4.5.1. Thuận lợi
- Doanh nghiệp đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng.
- Có đội ngũ nhân viên trẻ, siêng năng, nhiệt tình, năng động, có ý chí phấn đấu…Nhân viên kỹ thuật vừa am hiểu về thiết kế công trình, lập dự toán xây dựng công trình vừa có kiến thức cơ bản về các loại máy móc thi công.
- Tạo được uy tín với các nhà đầu tư, nhà cung cấp, công nhân nhân viên đã từng hợp tác với doanh nghiệp.
4.5.2. Khó khăn
- Xuất phát từ số vốn ban đầu không nhiều, chỉ là doanh nghiệp nhỏ nên gặp khó khăn trong quá trình huy động vốn kinh doanh, huy động tiền mặt.
- Từ năm 2005, giá cả thị trường nói chung và thị trường vật liệu xây dựng nói riêng liên tục biến động tăng. Tuy giá sắt thép hiện nay đã giảm nhưng tốc độ tăng lại nhanh hơn tốc độ giảm.
- Quá trình xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết, khí hậu nên dễ bị gián đoạn gây ứđọng vốn.
- Trình độ công nhân xây dựng của các đội nhìn chung còn thấp.
37
Tóm tắt
Qua nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh có thể thấy bên cạnh sự chủđộng trong kiểm soát của doanh nghiệp cũng còn nhiều hạn chế trong việc tìm hiểu và lựa chọn các biện pháp kiểm soát phù hợp với quy mô hiện tại, phương hướng phát triển trong tương lai của đơn vị. Để có thể đề nghị một số thủ tục kiểm soát thích hợp cho thực tiễn của doanh nghiệp, người nghiên cứu cũng tìm hiểu thêm về mục tiêu và định hướng phát triển của đơn vị.
38
CHƯƠNG 5
MỘT SỐĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY
LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH
Trên cơ sở nghiên cứu về mặt lý luận và phân tích tình hình thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. Cùng với việc tìm hiểu về phương hướng phát triển, những thuận lợi và khó khăn của đơn vị; bên cạnh những quy chế kiểm soát mà doanh nghiệp đã áp dụng, người nghiên cứu đề nghị một số các thủ tục kiểm soát như sau.
5.1. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp
5.1.1. Quy chế kiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp
Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
1. Bản vẽ thiết kế và bảng dự toán công trình không chính xác do việc nhập dữ liệu sai sót.
- Trường hợp bản vẽ thiết kế hoặc bảng dự toán hoặc cả 2 do chủ đầu tưđưa ra => doanh nghiệp phân công 2 người cụ thể là chủ doanh nghiệp và 1 nhân viên kỹ thuật kiểm tra, so sánh giữa bản vẽ kiến trúc với bản vẽ kết cấu, giữa bảng dự toán và các bản vẽ. Sau đó, sẽđề nghị chủ đầu tư cho lập bản vẽ, bảng dự toán khác ngay khi phát hiện sai sót.
- Bản vẽ hoặc bảng dự toán hoặc cả 2 do chính doanh nghiệp lập: 1 nhân viên kỹ thuật vẽ, chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật còn lại sẽ là người kiểm tra và điều chỉnh khi có sai sót.
- Ban hành thành văn bản các qui định trên.
2. Không theo dõi và phát hiện kịp thời sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế nên không chủ động trong việc cắt giảm chi phí xây lắp.
- Ban hành văn bản qui định bắt buộc người giám sát hàng ngày phải kiểm tra tổng hợp lại số lượng nguyên vật liệu mua vào, số lượng lao động sử dụng, khối lượng công việc hoàn thành và báo cáo cho chủ doanh nghiệp định kỳ vào mỗi cuối tuần hoặc khi có phát sinh chi phí bất thường.
39 các báo cáo phân tích chi phí phát sinh thực tế để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng và tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí. Từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp tiếp theo.
3. Xây dựng công trình không kịp tiến độ bàn giao.
4. Công trình không đúng yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật.
- Phân công 1 nhân viên kỹ thuật giám sát công trình cùng với đội trưởng nhằm tăng cường giám sát, đốc thúc công nhân làm việc. Thường xuyên kiểm tra chất lượng của từng công đoạn khi vừa hoàn thành nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai sót.
- Thực hiện chế độ khoán từng hạng mục công trình cho các đội thi công chuyên về hạng mục đó chứ không chỉ khoán CPNCTT để nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đội trưởng.
5. Trình độ nhân viên không đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Đối với những nhân viên, công nhân đang làm việc cho doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức những khóa học để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho họ.
