- Được dùng để so sánh năng suất làm việc thực tế với sự dự báo trước của dự án được ghi trong bản kế hoạch ban đầu.
9.2.2Họp tổng kết kết thúc dự án
CHƯƠNG 9: QUẢN LÝCHẤT LƯỢNG VÀKẾT THÚC DỰ ÁN Nội dung bao gồm các phần
9.2.2Họp tổng kết kết thúc dự án
Hay còn được gọi là buổi đưa ra những bài học rút ra từ dự án hay phân tích sau dự án, phân tích năng suất của dự án... Công việc này tập trung vào phân tích các quá trình thực hiện công việc, không tập trung vào phân tích người thực hiện công việc đó để đưa ra những bài học kinh nghiệm cho những dự án tương tự trong tương lai, chỉ ra những điểm cần lưu ý, cần thực hành thêm.... Quá trình này đầu tiên cần gửi thư điện tử đến các thành viên trong nhóm để tổ chức một buổi họp mặt, thứ hai là có thể sử dụng một biểu mẫu lấy ý kiến phản hồi của các thành viên. Việc lấy ý kiến này nhằm thu thập tất cả các dữ liệu liên quan như kích cỡ, số lượng các sản phẩm, những lần yêu cầu thay đổi, dữ liệu về thời gian và nhân công bỏ ra cho công việc của dự án. Công việc thứ ba là tiến hành buổi họp để thu thập dữ liệu và các phản hồi rồi trao đổi thảo luận với những thành viên trong nhóm. Công việc cuối cùng là tóm tắt lại nội dung buổi họp trong một báo cáo tổng kết rút kinh nghiệm cho dự án.
Việc tổng kết dự án dường như khá đơn giản nhưng trong nhiều trường hợp thì không phải vậy. Bởi vì một số vấn đề tiềm năng thường hay xảy ra như khách hàng có những thay đổi các yêu cầu của hệ thống vào lúc phần mềm sắp sửa kết thúc, thường là thêm một tính năng mới của hệ thống. Vấn đề hay xảy ra tranh cãi về việc nghiệm thu sản phẩm của khách hàng đối với đội dự án là vấn đề thứ hai thường xảy ra. Thông thường đây là lỗi của việc phiên dịch sai hoặc thiếu những yêu cầu của khách hàng với các thành viên trong đội dự án. Một vấn đề nữa là khó giữ động cơ thúc đẩy cho toàn đội làm việc với hiệu suất cao trong giai đoạn cuối này. Và vấn đề cuối cùng là khó khăn chuyển đổi sang giai đoạn bảo trì bảo dưỡng hệ thống.
Các tiêu chí để xác định sự thành công của một dự án gồm 3 tiêu chí chính
+ Dự án được thực hiện đúng theo tiến độ, hoàn thành đúng thời hạn yêu cầu của khách hàng. Để thực hiện được điều đó đội dự án cần thực hiện tốt các công việc lập kế hoạch, ước lượng, và kiểm soát việc thực thi các công việc trong hệ thống.
+ Dự án được thực hiện với chi phí trong phạm vi ngân sách cho phép. Một lần nữa để đạt được tiêu chí này, các công việc lập kế hoạch, ước lượng và kiểm soát cần được thực hiện tốt.
+ Tuân thủ theo đúng yêu cầu của khách hàng. Để đạt được tiêu chí này đội dự án phải ý thức được tầm quan trọng về yêu cầu của bài toán (hệ thống) mà cả đội đang phát triển. Tìm hiểu kỹ và nhận thức tốt những khái niệm và những thỏa thuận quan trọng.
Để dự án thành công, giám đốc dự án cần nắm được những điểm mấu chốt sau:
+ Học cách nói “không”, thường xuyên nói “không” vào những lúc cần thiết, nhưng với thái độ lịch sự mà cứng rắn.
119
+ Nhận thức giá trị của các phiên bản trung gian trong quá trình phát triển dự án. Tận dụng các kết quả và dùng chúng (nếu có thể) trong những pha phát triển tiếp theo.
+ Luôn có nhiều phương pháp để phòng tránh rủi ro khi cần thiết.
+ Luôn nắm được yêu cầu của bài toán (hệ thống đang xây dựng) một cách chặt chẽ và tập trung + Thực hiện xem xét một dự án tại một mốc thời gian
+ Nên giải quyết mọi công việc theo một cách càng đơn giản càng tốt nhưng không nên quá đơn giản mà hỏng chuyện
+ Phân nhỏ các công việc hay yêu cầu ra để dễ giải quyết.
+ Đối với thái độ xử lý các công việc trong toàn bộ quá trình phát triển dự án: không nên quá nghiêm khắc với các thành viên trong đội, cũng không nên đưa ra quá nhiều giải pháp và tiến hành chúng một cách quá cặn kẽ vì người ta thường nói rằng “quá nhiều thuốc sẽ giết chết bệnh nhân”. + Điều hành và quản lý đội dự án nên ở trạng thái cân bằng là quan trọng nhất, đừng quá lộn xộn và cũng đừng quá quy củ, công thức.
Theo thống kê, tỉ lệ thành công của các dự án trong thực tế được phân chia theo các ngành, theo kích cỡ. Nếu phân chia theo các ngành thì dự án cho ngành bán buôn là có tỉ lệ thành công cao nhất, vì nhìn chung những dự án này được kiểm soát về chi phí rất chặt chẽ, các dự án cho chính phủ có tỉ lệ ít thành công nhất bởi vì sự kiểm soát về chi phí rất lỏng lẻo. Nếu phân chia các dự án theo kích cỡ thì những dự án càng nhỏ có tỉ lệ thành công càng cao bởi vì những dự án này càng nhỏ thì càng dễ quản lý chi phí, thời gian thực hiện và nhân lực làm việc của đội.
120
PHỤ LỤC SỐ 1: TÓM TẮT CÁC LĨNH VỰC TRI THỨC CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN