6. KẾT CẤU LUẬN VĂN
3.3.3. Giải pháp về cơ sở vật chất
Tăng cường cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật, máy móc thiết bị và công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác quản lý là một xu hướng tiến bộ ngày nay.
Hệ thống cơ sở vật chất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó là nguồn lực tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Khi nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì bên cạnh những vấn đề ta phải quan tâm là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức, thì mục tiêu cuối cùng luôn là làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh, hoàn thành tốt các nhiệm vụ đặt ra. Chính vì lý do đó sẽ thật thiếu xót nếu không đề cập đến vấn đề Tổ chức lao động khoa học trong doanh nghiệp.
Tổ chức lao động khoa học ở đây bao gồm: tổ chức hợp lý nơi làm việc, trang bị kỹ thuật phục vụ nơi làm việc, môi trường lao động, bầu không khí làm việc, thời gian làm việc và nghỉ ngơi.
Tổ chức lao động khoa học có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ giúp hoàn thiện người lao động, nâng cao năng suất lao động của bản thân người đó mà còn góp phần đảm bảo hiệu quả sản xuất chung của toàn doanh nghiệp. Ngày nay, với xu thế hiện đại hoá các doanh nghiệp cần phải tận dụng mọi cơ hội “đi tắt đón đầu” tranh thủ thành tựu khoa học kỹ thuật tạo lợi thế cạnh tranh. Do đó công nghệ hiện đại là lựa chọn hàng đầu để doanh nghiệp tạo ra lợi thế cho mình. Đồng nghĩa với đó là việc tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hay đó chính là trình độ hiện đại hoá của máy móc và công nghệ được ứng dụng trong quá trình quản lý.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy trụ sở của công ty có cơ sở vật chất tương đối đầy đủ. Từ phòng giám đốc đến các phòng ban chức năng đều được lắp đặt các thiết bị, các công cụ hiện đại hỗ trợ cho hoạt động quản lý như: máy vi tính, máy in, điều hoà nhiệt độ, điện thoại... đồng thời công ty cũng đã nối mạng giữa các máy tính trong nội bộ công ty tạo điều kiện rất thuận lợi cho lưu chuyển các hồ sơ, công văn, giấy tờ trong nội bộ. Về tiếng ồn cũng đã được bảo đảm không ảnh hưởng đến quá trình làm việc.
Trên cơ sở đó công ty cần biết cách phát huy và ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý nhằm tăng năng suất và tạo hiệu quả như việc ứng dụng các phần mềm quản lý tiên tiến phục vụ công tác quản trị nhân sự (như: PMSort, MS Office, QLNS 3.5, các phần mềm về kế toán, phần mềm phục vụ công tác làm hồ sơ...).
Do đặc điểm của công ty có địa bàn hoạt động rộng với các chi nhánh rải rác ở các tỉnh trong cả nước, vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống thông tin liên lạc thông suốt đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tin cậy và tiện lợi giữa giám đốc với các chi nhánh, kho bãi, văn phòng cũng như các cán bộ công nhân viên của công ty, và để đạt được mục tiêu đó thì cách thức tốt nhất và kinh tế nhất hiện nay đó là kết nối Internet. Việc kết nối này không chỉ phục vụ cho quá trình trao đổi thông tin,
truyền đạt mệnh lệnh, mà nó còn là một kênh quan trọng để tìm kiếm những thông tin phục vụ quá trình làm việc.
Thế nhưng để đạt được hiệu quả thiết thực công ty cần phải thực hiện hoạt động này song song và đồng bộ với việc đào tạo bồi dưỡng trình độc kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên bởi lẽ chỉ có thực hiện tốt công tác này thì công ty mới có thể tạo ra một đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, biết làm chủ khoa học công nghệ, và qua đó hoạt động đầu tư tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật, khoa học kỹ thuật, máy móc thiết bị và công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác quản lý mới thực sự có ý nghĩa và đạt hiệu quả cao.
Đầu tư tăng cường cơ sở vật chất đòi hỏi phải có sự đầu tư lớn vì vậy cũng cần phải có kế hoạch cân đối ngân sách một cách hợp lý để nhanh chóng tiếp cận được các thành tựu công nghệ, bên cạnh việc đầu tư mới cũng cần phải đầu tư nâng cấp những gì đã sẵn có. Trước mặt công ty nên tập trung đầu tư cải tiến nâng cấp hệ thống thông tin mạng nội bộ, đảm bảo thông tin được cấp nhật hàng ngày từ các phòng ban hỗ trợ cho công tác quản lý, đầu tư nâng cấp hệ thống máy vi tính văn phòng hiện đại mục tiêu trang bị mỗi cán bộ nhân viên quản lý/1 máy tính, đồng thời đầu tư trang bị hệ thống máy fax cùng với hệ thống mạng Internet ở tất cả các phòng ban và các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý.
