- Được dùng để so sánh năng suất làm việc thực tế với sự dự báo trước của dự án được ghi trong bản kế hoạch ban đầu.
7.Nhận thức về chính trị và văn hóa
Chính trị của tổ chức là không thể tránh khỏi trong môi trường dự án do sự đa dạng về các chuẩn mực, nguồn gốc và kỳ vọng của những người liên quan đến một dự án. Việc sử dụng khéo léo chính trị và quyền lực giúp người quản trị dự án thành công. Ngược lại, bỏ qua hoặc né tránh chính trị dự án và sử dụng quyền lực không phù hợp dẫn đến những khó khăn trong quản lý dự án. Ngày nay các nhà quản trị dự án hoạt động trong môi trường toàn cầu và nhiều dự án tồn tại trong môi trường có sự đa dạng văn hóa. Bằng cách hiểu và tận dụng sự khác biệt về văn hóa, nhóm quản trị dự án là có nhiều khả năng tạo ra một môi trường tin tưởng lẫn nhau và bầu không khí cùng có lợi (win/win). Sự khác biệt văn hóa có thể là bản chất của cá nhân và doanh nghiệp và có thể liên quan đến cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài. Một cách hiệu quả cách để quản lý
128
sự đa dạng văn hóa này là thông qua việc tìm hiểu các thành viên khác nhau trong đội và sử dụng một bản kế hoạch truyền thông tốt như một phần của kế hoạch dự án tổng thể.
Văn hóa ở cấp độ hành vi bao gồm những hành vi và kỳ vọng xảy ra độc lập với địa lý, di sản đạo đức, hoặc ngôn ngữ phổ biến và khác biệt. Văn hóa có thể tác động đến tốc độ làm việc, quy trình ra quyết định và hành động tự phát mà không có kế hoạch phù hợp. Điều này có thể dẫn đến xung đột và căng thẳng ở một số tổ chức, do đó ảnh hưởng đến hiệu suất của các nhà quản trị dự án và đội dự án.
8. Đàm phán
Đàm phán là một chiến lược trao đổi với các bên liên quan có sự chia sẻ hoặc đối đầu về lợi ích nhằm mục đích thỏa hiệp hoặc đạt được một thỏa thuận. Đàm phán là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án và nếu thực hiện tốt, tăng xác suất thành công của dự án. Các kỹ năng và hành vi sau rất hữu ích cho việc thương lượng thành công:
• Phân tích tình hình.
• Phân biệt giữa mong muốn và nhu cầu - cả của họ và của bạn. • Tập trung vào các sở thích và vấn đề hơn là vào các vị trí. • Yêu cầu cao và cung cấp thấp, nhưng phải thực tế.
• Khi bạn nhượng bộ, hãy hành động như thể bạn đang mang lại một cái gì đó có giá trị, không chỉ nhượng bộ.
• Luôn đảm bảo cả hai bên cảm thấy như thể họ đã thắng. Đây là thương lượng cả hai giành chiến thắng. Không bao giờ để cho cảm giác để lại bên kia như thể anh ta hoặc cô ta đã có lợi thế. • Làm tốt công việc nghe và thể hiện hiểu. PTIT
129