- Ban hành chính sách khen thưởng cho những nhân viên, công nhân có tiến bộ trong quá trình làm việc.
- Tạo thành 2 nhóm làm việc: 1 nhóm sẽ được tiếp tục đào tạo gồm những người tích cực, có những ý kiến sáng tạo… phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và một nhóm có khả năng bị sa thải do không hoàn thành nhiệm vụ được giao, không tích cực trong công việc… với khoản thời gian nhất định. - Trước khi tuyển dụng nhân viên, cần yêu cầu làm 1 vài công việc để kiểm tra trình độ thực tế chứ không nên chỉ nhìn qua bằng cấp. Ngoài ra, tất cả các thủ tục kiểm soát nên được ban hành văn bản và dán ở văn phòng doanh nghiệp để nhân viên dễ đọc và áp dụng. Đối với công nhân ở công trường thì doanh nghiệp ủy quyền cho các đội trưởng hay người giám sát công trình truyền đạt những qui định đến công nhân. Đồng thời kèm theo những qui định về khen thưởng cho người thực hiện tốt các qui định, bắt bồi thường thiệt hại gây ra do không thực hiện theo
40 các qui định của doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, đội trưởng và người giám sát công trường phải là người công bằng, trung thực… luôn phải giám sát công việc của công nhân. Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật nên đột xuất đến kiểm tra quá trình làm việc của cảđội thi công.
5.1.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Vì yêu cầu hiệu quả của HTKS, DN không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm. Đối với doanh nghiệp xây dựng thì khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn nhất.
Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
A. Quá trình mua NVL – thanh toán
1. Nguyên vật liệu mua không đúng số lượng và chất lượng theo yêu cầu.
2. Đội trưởng thông đồng với nhà cung cấp để kê khống số lượng vật tư mua, đặt mua những vật tư sử dụng cho mục đích cá nhân hay để hưởng chiết khấu… 3. Chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng bị thất lạc.
4. Nhà cung cấp phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho một lần mua hàng.
5. Nhân viên kế toán không có điều kiện ghi nhận kịp thời thông tin liên quan đến việc mua vật tư.
6. Kế toán viên thông đồng với nhà cung cấp để kê khống khối lượng, đơn giá của hàng mua.
- Doanh nghiệp nên ban hành mẫu đơn đặt hàng và đánh số trước để sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp, không đặt hàng bằng miệng nhằm tránh những đơn đặt hàng giả mạo. Đơn đặt hàng có ít nhất 3 liên: 1 liên giao cho người bán hàng, 1 liên do đội trưởng giữ và liên còn lại lưu tại trụ sở của doanh nghiệp theo 3 hệ thống: hệ thống đơn đặt hàng chưa thực hiện, hệ thống đơn đặt hàng đã thực hiện và hệ thống đơn đặt hàng bị hủy. - Nhân viên kỹ thuật được phân công giám sát công trình sẽ có trách nhiệm nhận và kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng.
- Chủ doanh nghiệp trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra việc nhận hàng của các đội trưởng tại 1 hay 1 vài công trình.
- Yêu cầu nhà cung cấp lập ít nhất 2 liên giấy xác nhận đã giao hàng đúng số lượng và chất lượng theo mẫu của người bán và có chữ ký của người nhận hàng. 1 liên giao cho đội trưởng, 1 liên gửi cho chủ doanh nghiệp và phần còn lại của
41 giấy xác nhận được nhà cung cấp lưu. - Khi thanh toán tiền cho người bán nên lập phiếu chi đã được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng.
- Sử dụng túi hồ sơ, hộp, tủ… để lưu trữ các chứng từ như giấy xác nhận đã giao hàng của người bán, đơn đặt hàng…, các dụng cụ này được đặt tại văn phòng và công trình để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp. - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao sự hiểu biết trong lĩnh vực kế toán để vừa có thể kiểm tra và thay thế kế toán viên trong việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
7. Công nhân phải ngừng làm việc do vật tư tại công trình đã sử dụng hết nhưng vật tưđặt mua chưa được giao.
- Doanh nghiệp cần tính toán khối lượng vật tư còn lại khoản bao nhiêu thì đặt hàng dựa trên kinh nghiệm từ những lần đặt hàng trước và khoản cách từ kho của người bán đến công trình. Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất thoát do tồn trữ quá mức cần thiết và qui định rõ trong văn bản.
- Thỏa thuận và ký hợp đồng với người bán qui định về khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải được đưa đến công trình nếu không đúng theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm do không có vật tư.