KẾT LUẬN
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng, qua nghiên cứu và thực tế em nhận thấy công tác nghiên cứu và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty đã được sự quan tâm, cố gắng thực hiện và đã đạt được kết quả rất khả quan. Chính vai trò và vị thế trên thị trường hiện nay của công ty đã chứng minh điều đó.
Em đã cố gắng thể hiện nội dung chuyên đề “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” bằng nhiều phương pháp khác nhau và gắn những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức được trang bị ở trong trường đại học với thực tiễn hoạt động trong công ty, qua đó em muốn góp một chút công sức nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức tại công ty.
Tuy nhiên do phạm vi đề tài rộng, thời gian nghiên cứu có hạn đồng thời do hạn chế về kỹ năng phân tích cùng kinh nghiệm vận dụng lý thuyết vào thực tiễn nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp này sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết. Kính mong giáo viên hướng dẫn, cơ quan thực tập, các thầy cô và bạn đọc đóng góp ý kiến và sửa chữa để chuyên đề được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình phân tích lao động xã hội, chủ biên TS. Trần Xuân Cầu, Nhà xuất bản giáo dục năm 2002.
2. Giáo trình kinh tế lao động, Đồng chủ biên: PGS.TS nhà giáo ưu tú Phạm Đức thành và PGS.TS Mai Quốc Chánh, Nhà xuất bản Giáo dục năm 1998.
3. Giáo trình quản trị nhân lực, Đồng chủ biên: thạc sĩ Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Nhà xuất bản Lao động xã hội năm 2004.
4. Giáo trình tổ chức lao động khoa học, trường đại học Kinh Tế Quốc Dân năm 1994.
5. Thiết kế tổ chức và quản lý chiến lược nguồn nhân lực, Triệu Tuệ Anh và Lâm Trạch Viên, Nhà xuất bản lao động xã hội – Hà Nội.
6. Đổi mới quản lý kinh tế ở Việt Nam, Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân năm 1991.
7. Lý thuyết hiện đại về kinh tế thị trường, Nhà xuất bản khoa học xã hội Hà Nội 1992.
8. Các tài liệu của công ty: - Báo cáo kết quả SXKD.
- Bảng tổng hợp cán bộ công nhân viên công ty 12-10-2006.
- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. - Nội quy lao động, quy chế lao động, thoả ước lao động tập thể.
MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU...1
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI...1
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU...1
3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN...2
4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU...2
5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...2
6. KẾT CẤU LUẬN VĂN...2
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN...3
VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC...3
1.1. Một số khái niệm cơ bản...3
1.1.1. Tổ chức...3
1.1.2. Cơ cấu tổ chức...5
1.1.2.1. Khái ni m v c c u t ch cệ ề ơ ấ ổ ứ ...5
1.1.2.2. S c c u t ch cơ đồ ơ ấ ổ ứ ...5
1.1.2.3. B n ch t v n i dung c a c c u t ch cả ấ à ộ ủ ơ ấ ổ ứ ...5
1.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức...6
1.2.1. Cơ cấu theo trực tuyến...6
1.2.2. Cơ cấu theo chức năng...7
1.2.3. Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu...8
1.2.4. Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng...10
1.3. Những yếu tố hình thành nên cơ cấu tổ chức...11
1.3.1. Chuyên môn hoá công việc...11
1.3.2. Bộ phận hóa...12
1.3.3. Phạm vi quản lý (phạm vi kiểm soát)...14
1.3.4. Hệ thống điều hành...15
1.3.5. Tập quyền và phân quyền...16
1.3.6. Chính thức hoá...17
1.4. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức...17
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức...19
1.5.1. Các nhân tố bên trong...19
1.5.2. Những nhân tố bên ngoài...21
1.6. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức...22
1.6.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức...23
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI...25
CÔNG TYCỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG...25
2.1. Những đặc điểm của Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức...25
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của công ty...25
2.1.2. Hình thức hoạt động của công ty...26
2.1.3. Đặc điểm về lao động của công ty...27
2.1.4. Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật...30
2.1.5. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ sản phẩm...30
2.1.6. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh của công ty...32
2.2. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty Cổ Phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng...33
2.2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng trong công ty...33
2.2.2. Chuyên môn hoá trong lĩnh vực quản lý của công ty...36
