Đối với chi phí sử dụng máy thi công, doanh nghiệp kết hợp cả 3 hình thức hoạt động: sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua, sử dụng máy thi công thuê ngoài và khoán gọn chi phí sử dụng máy thi công cho các đội thi công.
Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại doanh nghiệp
1. Máy móc, thiết bị thi công được đặt mua hoặc thuê bởi người không có thẩm quyền.
- Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định mua, thuê loại máy móc, thiết bị nào, giá cả bao nhiêu và của nhà sản xuất hoặc của nhà cung cấp dịch vụ cho thuê nào.
2. Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công.
- Chưa có biện pháp kiểm soát.
3. Các loại máy bị hư hỏng do tác động của môi trường: không khí ẩm, mưa, nắng…
- Có sử dụng các dụng cụ (bạt) che chắn một số máy móc nhỏ khi không vận hành (máy trộn bêtông, máy cắt gạch…) - Đối với máy móc lớn hơn sẽ được di dời vào nơi có mái che khi không vận hành.
- Khi hoàn thành hạng mục công trình có sử dụng máy thi công, máy sẽ được đưa đi bảo trì, sửa chữa.
4. Sử dụng các loại máy móc có công nghệ lạc hậu.
- Doanh nghiệp thuê những đội thi công có máy móc ứng dụng công nghệ tiên tiến hơn.
- Thuê những máy móc ứng dụng công nghệ mới.
5. Người đi thuê máy không am hiểu về kỹ thuật, cấu tạo các loại máy, giá thị trường của dịch vụ thuê máy…
6. Nhà cung cấp tăng giá sau khi đã cho
- Chủ doanh nghiệp là người trực tiếp xem xét, quyết định thuê các loại máy móc. Do đã có kinh nghiệm lâu năm trong ngành, đồng thời là người luôn
30 thuê máy do doanh nghiệp không lập hợp
đồng khi thuê vì nghĩ là chỗ quen biết không cần lập hợp đồng.
chịu khó tìm tòi, học hỏi để nâng cao sự hiểu biết của mình về các loại máy thi công.
- Trước khi quyết định thuê máy, chủ doanh nghiệp luôn so sánh giá cả của nhiều nhà cung cấp dịch vụ.
- Thuê các loại máy của nhiều nhà cung cấp khác nhau.
- Ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng.
7. Không ghi nhận được chi tiết CPSMTC: chi phí nhiên liệu sử dụng, chi phí nhân công vận hành máy… cho từng hạng mục công trình, từng công trình riêng lẻ vì một máy sử dụng cho rất nhiều hạng mục công trình, công trình. Doanh nghiệp chỉ phân bổ CPSDMTC dựa theo bảng dự toán ban đầu nên không quản lý được chi phí thực tế phát sinh.
- Chưa có biện pháp kiểm soát.
8. Không phân công nhân công vận hành máy riêng nên công nhân vận hành máy không có sự chuyên nghiệp.
- Chọn một số công nhân làm việc lâu năm, đã có am hiểu nhất định về máy móc, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi… để đào tạo nâng cao trình độ.
Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công
Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại doanh nghiệp
1. Trình độ của đội thi công thấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Đội thi công không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu.
3. Máy móc mà đội thi công sử dụng công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí
31 nhiên liệu sử dụng, ngày công của đội
thi công, ô nhiễm môi trường…
4. Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả thuê máy, chi phí nhân công vận hành máy…
Ö Nhìn chung, doanh nghiệp đã áp dụng được một số quy chế quản lý CPSDMTC thích hợp với quy mô của doanh nghiệp như thủ tục kiểm soát cho vấn đề công nhân vận hành máy không chuyên nghiệp, thủ tục vừa tránh lãng phí do tuyển thêm nhân công chỉ vận hành máy vừa nâng cao được trình độ cho công nhân, phát hiện và đào tạo nhân tài cho việc mở rộng quy mô của doanh nghiệp…
Bên cạnh đó, vẫn chưa quản lý được sai sót, gian lận trong việc sử dụng nhiên liệu chạy máy; chưa chú trọng đến việc ghi nhận kịp thời, chi tiết những chi phí phát sinh liên quan đến việc vận hành máy móc thiết bị thi công cũng như chưa có phương pháp kiểm tra chất lượng của đội thi công, chất lượng của máy thi công đối với trường hợp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công. Tuy hình thức khoán gọn CPSDMTC nâng cao tinh thần làm việc của công nhân nhưng những rủi ro trên kèm theo việc thuê máy móc, thuê đội thi công giá cao hơn so với dự toán hoặc việc quản lý, bảo quản các loại máy móc không tốt cũng sẽ đẩy chi phí sử dụng máy thi công thực tế lên cao làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm.