Vì yêu cầu hiệu quả của HTKS, DN không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm. Đối với doanh nghiệp xây dựng thì khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn nhất.
Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
A. Quá trình mua NVL – thanh toán
1. Nguyên vật liệu mua không đúng số lượng và chất lượng theo yêu cầu.
2. Đội trưởng thông đồng với nhà cung cấp để kê khống số lượng vật tư mua, đặt mua những vật tư sử dụng cho mục đích cá nhân hay để hưởng chiết khấu… 3. Chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng bị thất lạc.
4. Nhà cung cấp phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho một lần mua hàng.
5. Nhân viên kế toán không có điều kiện ghi nhận kịp thời thông tin liên quan đến việc mua vật tư.
6. Kế toán viên thông đồng với nhà cung cấp để kê khống khối lượng, đơn giá của hàng mua.
- Doanh nghiệp nên ban hành mẫu đơn đặt hàng và đánh số trước để sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp, không đặt hàng bằng miệng nhằm tránh những đơn đặt hàng giả mạo. Đơn đặt hàng có ít nhất 3 liên: 1 liên giao cho người bán hàng, 1 liên do đội trưởng giữ và liên còn lại lưu tại trụ sở của doanh nghiệp theo 3 hệ thống: hệ thống đơn đặt hàng chưa thực hiện, hệ thống đơn đặt hàng đã thực hiện và hệ thống đơn đặt hàng bị hủy. - Nhân viên kỹ thuật được phân công giám sát công trình sẽ có trách nhiệm nhận và kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng.
- Chủ doanh nghiệp trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra việc nhận hàng của các đội trưởng tại 1 hay 1 vài công trình.
- Yêu cầu nhà cung cấp lập ít nhất 2 liên giấy xác nhận đã giao hàng đúng số lượng và chất lượng theo mẫu của người bán và có chữ ký của người nhận hàng. 1 liên giao cho đội trưởng, 1 liên gửi cho chủ doanh nghiệp và phần còn lại của
41 giấy xác nhận được nhà cung cấp lưu. - Khi thanh toán tiền cho người bán nên lập phiếu chi đã được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng.
- Sử dụng túi hồ sơ, hộp, tủ… để lưu trữ các chứng từ như giấy xác nhận đã giao hàng của người bán, đơn đặt hàng…, các dụng cụ này được đặt tại văn phòng và công trình để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp. - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao sự hiểu biết trong lĩnh vực kế toán để vừa có thể kiểm tra và thay thế kế toán viên trong việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
7. Công nhân phải ngừng làm việc do vật tư tại công trình đã sử dụng hết nhưng vật tưđặt mua chưa được giao.
- Doanh nghiệp cần tính toán khối lượng vật tư còn lại khoản bao nhiêu thì đặt hàng dựa trên kinh nghiệm từ những lần đặt hàng trước và khoản cách từ kho của người bán đến công trình. Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất thoát do tồn trữ quá mức cần thiết và qui định rõ trong văn bản.
- Thỏa thuận và ký hợp đồng với người bán qui định về khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải được đưa đến công trình nếu không đúng theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm do không có vật tư.
B. Quá trình sử dụng và bảo quản NVL
8. CPNVLTT thực tế phát sinh không được tập hợp riêng cho từng công trình do các hóa đơn của người bán phát hành chỉ tổng hợp toàn bộ khối lượng, giá trị vật tư mua từ khi bắt đầu mua hàng đến thời điểm thanh toán.
-Sử dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi… lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận đã giao hàng, hóa đơn của người bán…theo từng công trình riêng. Tên công trình được viết, dán ngoài túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn. Căn cứ vào những chứng từ này để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn của người bán và tiến hành
42 phân bổ chi phí thực tế phát sinh cho từng công trình.
9. NVL xuất sử dụng không đảm bảo chất lượng do bảo quản không tốt.
-Trước khi đưa vào sử dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng và chất lượng của vật tư.
-Vật tư nên để tập trung trong một khu vực nhất định để dễ dàng sử dụng dụng cụ để che chắn khi không sử dụng như những tấm bạt kích thước phù hợp với các loại vật tư.
10. Thất thoát NVL trong quá trình bảo quản do bị mất cắp.
-Lựa chọn và phân công những công nhân có đạo đức tốt thay phiên nhau tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL.
-Sử dụng thêm chó để canh giữ vật tư. -Vật tư để tập trung trong một khu vực nhất định cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra.
11. Không phát hiện kịp thời những biến động bất thường của CPNVLTT.
-Cần qui định rõ bằng văn bản yêu cầu nhân viên, công nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp ngay khi phát hiện chi phí tăng đột ngột hoặc số lượng vượt mức dự đoán quá cao hay số lượng lớn vật tư có chất lượng kém dù đã được che chắn bảo quản thích hợp…
12. Chưa có những biện pháp để phát hiện CPNVLTT thực tế có sát với dự toán không.
-Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh giữa số lượng vật tư mua về và khối lượng hạng mục công trình được hoàn thành.