Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
1. Bản vẽ thiết kế và bảng dự toán công trình không chính xác do việc nhập dữ liệu sai sót.
- Trường hợp bản vẽ thiết kế hoặc bảng dự toán hoặc cả 2 do chủ đầu tưđưa ra => doanh nghiệp phân công 2 người cụ thể là chủ doanh nghiệp và 1 nhân viên kỹ thuật kiểm tra, so sánh giữa bản vẽ kiến trúc với bản vẽ kết cấu, giữa bảng dự toán và các bản vẽ. Sau đó, sẽđề nghị chủ đầu tư cho lập bản vẽ, bảng dự toán khác ngay khi phát hiện sai sót.
- Bản vẽ hoặc bảng dự toán hoặc cả 2 do chính doanh nghiệp lập: 1 nhân viên kỹ thuật vẽ, chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật còn lại sẽ là người kiểm tra và điều chỉnh khi có sai sót.
- Ban hành thành văn bản các qui định trên.
2. Không theo dõi và phát hiện kịp thời sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế nên không chủ động trong việc cắt giảm chi phí xây lắp.
- Ban hành văn bản qui định bắt buộc người giám sát hàng ngày phải kiểm tra tổng hợp lại số lượng nguyên vật liệu mua vào, số lượng lao động sử dụng, khối lượng công việc hoàn thành và báo cáo cho chủ doanh nghiệp định kỳ vào mỗi cuối tuần hoặc khi có phát sinh chi phí bất thường.
39 các báo cáo phân tích chi phí phát sinh thực tế để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng và tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí. Từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp tiếp theo.
3. Xây dựng công trình không kịp tiến độ bàn giao.
4. Công trình không đúng yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật.
- Phân công 1 nhân viên kỹ thuật giám sát công trình cùng với đội trưởng nhằm tăng cường giám sát, đốc thúc công nhân làm việc. Thường xuyên kiểm tra chất lượng của từng công đoạn khi vừa hoàn thành nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai sót.
- Thực hiện chế độ khoán từng hạng mục công trình cho các đội thi công chuyên về hạng mục đó chứ không chỉ khoán CPNCTT để nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đội trưởng.
5. Trình độ nhân viên không đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Đối với những nhân viên, công nhân đang làm việc cho doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức những khóa học để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho họ.
- Ban hành chính sách khen thưởng cho những nhân viên, công nhân có tiến bộ trong quá trình làm việc.
- Tạo thành 2 nhóm làm việc: 1 nhóm sẽ được tiếp tục đào tạo gồm những người tích cực, có những ý kiến sáng tạo… phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và một nhóm có khả năng bị sa thải do không hoàn thành nhiệm vụ được giao, không tích cực trong công việc… với khoản thời gian nhất định. - Trước khi tuyển dụng nhân viên, cần yêu cầu làm 1 vài công việc để kiểm tra trình độ thực tế chứ không nên chỉ nhìn qua bằng cấp. Ngoài ra, tất cả các thủ tục kiểm soát nên được ban hành văn bản và dán ở văn phòng doanh nghiệp để nhân viên dễ đọc và áp dụng. Đối với công nhân ở công trường thì doanh nghiệp ủy quyền cho các đội trưởng hay người giám sát công trình truyền đạt những qui định đến công nhân. Đồng thời kèm theo những qui định về khen thưởng cho người thực hiện tốt các qui định, bắt bồi thường thiệt hại gây ra do không thực hiện theo
40 các qui định của doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, đội trưởng và người giám sát công trường phải là người công bằng, trung thực… luôn phải giám sát công việc của công nhân. Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật nên đột xuất đến kiểm tra quá trình làm việc của cảđội thi công.