Chi phí chung đối với doanh nghiệp xây dựng bao gồm nhiều loại: chi phí công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình thi công; chi phí lương cho các đội trưởng, chi phí giao tiếp (chi phí tiếp khách)… nên rất khó phân bổ và kiểm soát.
Theo dự toán, chi phí chung được tính theo tỷ lệ nhất định của chi phí nhân công trực tiếp. Nhưng thực tế, chi phí chung được tập hợp thông qua các chứng từ liên quan như phiếu chi, hóa đơn…và phản ánh vào tài khoản 627 (thực tế), sau đó được phân bổ cho mỗi công trình theo tỷ lệ doanh thu của các công trình. Do đó, nếu công tác tổ chức quản lý không chặt chẽ hoặc lập dự toán chưa sát với thực tế sẽ có sự chênh lệch lớn giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế.
Đồng thời, do đặc điểm của sản phẩm xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết, môi trường sbên ngoài nên thời gian hoàn thành công trình thường bị kéo dài so với dự kiến làm phát sinh thêm chi phí quản lý công trình, chi phí bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…
Mặt khác, doanh nghiệp chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí chung thực tế phát sinh với dự toán nên không phát hiện được các nhân tốảnh hưởng làm tăng chi phí này đểđưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp.
32
4.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
Hiện tại, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm: phần mềm lập dự toán xây dựng hitosoft, phần mềm kế toán acsoft và chương trình autocard dùng để vẽ các bản thiết kế xây dựng. Do bộ phận quản lý doanh nghiệp chỉ có ít người nên chỉ sử dụng một máy tính cho việc thiết kế xây dựng, lập dự toán xây dựng và nhập dữ liệu kế toán đầu vào, cung cấp thông tin đầu ra. Nhưng doanh nghiệp chưa áp dụng nhiều hoạt động kiểm soát từ kiểm soát chung cho đến kiểm soát ứng dụng.