- Được dùng để so sánh năng suất làm việc thực tế với sự dự báo trước của dự án được ghi trong bản kế hoạch ban đầu.
8.2Phân tích những giátrị thu được (earned value analysis)
CHƯƠNG 8: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Nội dung chương bao gồm bao gồm 2 phần:
8.2Phân tích những giátrị thu được (earned value analysis)
Trong quá trình phát triển dự án, một công việc khá quan trọng liên quan tới vấn đề tài chính mà người giám đốc dự án cần phải thực hiện là việc phân tích giá trị thu được của dự án tại thời điểm phân tích. Công việc phân tích này còn có tên khác là quản lý giá trị kinh tế thu được của dự án hay phân tích sự khác biệt giữa thực tế và thông tin trong kế hoạch ban đầu. Nó mang một ý nghĩa quan trọng bởi đây cũng là quá trình nhìn nhận lai những kết quả mà dự án đạt được, cũng là một đơn vị đo lường cho quá trình thực hiện dự án, để xác định xem cần chỉnh sửa gì để đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ của dự án.
Nội dung chính của quá trình phân tích này là xác định xem đội dự án đến thời điểm phân tích này đã đạt được những kết quả gì sau khi đội dự án đã bỏ ra một số công sức và chi phí thực tế. Hay nói cách khác đây chính là quá trình phân tích tiến độ vật lý của dự án, không phải tiến độ thông qua báo cáo hay tiến độ được ghi trong bản kế hoạch. Vì vậy, trước khi thực hiện việc phân tích này, đội dự án cần phải thực hiện một số công việc truyền thống sau:
+ Xác định chi phí và thời gian đã sử dụng được ghi trong bản kế hoạch
100 + Tính thời gian và chi phí đã sử dụng trong thực tế
+ Phân tích tiến độ bằng cách so sánh các con số về chi phí và thời gian thực tế và các con số đó trong kế hoạch
Trong quá trình phân tích những giá trị thu được, một khía cạnh mới được thêm vào là các loại giá trị bao gồm: giá trị theo kế hoạch, giá trị thực tế và giá trị đạt được. Mô hình dự đoán giá trị đạt được trước kia chỉ bao gồm kinh phí và các loại chi phí trong khi mô hình hiện nay đã thêm cả việc ước lượng về thời gian (lịch thực hiện các công việc của dự án). Vì thế, đơn vị để đo các giá trị đạt được sẽ được xác định bằng đồng đô la và bằng giờ làm việc.
Để thực hiện được phân tích này, giám đốc dự án cần tham khảo bản kế hoạch đo năng suất và hiệu quả làm việc. Trong bản kế hoạch này, kế hoạch ngân sách dùng cho từng giai đoạn thời gian so sánh với năng suất đã được ký hợp đồng với khách hàng đã được tính toán. Sự thay đổi về chi phí và lịch hoạt động cũng sẽ được so sánh với các con số đó trong bản kế hoạch, cách tốt nhất là thông qua bản kế hoạch chi tiết nhất. Các phương pháp báo cáo khác nhau có hỗ trợ việc phân tích những kết quả đạt được là phương pháp báo cáo nhị phân, hay các phương pháp có chỉ rõ phần trăm lượng công việc đã được hoàn thành và các trọng số tương ứng của chúng đối với các mốc kiểm tra của dự án. Việc phân tích những giá trị thu được có thể cảnh báo sự sai khác giữa kế hoạch và thực tế với đội dự án khi mức độ gây lỗi nhỏ nhất là 15%.