4.1.1. Quy chế kiểm soát chung
4.1.1.1. Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự toán đến xây dựng công trình
Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công trình, lập dự toán.
Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc công trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và mái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xây dựng công trình.
Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft. Vì chủ doanh nghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chếđược những rủi ro trong quá trình lập dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư, đơn giá nhân công; không có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh nghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do sự chủ quan.
24
4.1.1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công trình
Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết kế, thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được cung cấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại máy thi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không quan tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ thiếu cửa ra vào, tính sai kích thước cột nhà…
Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối với khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung. Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các công trình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ doanh nghiệp thực hiện việc này.
Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn thành, luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ dụng cụ, giá thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh nghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn đểđược mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp.
Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí theo dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không phân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa có biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp.
Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ
TRẢ LỜI
CÂU HỎI
CÓ KHÔNG
A. KIỂM SOÁT CHUNG:
1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? √
2. Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực
tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không? √ 3. Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực
25 4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho
từng công trình không? √
5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không? √ 4.1.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉđược sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dựđoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư. Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng hệ thống kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn. Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, công trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn trước. Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng. Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng.
Khi vật tưđược giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận đã nhận vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng. Các đội trưởng chỉ báo lại số lượng, chất lượng vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu có thể) vào mỗi cuối tuần. Do đó, có thể dẫn đến việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…
Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khi nào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định. Đối với các nhà cung cấp hợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanh toán một lần.
26 Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khi nhận hàng hoặc thanh toán hàng tuần. Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn là tập hợp tất cả nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau. Hiện tại, doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người bán. Mặt khác, kế toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thời ghi nhận số lượng, đơn giá tại thời điểm mua vật tư vào hệ thống sổ sách, việc này có thể dẫn đến những sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên. Sự thiếu quan tâm đến việc ghi chép sổ sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vì không thể nhớ chính xác về số lượng và giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho cùng một lần mua hàng…
Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng có còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chất lượng của công trình. Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sử dụng có thể gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhân vừa làm phát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…
Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vật liệu như cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanh nghiệp không thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế. Chủ doanh nghiệp, các đội trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựa vào kinh nghiệm của mình để biết được hạng mục công trình này cần những loại vật tư nào, khối lượng bao nhiêu. Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế thì chỉđược tập hợp khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khối lượng và đơn giá của vật tưđã mua.
Mặt khác, do không có hệ thống nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do đó môi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu như cát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu do con người gây ra. Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyên vật liệu này. Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thể lớn hơn so với dự toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
4.1.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Đặc điểm chi phí nhân công của doanh nghiệp xây lắp là có số lượng lao động không ổn định mà thay đổi tùy theo khối lượng công việc nhận thầu của doanh nghiệp.
Sơđồ 4.1: quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Hợp đồng làm thuê (Bước 1) Bảng chấm công (2) 27 (2) Phiếu tạm ứng, sổ cái TK 141 Bảng thanh toán tiền lương chi tiết, sổ
Trong quá trình trên, do các đội trưởng được ủy quyền thực hiện việc tuyển chọn công nhân và lập bảng chấm công (bước 1) nên dễ dẫn đến việc các đội trưởng kê khống số lượng lao động để hưởng phần tiền chênh lệch của công nhân ảo hoặc thanh toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc. Hoặc lao động được tuyển vào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận…
(4) (3)
Bảng phân bổ CPNCTT
Thanh toán tiền lương, phụ cấp…cho công nhân
(5) (6) Sổ chi tiết CPSXKD – TK 622, 154 Chứng từ ghi sổ (7) Sổ cái TK 622
28 Chủ doanh nghiệp là người quyết định chung vềđơn giá tiền lương theo ngày của công nhân trực tiếp xây dựng. Đối với những công trình mà doanh nghiệp thực hiện giao khoán về chi phí nhân công trực tiếp thì đơn giá tiền lương do các đội trưởng tự quy định nhưng không được cao hơn đơn giá theo quy định chung của doanh nghiệp. Đơn giá tiền lương theo ngày của công nhân bao gồm: tiền lương chính/1 ngày công, lương phụ/1 ngày công, các khoản phụ cấp/1 ngày công…Doanh nghiệp luôn cập nhật kịp thời mức lương cơ bản theo qui định của nhà nước, và mức lương của các doanh nghiệp xây dựng khác để có sựđiều chỉnh mức lương hợp lý, vừa thu hút nhân lực vừa không gây lãng phí vô ích.
