẽ có sự khác biệt dựa theo vị trí và trách nhiệm của từng cá nhân. Vì vậy, các Công ty cần xem lại và đánh giá mức độ quan trọng của từng vị trí để xây dựng những hệ số và bậc lương phù hợp. Điều này thể hiện sự ghi nhận những đóng góp của cá nhân quan trọng trong tổ chức. Bởi, các nhân sự giữ chức vụ, vị trí cao trong tổ chức sẽ đi kèm với trách nhiệm và khó khăn mà họ phải đối mặt để hướng Công ty phát triển bền vững. Ngoài ra, đây cũng là yếu tố khích lệ nhân sự phấn đấu để đạt vị trí cao hơn trong tổ chức.
Bước 6: Đánh giá lại hệ thống quản trị hiệu suất
Hiệu suất là thước đo quan trọng trong việc đánh giá và đưa ra mức lương phù hợp với nhân sự. Các Công ty ở bước này cần xem lại các chỉ số đánh giá đã phản ánh đúng năng lực của từng cá nhân hay chưa.
Ở bước này, các nhà quản lý cần xem lại những thước đo KPIs, hay OKR đặt ra cho nhân sự có hợp lý không? Những thước đo này có phản ánh đúng thực lực của họ không? Bởi việc đánh giá đúng để đưa ra mức đãi ngộ phù hợp sẽ khiến nhân sự cảm thấy hài lòng và có động lực làm việc cũng như gắn bó với tổ chức hơn. Ngoài ra, nếu nhà quản lý giao việc và phân bổ thời gian không hợp lý cũng sẽ ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành và hiệu quả công việc. Điều này dễ tạo nên sự ức chế đối với nhân viên dẫn đến sự rời đi của họ.
Bước 7: Đề xuất tăng cường/ tái cấu trúc
Sau các bước đánh giá lại hệ thống đãi ngộ, các nhà quản lý đã nhận ra được những vấn đề cần cải thiện cũng như những chính sách đã làm tốt. Ở bước này, lãnh đạo đưa ra những chiến lược tổng thể để tái tổ chức lại những gì mà Công ty làm chưa tốt. Ví dụ, hệ thống quản trị hiệu suất chưa hiệu quả, các lãnh đạo chưa kịp thời có đánh giá về nhân sự thì Công ty cần có những chiến lược đổi mới. Các nhà quản lý có thể thiết lập hệ thống đánh giá online để họ cũng như nhân sự đánh giá hiệu suất dựa trên cam kết đã thống nhất.
Cách này có hai tác dụng cụ thể: đầu tiên các nhân sự có thể tự xem xét được kết quả thực hiện công việc của bản thân để có những điều chỉnh phù hợp; thứ hai, các lãnh đạo có thể tự kiểm tra và đánh giá nhân sự kịp thời mà không qua trung gian báo cáo. Điều này có thể thúc đẩy hiệu suất công việc cao hơn với mục đích giúp nhân sự hoàn thành công việc hiệu quả cũng như phát triển tổ chức.
Bước 8: Áp dụng
Sau khi các nhà quản lý đưa ra được chính sách tổng thể dựa trên hai khía cạnh là cải thiện những điểm hạn chế và đẩy mạnh những điểm tốt, chính sách này sẽ được đưa vào triển khai thực tế. Để việc triển khai đảm bảo diễn ra hiệu quả, Công ty cần làm tốt công tác truyền thông để tất cả nhân sự đều nắm rõ sự thay đổi. Khi các nhân sự hiểu thì việc đánh giá hiệu quả sẽ chính xác hơn.
Bước 9: Giám sát và cải thiện
Trải qua thời gian khi đưa vào áp dụng thực tế, các nhà lãnh đạo sẽ theo dõi dựa trên phản ứng của nhân sự cũng như sự thay đổi của thị trường lao động để đưa ra những cải thiện kịp thời. Bước này được áp dụng liên tục trong quy trình triển khai chiến lược cho đến khi hoàn thiện. Sự hoàn thiện được thể hiện ở việc nhân sự thấy hài lòng cũng như dựa trên tương quan đối thủ và thị trường để mang lại ưu thế cạnh tranh cho Công ty.