Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị
1. Công tác tổ chức quản lý công trường, công tác bố trí nhân sự không hợp lý có thể dẫn đến chồng chéo về các quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực.
- Với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không nhiều nhân viên. Doanh nghiệp có thể phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm công việc kiểm tra giám sát các đội thi công.
- Tại doanh nghiệp có sử dụng mạng internet nên có thể đăng ký cho nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kế toán học trực tuyến các khóa ngắn hạn nâng cao hiểu biết về cách giám sát, kiểm tra, quản lý công nhân(nếu có). Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thông qua internet.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng các thiết bị điện trước và trong khi sử dụng có đúng theo tiêu chuẩn nhằm đảm an toàn cho quá trình thi công và công trình gián tiếp kiểm soát chi phí chung phát sinh không cần thiết.
2. Không phát hiện được các nhân tốảnh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp và kịp thời.
- Hàng tuần cùng với việc tổng hợp, phân tích các khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp và kế toán viên phải tổng hợp và so sánh chi phí chung thực tế và chi phí chung dự toán của từng công trình. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán nếu có.
46
5.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 5.2.1. Hoạt động kiểm soát chung
Bên cạnh những thủ tục mà doanh nghiệp đã áp dụng, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả hơn doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sử dụng thêm một số thủ tục kiểm soát chung khác.
Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực thi khi phân chia các chức năng của hệ thống. Chủ doanh nghiệp cần tìm tòi học hỏi để nâng cao kiến thức trong lĩnh vực kế toán, công nghệ thông tin để thực hiện kiểm soát quá trình sử dụng, lưu trữ tài liệu của nhân viên.
Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép đòi hỏi mỗi khi nhân viên hay người sử dụng muốn truy cập vào các chương trình, hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính riêng hay những thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu. Danh sách tên đăng ký của người được phép sử dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời mọi sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp. Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sửa, xóa” cho từng nhân viên theo chức năng quản lý bằng cách sử dụng tên đăng ký và mật khẩu. Ví dụ như: nhân viên kế toán chỉđược cấp tên đăng ký, mật khẩu và sử dụng cho các chức năng xem, thêm mà không được phép sửa, xóa. Mật khẩu cần phải đảm bảo các yêu cầu: sử dụng nhiều ký tự, không sử dụng các thông tin thân quen, không ghi mật khẩu ra giấy, trên tập tin..., và thay đổi mật khẩu định kỳ.
Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình để theo dõi mọi trường hợp truy cập không đúng tên người sử dụng, nhập sai mật khẩu và đưa ra cảnh báo khi nhập sai tên người sử dụng, sai mật khẩu lặp đi lặp lại nhiều lần. Ngoài ra cũng cần sử dụng chương trình ghi nhận lại từng công việc đã thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ hệ thống và các tập tin mà nhân viên vận hành đã sử dụng.
Cần phải huấn luyện cho các nhân viên cách sử dụng, bảo quản thiết bị, phòng chống virus. Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên về sửa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi hệ thống và ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sửa chữa, phục hồi hệ thống thông tin ngay khi được thông báo sự cố xảy ra trong vòng 1 ngày…Không nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài. Vì sự quen thuộc giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm sẽ gây ra sự chủ quan trong việc kiểm soát, hoặc sự quen thuộc giữa nhân viên của doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm dễ dẫn đến sự thông đồng để lấy cắp dữ liệu trong hệ thống.
Đối với việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục như thay thế các thiết bịđã hết hạn sử dụng, giám sát việc sửa chữa thiết bị và cất thiết bị cách xa nơi sử dụng.
Để tạo các dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên hệ thống máy tính. Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền.
47 Tất cả các thủ tục trên cần được thiết lập thành tài liệu quản trị và truyền đạt cho nhân viên.
5.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng
Các hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng quá trình được nhập và xử lý chính xác và đầy đủ trong hệ thống máy tính.
Hoạt động kiểm soát dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào hệ thống được thực hiện nhờ sự kết hợp của các phần mềm và của chủ doanh nghiệp, nhân viên. Hoạt động này bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu. Phần mềm kế toán từ chối thiết lập các phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa được khai báo… nhằm đảm bảo về tính hiện hữu của nghiệp vụ. Trước khi dữ liệu được nhập liệu, chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp và tính hợp lý của dữ liệu.
Sau khi các dữ liệu đầu vào đảm bảo tính hiện hữu, tính thích hợp và tính hợp lý, việc kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các hoạt động xử lý. Các hoạt động kiểm soát có thể thực hiện trong bước này là sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt các dữ liệu không còn sử dụng; hệ thống tự động thông báo khi có các dấu hiệu bất thường trong quá trình xử lý; hàng tháng đối chiếu giữa sổ sách thực tế với trên máy, giữa tổng hợp và chi tiết, giữa tháng này và tháng trước…
Tóm tắt
Dựa vào những nghiên cứu về thực trạng vủa hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, người nghiên cứu đề nghị thêm một số biện pháp kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ việc đánh giá rủi ro cho thấy khả năng xảy ra các sai sót, gian lận đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp là cao hơn các khoản mục khác. Nên đề tài nghiên cứu tập trung đưa ra những thủ tục kiểm soát cho hai khoản mục chi phí này.