Kế toán dựa vào những chứng từ liên quan đến CPNCTT để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán acsoft để tạo thành: bảng thanh toán lương (bước 2); bảng phân bổ CPNCTT theo doanh thu (bước 3); chứng từ ghi sổ (bước 5); sổ chi tiết CPSXKD – TK 622, 154 (bước 6); sổ cái TK 622 (bước 7). Do chủ doanh nghiệp không kiểm tra quá trình nhập dữ liệu nên có thể xảy ra sai sót do kế toán nhập sai mức lương giữa các chức vụ như: công nhân, đội phó, đội trưởng. Hoặc kế toán nhập sai dữ liệu về số ngày công thực tế.
Chủ doanh nghiệp khoán về chi phí nhân công trực tiếp cho các đội trưởng. Hàng tuần, dựa vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công do các đội trưởng lập và bảng thanh toán tiền lương do kế toán lập, chủ doanh nghiệp yêu cầu thủ quỹ lập phiếu chi với nội dung chi khoản tiền tạm ứng (hạch toán vào TK 141). Và chủ doanh nghiệp trực tiếp đưa số tiền tạm ứng này cho đội trưởng để chi trả tiền lương cho công nhân (bước 4) nhưng tổng số tiền tối đa đội trưởng được tạm ứng trong suốt quá trình thi công không được vượt quá 90% giá trị CPNCTT trong bảng dự toán. Và đó cũng là tổng giá trị chi phí nhân công thực tế mà doanh nghiệp trả cho đội trưởng sau khi công trình hoàn thành. Nếu CPNCTT thực tế lớn hơn 90% tổng CPNCTT theo dự toán thì đội trưởng là người chịu trách nhiệm thanh toán số tiền chênh lệch tăng đó. Ngược lại, tổng giá trị quyết toán lớn hơn số tiền tạm ứng thì số chênh lệch này đội trưởng sẽ được hưởng. Hình thức khoán CPNCTT sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động, giảm chi phí xây lắp, mặt khác còn nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức phấn đấu nâng cao tay nghề, trình độ của mỗi công nhân.
Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị các thiết bị bảo hộ lao động như nón bảo hộ, găng tay, khẩu trang…Các thiết bị này cũng luôn được kiểm tra về chất lượng, số lượng. Vì doanh nghiệp luôn ý thức được những rủi ro tai nạn có thể xảy ra cho công nhân làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân từ đó có thể gây chậm trễ trong việc thi công xây lắp.
Tuy nhiên, trong quá trình thi công việc giám sát quá trình làm việc của công nhân không chặt chẽ, hợp lý sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng từng công đoạn thi công. Điều này làm phát sinh thêm CPNVLTT vì phải phá bỏ làm lại các công đoạn không đảm bảo về tiêu chuẩn chất lượng.
29
4.1.4. Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Đối với chi phí sử dụng máy thi công, doanh nghiệp kết hợp cả 3 hình thức hoạt động: sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua, sử dụng máy thi công thuê ngoài và khoán gọn chi phí sử dụng máy thi công cho các đội thi công.
Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại doanh nghiệp
1. Máy móc, thiết bị thi công được đặt mua hoặc thuê bởi người không có thẩm quyền.
- Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định mua, thuê loại máy móc, thiết bị nào, giá cả bao nhiêu và của nhà sản xuất hoặc của nhà cung cấp dịch vụ cho thuê nào.
2. Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công.
- Chưa có biện pháp kiểm soát.
3. Các loại máy bị hư hỏng do tác động của môi trường: không khí ẩm, mưa, nắng…
- Có sử dụng các dụng cụ (bạt) che chắn một số máy móc nhỏ khi không vận hành (máy trộn bêtông, máy cắt gạch…) - Đối với máy móc lớn hơn sẽ được di