2.2.3. Bộ phận hoá...39
2.2.4. Phạm vi quản lý...53
2.2.5. Hệ thống điều hành...55
2.2.6. Tập quyền và phân quyền...56
2.2.7. Tính chính thức hoá...58
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty...58
2.3.1. Các nhân tố bên trong...58
2.3.1.1. Ng nh ngh kinh doanh c a công tyà ề ủ ...58
2.3.1.2. K thu t c a công tyỹ ậ ủ ...60
2.3.1.3. Ph m vi ho t ng c a công tyạ ạ độ ủ ...60
2.3.1.4. N ng su t lao ng, trình tay ngh c a nhân viên trong ă ấ độ độ ề ủ công ty...61
2.3.1.5. Chi n l c phát tri n s n xu t kinh doanhế ượ ể ả ấ ...64
2.3.2. Các nhân tố bên ngoài...65
2.3.2.1. Ngu n cung u v oồ đầ à ...65
2.3.2.2. Nhu c u th tr ngầ ị ườ ...66
2.3.2.3. Chính sách c a Chính Phủ ủ...67
KẾT LUẬN...68
CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG...70
3.1. Phương hướng sản xuất kinh doanh trong năm 2007 - 2008...70
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần vật tư vận tải xi
măng...73
3.3.1. Một số giải pháp về cơ cấu tổ chức...73
3.3.1.1. Ho n thi n c c u t ch cà ệ ơ ấ ổ ứ ...73
3.3.1.2. Ki n to n công tác tham m u các b ph n ch c n ngệ à ư ở ộ ậ ứ ă ...76
3.3.1.3. Ho n thi n h th ng v n b n n i b c a công tyà ệ ệ ố ă ả ộ ộ ủ ...79
3.3.2. Giải pháp về con người...80
3.3.3. Giải pháp về cơ sở vật chất...84
KẾT LUẬN...87
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...88
DANH MỤC SƠ ĐỒ...92
Trang...92
DANH MỤC BẢNG BIỂU...93
Trang...93
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1: CƠ CẤU THEO KIỂU TRỰC TUYẾN...7
Sơ đồ 1.2: CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG...8
Sơ đồ 1.3: CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN THAM MƯU...9
Sơ đồ 1.4: KIỂU TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG...10
Bảng 2.1: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY THEO GIỚI TÍNH...28
Bảng 2.2: CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO ĐỘ TUỔI VÀ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN...29
Bảng 2.3: DIỆN TÍCH KHO BÃI NHÀ XƯỞNG HIỆN CÓ CỦA CÔNG TY 30 Sơ đồ 2.1: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY...34
Bảng 2.4:Tổng hợp danh sách CBCNV công ty tại thời điểm 10/12/2006...53
Bảng 2.5: Cơ cấu lao động quản lý tại các phòng ban...54
Bảng 2.6: Cơ cấu lao động quản lý theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý...54
Bảng 2.4: Năng suất lao động bình quân giai đoạn 2003-2006...61
Bảng 2.5: Tiền lương bình quân giai đoạn 2003-2006...62
Bảng 2.6: So sánh tốc độ tăng năng suất lao động và tiền lương...64
Bảng 3.1: Dự kiến về sản lượng tiêu thụ...72
Bảng 3.2: Kế hoạch tài chính 2007-2008...72
SƠ ĐỒ 3.1: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG HIỆN NAY...74
Sơ đồ 3.2: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG SAU KHI HOÀN THIỆN...75
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Sơ đồ 1.1: CƠ CẤU THEO KIỂU TRỰC TUYẾN...7
Sơ đồ 1.2: CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG...8
Sơ đồ 1.3: CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN THAM MƯU...9
Sơ đồ 1.4: KIỂU TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG...10
Bảng 2.1: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY THEO GIỚI TÍNH...28
Bảng 2.2: CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO ĐỘ TUỔI VÀ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN...29
Bảng 2.3: DIỆN TÍCH KHO BÃI NHÀ XƯỞNG HIỆN CÓ CỦA CÔNG TY 30 Sơ đồ 2.1: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY...34
Bảng 2.4:Tổng hợp danh sách CBCNV công ty tại thời điểm 10/12/2006...53
Bảng 2.5: Cơ cấu lao động quản lý tại các phòng ban...54
Bảng 2.6: Cơ cấu lao động quản lý theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý...54
Bảng 2.4: Năng suất lao động bình quân giai đoạn 2003-2006...61
Bảng 2.5: Tiền lương bình quân giai đoạn 2003-2006...62
Bảng 2.6: So sánh tốc độ tăng năng suất lao động và tiền lương...64
Bảng 3.1: Dự kiến về sản lượng tiêu thụ...72
Bảng 3.2: Kế hoạch tài chính 2007-2008...72
SƠ ĐỒ 3.1: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG HIỆN NAY...74
Sơ đồ 3.2: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG SAU KHI HOÀN THIỆN...75
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
- CPVTVTXM: cổ phần vật tư- vận tải- xi măng. - TTKDTM: trung tâm kinh doanh thương mại. - CN: chi nhánh.
- TCLĐ: tổ chức lao động.
- TCKTTK: tài chính kế toán thống kê. - ĐTPT: đầu tư phát triển.
- KDVT: kinh doanh vận tải. - KDPG: kinh doanh phụ gia. - KTKH: kinh tế kế hoạch. - KT: kỹ thuật.
- VP: văn phòng.
- SXKD: sản xuật kinh doanh.
- KCS: kiểm tra chất lượng sản phẩm. - DNNN: doanh nghiệp nhà nước. - Cty CP: công ty cổ phần.
- GĐSX: giám đốc sản xuất. - GĐKD: giám đốc kinh doanh.