B. Quá trình sử dụng và bảo quản NVL
8. CPNVLTT thực tế phát sinh không được tập hợp riêng cho từng công trình do các hóa đơn của người bán phát hành chỉ tổng hợp toàn bộ khối lượng, giá trị vật tư mua từ khi bắt đầu mua hàng đến thời điểm thanh toán.
-Sử dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi… lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận đã giao hàng, hóa đơn của người bán…theo từng công trình riêng. Tên công trình được viết, dán ngoài túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn. Căn cứ vào những chứng từ này để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn của người bán và tiến hành
42 phân bổ chi phí thực tế phát sinh cho từng công trình.
9. NVL xuất sử dụng không đảm bảo chất lượng do bảo quản không tốt.
-Trước khi đưa vào sử dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng và chất lượng của vật tư.
-Vật tư nên để tập trung trong một khu vực nhất định để dễ dàng sử dụng dụng cụ để che chắn khi không sử dụng như những tấm bạt kích thước phù hợp với các loại vật tư.
10. Thất thoát NVL trong quá trình bảo quản do bị mất cắp.
-Lựa chọn và phân công những công nhân có đạo đức tốt thay phiên nhau tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL.
-Sử dụng thêm chó để canh giữ vật tư. -Vật tư để tập trung trong một khu vực nhất định cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra.
11. Không phát hiện kịp thời những biến động bất thường của CPNVLTT.
-Cần qui định rõ bằng văn bản yêu cầu nhân viên, công nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp ngay khi phát hiện chi phí tăng đột ngột hoặc số lượng vượt mức dự đoán quá cao hay số lượng lớn vật tư có chất lượng kém dù đã được che chắn bảo quản thích hợp…
12. Chưa có những biện pháp để phát hiện CPNVLTT thực tế có sát với dự toán không.
-Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh giữa số lượng vật tư mua về và khối lượng hạng mục công trình được hoàn thành.
5.1.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
1. Đội trưởng kê khống số lượng nhân công để hưởng phần tiền lương của công nhân ảo.
2. Doanh nghiệp vẫn phải thanh toán
-Cần phân công người khác lập bảng chấm công. Có thể sử dụng người chịu trách nhiệm nhận nguyên vật liệu đã phân công đểđảm trách việc chấm công. Việc này vừa có thể kiểm tra người đội
43 lương cho công nhân đã nghỉ việc. trưởng vừa tiết kiệm chi phí do không
cần tuyển thêm người hoặc phân công người phụ trách riêng.
3. Lao động được tuyển vào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận.
4. Trình độ công nhân không đáp ứng yêu cầu của công việc làm kéo dài thời gian hoàn thành công trình, hạng mục công trình.
-Qui định khi tuyển dụng công nhân mới các đội trưởng phải báo lại cho chủ doanh nghiệp biết. Sau đó 1 hoặc 2 ngày, chủ doanh nghiệp hoặc trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên khác đến công trường kiểm tra quá trình làm việc của công nhân mới.
-Thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân tránh được sự lãng phí vật tư do trình độ tay nghề của công nhân thấp.
-Xây dựng các đội bao gồm những công nhân có tay nghề kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm. Và thường xuyên tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp.
- Các đội trưởng phải kiểm soát thời gian làm việc của công nhân, bố trí việc phù hợp với tay nghề của từng công nhân trong đội.
5.1.4. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
A. Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
1. Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công.
- Chỉ có đội trưởng hoặc người có thẩm quyền xét duyệt việc xuất kho nhiên liệu. - Những công nhân được lựa chọn tuần tra khu vực bảo quản NVL cũng phụ trách việc canh giữ, kiểm tra nhiên liệu chạy máy thi công.
44 nhưng bình, can… đạt tiêu chuẩn an toàn về chất lượng để tránh bị chảy nhiên liệu ra ngoài do vật chứa ngã đổ, hoặc không đủ tiêu chuẩn.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật chứa để sớm phát hiện tình trạng hư hỏng vừa tránh thất thoát nhiên liệu vừa giữ gìn môi trường và sự an toàn cho công trình.
2. Không phát hiện kịp thời sự biến động bất thường của CPSDMTC.
- Các đội trưởng phải ghi nhận lại số giờ máy chạy thực tế tại công trình mà mình phụ trách giám sát vào sổ theo dõi chi tiết số giờ máy chạy để làm căn cứ phân bổ chi phí nhân công vận hành máy cho từng công trình, hạng mục công trình.
- Căn cứ vào tiêu chuẩn tiêu hao nhiên