Công việc thiết kế sẽ do nhân viên kỹ thuật phụ trách dưới sự giám sát, chỉ đạo và kiểm tra của chủ doanh nghiệp.
Trong khi, quá trình lập dự toán xây dựng hoàn toàn do chủ doanh nghiệp đích thân thực hiện từ khâu tính toán dữ liệu đầu vào như giá và khối lượng vật tư, số lượng và giá nhân công…; nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính.
Còn quá trình xử lý dữ liệu do phần mềm thực hiện nhưng chủ doanh nghiệp không thể kiểm soát được mà hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ của người viết phần mềm dự toán này. Nếu phần mềm được viết chính xác thì quá trình xử lý cho ra kết quả phù hợp với thực tế và ngược lại sẽ cho ra kết quả sai, gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong và cho kết quả cuối cùng là bảng dự toán hoàn chỉnh bao gồm thông tin: tổng giá trị vật tư sử dụng, tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dự kiến, tổng chi phí nhân công trực tiếp dự kiến…Chủ doanh nghiệp cũng là người kiểm tra lại các thông tin này, nếu phát hiện sai sót sẽ chỉnh sửa lại dữ liệu đầu vào. Nhưng do việc nhập dữ liệu đầu vào và việc kiểm tra thông tin đầu ra do cùng một người thực hiện nên khả năng sai sót xảy ra rất cao xuất phát từ sự chủ quan, hay do quá trình lập dự toán diễn ra trong thời gian dài gây mệt mỏi cho chủ doanh nghiệp, hoặc bảng dự toán quá nhiều không thể kiểm tra hết…
Đối với các thông tin về kế toán, cũng chỉ do một mình kế toán viên thực hiện việc tập hợp dữ liệu đầu vào, nhập liệu và chờ hệ thống máy tính xử lý, cuối cùng nhân viên kế toán cũng là người kiểm tra thông tin đầu ra. Việc tập hợp dữ liệu, nhập liệu và kiểm tra thông tin kế toán đều được thực hiện mà không có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền. Tuy chủ doanh nghiệp là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như thanh toán tiền mua hàng, nộp thuế, phí nhưng nếu khối lượng dữ liệu đầu vào quá nhiều, các chứng từ ghi nhận không rõ ràng…sẽ gây khó khăn cho kế toán viên trong việc kiểm tra và nhập dữ liệu đầu vào. Điều đó đưa đến những sai sót trong các báo cáo tài chính hoặc kế toán có thể thông đồng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu để kê khống số lượng, đơn giá của vật tưđã mua trong kỳđể hưởng phần chênh lệch. Kế toán còn có khả năng thông đồng với các đội trưởng trong việc nhập liệu số lượng lao động để hưởng số tiền của công nhân không có thật… đều đem lại thiệt hại cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên quá trình kiểm soát chi phí của doanh nghiệp cũng có sự hỗ trợ của các phần mềm tin học trên. Trong quá trình nhập dữ liệu, phần mềm cũng được cài đặt sẵn chương trình kiểm tra sự hợp lý, thích hợp của dữ liệu như: phần mềm hitosoft sẽđưa ra báo lỗi khi mã công đoạn không có trong danh mục công đoạn xây dựng đã lập trình sẵn. Ngoài ra, các phần mềm cũng cài đặt sẵn kiểm tra về số lượng tính toán như chi phí chung được phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ doanh thu của công trình đó, tỷ lệ do doanh nghiệp quy định và nhập vào hệ thống qua bàn phím, phần mềm sẽ tựđộng nhân tỷ lệ này với doanh thu và cho ra kết quả cuối cùng.
34