48
KẾT LUẬN
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng trên thị trường trong xu thế toàn cầu hóa. Đặc biệt, trong năm 2008 khủng hoảng kinh tế đã lan tỏa đến Việt Nam; đưa nền kinh tếđang phát triển của đất nước vào cuộc đối đầu với rất nhiều thử thách khắc nghiệt như lạm phát, thất nghiệp…. Với điều kiện như vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp nhỏ và vừa càng cần phải chủđộng, tích cực hoàn thiện mình để tồn tại và phát triển.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung thường gặp khó khăn trong vấn đề huy động vốn. Với số vốn ít ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất trong ngắn hạn để tăng doanh thu. Vì thế, để có được lợi nhuận, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chi phí có hiệu quả. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản như doanh nghiệp Nguyễn Danh càng gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí do quá trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá cả thị trường…thì càng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp.
Trên cơ sở lý luận và thực tế nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh; đề tài phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp có thể vướng phải. Đồng thời trình bày về những quy chế kiểm soát hiện tại đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Cuối cùng người nghiên cứu đề nghị thêm một số thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh những việc đã thực hiện được thì đề tài cũng còn một số hạn chế như sau:
-Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ luôn dựa trên việc dựđoán các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy ra. Nhưng người nghiên cứu đề tài không thể nào dự đoán hết được các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải nên hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có những hạn chế tiềm tàng vì không có những biện pháp kiểm soát cho các tình huống bất thường. Nhưđã trình bày ở trên hệ thống kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro.
-Hệ thống kiểm soát nội bộđược thiết kế và vận hành bởi con người. Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp.
-Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, do đó có thể có các rủi ro không được thiết kế các thủ tục kiểm soát vì chi phí vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát về chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp và người nghiên cứu cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Chủ doanh nghiệp không thể thiết lập hoặc chấp nhận
49 một thủ tục kiểm soát mà khi đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ hơn chi phí bỏ ra để thực hiện thủ tục đó.
-Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của môi trường kinh doanh có thể làm cho các thủ tục kiểm soát bị lỗi thời và không còn phù hợp nữa. Do đó, để có được hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm soát để có những biện pháp khắc phục cũng như hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp mình.
Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí xây dựng là sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhưng phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và phải là một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Nếu phương hướng của doanh nghiệp là mở rộng quy mô kinh doanh thì doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo về trình độ chuyên môn cũng như đạo đức cá nhân. Điều mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát. Đó là căn cứ quan trọng để thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
50
PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Dàn bài phỏng vấn (thảo luận tay đôi):
Xin chào Chú,
Tôi là Nguyễn Anh Thư, sinh viên khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang. Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tôi chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”, do đó những thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm nay rất quan trọng trong nghiên cứu của tôi. Chân thành cám ơn sự giúp đỡ của chú.
1. Công việc cụ thể của chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp là gì?
2. Doanh nghiệp có những giao dịch gì với ngân hàng?
3. Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với bao nhiêu nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó là những nhà cung cấp nào?
4. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị không? Nếu không, thì tại sao? Nếu có, hệ thống quản lý được tổ chức như thế nào?
5. Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho công nhân, nhân viên theo hình thức nào? 6. Doanh nghiệp sử dụng những loại máy móc, thiết bị thi công nào?
7. Loại máy móc nào được doanh nghiệp mua? Loại nào được thuê? 8. Doanh nghiệp có sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào? 9. Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không?
51
Phụ lục 02: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
trình chi phí xây lắp
Xin chào Ông/Bà, tên tôi là Nguyễn Anh Thư sinh viên lớp DH6KT1, khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang. Rất mong Ông/Bà dành ít phút để trả lời các câu hỏi nhỏ dưới đây. Mục đích chính của bản câu hỏi này là thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của Quí doanh nghiệp. Do vậy, hồi đáp nhiệt tình và trung thực của Ông/Bà là sựđóng góp rất quan trọng cho đề tài nghiên cứu. Chân thành cám ơn Ông/Bà!
BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRẢ LỜI
CÂU HỎI
CÓ KHÔNG
A. KIỂM SOÁT CHUNG:
1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? 2. Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực
tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không?
3. Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh không?
4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho từng công trình không?
5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không?
B. HỆ THỐNG THÔNG TIN:
6. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự toán, lập báo cáo tài chính không?
7. Có những chính sách và thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thông tin máy tính không?
8. Hệ thống có buộc khai báo tên người sử dụng, mật khẩu trước khi đăng nhập không?
9. Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống không?
10. Có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng được bảo mật và luôn được thay đổi hay không?
52 viên không?
12. Doanh nghiệp có quy định rõ ràng chính sách nhân sự có liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính và phần mềm không?
13. Có hạn chếđối tượng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý không?
14. Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa đối với từng nhân viên theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không?
15. Hệ thống có báo lỗi không khi: a) Nhập dữ liệu trùng lắp?
b) Kiểu dữ liệu không theo qui định của phần mềm? c) Trình tự nhập liệu về thời gian bịđảo lộn?
16. Chủ doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra quá trình nhập dữ liệu đầu vào của nhân viên không?
17. Có thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính không?