- Được dùng để so sánh năng suất làm việc thực tế với sự dự báo trước của dự án được ghi trong bản kế hoạch ban đầu.
2.Xây dựng đội dự án
Xây dựng nhóm là quá trình giúp đỡ một nhóm các cá nhân, bị ràng buộc bởi một ý thức chung về mục đích, để làm việc phụ thuộc lẫn nhau, lãnh đạo, các bên liên quan bên ngoài và tổ chức. Kết quả của việc lãnh đạo tốt và xây dựng đội ngũ tốt là làm việc theo nhóm.
Hoạt động xây dựng đội bao gồm các nhiệm vụ (thiết lập mục tiêu, xác định và thương lượng các vai trò và thủ tục) và quy trình (hành vi giữa các cá nhân với sự nhấn mạnh vào giao tiếp, quản lý xung đột, động lực và khả năng lãnh đạo). Phát triển một môi trường nhóm liên quan đến việc xử lý các vấn đề của nhóm dự án và thảo luận về các vấn đề này là vấn đề nhóm mà không đổ lỗi cho các cá nhân. Xây dựng nhóm có thể được tăng cường hơn nữa bằng cách thu được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý cấp cao, khuyến khích cam kết của thành viên nhóm, giới thiệu phần thưởng phù hợp, nhận thức và đạo đức, tạo ra một bản sắc nhóm, quản lý các xung đột hiệu quả, thúc đẩy sự tin tưởng và giao tiếp cởi mở giữa các thành viên trong nhóm và cung cấp khả năng lãnh đạo.
Trong khi xây dựng nhóm là điều nhất định phải có trong phần đầu và cuối của một dự án, nó còn là một quá trình liên tục tiếp diễn. Những thay đổi trong một môi trường dự án là không thể tránh khỏi. Để quản lý những thay đổi này một cách hiệu quả, nỗ lực xây dựng đội được tiếp tục và làm mới liên tục là rất cần thiết. Kết quả của việc xây dựng nhóm bao gồm sự tin tưởng lẫn nhau, trao đổi thông tin chất lượng cao, ra quyết định tốt hơn và kiểm soát dự án hiệu quả.
126
3. Động lực
Các nhóm dự án bao gồm các thành viên trong nhóm với nhiều nền tảng, kỳ vọng và mục tiêu cá nhân khác nhau. Thành công chung của dự án phụ thuộc vào cam kết của nhóm dự án, trực tiếp liên quan đến mức độ động lực của họ.
Thúc đẩy trong một môi trường dự án liên quan đến việc tạo ra một môi trường để đáp ứng các mục tiêu của dự án trong khi cung cấp sự tự hài lòng tối đa liên quan đến những gì mọi người coi trọng nhất. Những giá trị này có thể bao gồm sự hài lòng công việc, công việc đầy thử thách, cảm giác hoàn thành, thành tích và tăng trưởng, bồi thường tài chính đầy đủ, và các phần thưởng và công nhận khác mà cá nhân coi là cần thiết và quan trọng.
4. Giao tiếp
Truyền thông đã được xác định là một trong những lý do lớn nhất cho sự thành công hay thất bại của dự án. Giao tiếp hiệu quả trong nhóm dự án và giữa người quản trị dự án, các thành viên trong nhóm và tất cả các bên liên quan bên ngoài là điều cần thiết. Sự cởi mở trong giao tiếp là một cánh cửa cho tinh thần đồng đội và hiệu suất làm việc cao. Nó cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm dự án và tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau.
Để giao tiếp hiệu quả, người quản trị dự án nên nhận thức được phong cách giao tiếp của các bên, vấn đề văn hóa, mối quan hệ, tính cách và bối cảnh tổng thể của tình huống. Nhận thức được về các yếu tố này dẫn đến sự hiểu biết lẫn nhau và do đó dẫn tới giao tiếp hiệu quả. Người quản trị dự án cần xác định các kênh truyền thông khác nhau, hiểu thông tin nào họ cần cung cấp, thông tin gì họ cần phải nhận, và những kỹ năng giao tiếp nào sẽ giúp họ giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan của nhiều dự án khác nhau. Thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm để xác định kiểu giao tiếp của thành viên nhóm (ví dụ: ra chỉ thị, hợp tác, logic, thám hiểm, v.v.), cho phép các nhà quản lý lập kế hoạch truyền thông của họ với sự nhạy cảm thích hợp với các mối quan hệ và sự khác biệt về văn hóa.
Lắng nghe là một phần quan trọng trong giao tiếp. Kỹ thuật nghe, cả hai loại nghe tích cực và nghe hiệu quả đều cho người dùng những thông tin bên trong về các vấn đề về khu vực, thương lượng và chiến lược quản lý xung đột, ra quyết định và giải pháp cho vấn đề.