6. KẾT CẤU LUẬN VĂN
2.2.2.Chuyên môn hoá trong lĩnh vực quản lý của công ty
Quản lý là một lĩnh vực rất khó khăn và phức tạp, để có thể thực hiện tốt lĩnh vực này đòi hỏi không những sự hoạt động hiệu quả của tất cả các bộ phận của cơ cấu tổ chức mà còn cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận này. Chính vì vậy cần thiết phải có phân công trong quản lý, hay đó chính là việc chia các chức năng quản lý trực tiếp giữa ban giám đốc, các phòng ban trong công ty và các đơn vị trực thuộc. Mỗi cán bộ, phòng ban, đơn vị sẽ đảm nhiệm một hoặc một số chức năng quản lý nhất định.
Hiện nay công ty có sự phân chia các chức năng quản lý như sau:
• Chức năng kế hoạch hoá và điều độ sản xuất: Chức năng này được quy định cụ thể cho hai phòng là phòng Kinh tế kế hoạch và phòng Điều độ.Trong phạm vi của mình hai phòng trên có nhiệm vụ một mặt phòng kế hoạch lập ra các kế hoạch hoạt động trong công ty, theo dõi việc ban hành và thực hiện các kế hoạch đó, đồng thời trên cơ sở đó phòng điều độ dựa trên kế hoạch được thông qua và cụ thể hoá thành các mức và phối hợp các biện pháp để thực hiện các kế hoạch đặt ra. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng được quy định cụ thể trong nội quy của công ty.
• Chức năng thương mại: Do phòng Kinh doanh vận tải và phòng Kinh doanh phụ gia. Một mặt quản lý việc kinh doanh các loại phụ gia phục vụ cho sản xuất xi măng cho các công ty sản xuất xi măng trong tổng công ty Xi Măng Việt Nam mặt khác cũng đảm nhiệm việc vận chuyển các vật tư đó đến các kho bãi của công ty hoặc giao trực tiếp cho bạn hàng.
• Chức năng nhân sự và tổ chức lao động: Chức năng này thuộc phòng tổ chức lao động quản lý. Phòng Tổ chức lao động với chức năng chủ yếu là quản lý và tham mưu giúp giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý trong công ty, công tác lao động tiền lương và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước.
• Chức năng thống kê tài chính kế toán: chức năng này được quy định cho phòng Thống kê - Tài chính - Kế toán. Phòng này có ý nghĩa quan trọng trong công ty vì nó quản lý vấn đề rất nhạy cảm đó là vấn đề tài chính, cơ sở vật chất và các nguồn lực vật chất khác. Bên cạnh việc chấp hành mệnh lệnh của giám đốc công ty các hoạt động của phòng này còn phải đảm bảo đúng luật kế toán của Nhà nước.
• Chức năng kiểm tra kiểm soát: Chức năng này trước giai đoạn cổ phần hoá được giao cho Ban thanh tra, nhưng khi tiến hành cổ phần hoá chức năng này được chuyển giao cho Ban kiểm soát (là tổ chức được Đại hội đồng cổ đông bầu ra để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị và điều hành công ty).
• Chức năng quản lý hành chính, y tế, bảo vệ: Đây là chức năng thuộc Văn phòng công ty. Văn phòng công ty là đơn vị quản lý hành chính, quản trị, hậu cần an ninh và an toàn trong công ty.
• Chức năng kỹ thuật: Chức năng này thuộc phòng kỹ thuật, là phòng ban quản lý những vấn đề về kỹ thuật như chất lượng sản phẩm, quản lý kỹ thuật xe máy, thiết bị máy móc.
• Chức năng điều hành: Đây là chức năng quan trọng nhất và không thể thiếu trong bất cứ tổ chức này, chức năng này được giao cụ thể cho ban giám đốc. Chức năng điều hành bao gồm cả chức năng điều chỉnh và chức năng phối hợp, nếu không
có chức năng này hoặc việc thực hiện nó không được quan tâm đúng mức để đạt hiệu quả sẽ không thể làm cho tổ chức hoạt động nhịp nhàng và đạt mục tiêu đề ra.
Việc phân chia chức năng quản lý như vậy là đầy đủ và hợp lý. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể, giúp cho việc phân định các mối quan hệ chỉ đạo và chức năng của công ty được rõ ràng và đầy đủ. Thế nhưng bên cạnh đó, do có sự phân công chuyên môn hoá sâu như trên đòi hỏi sự hợp tác càng cao, mối liên hệ càng chặt chẽ giữa các chức năng quản lý.
Tuy việc phân chia chức năng đã rõ ràng, nhưng trong quá trình hoạt động thì các phòng ban để có thể quản lý các chức năng của mình còn phải phối hợp với các phòng ban chức năng khác nhằm đạt được hiệu quả cao. Điều này trong thực tế được thể hiện rất rõ trong thực tế như: việc lập kế hoạch trong công ty về mặt chức năng thì thuộc phòng Kinh tế kế hoạch, thế nhưng để hoạt động này được thực hiện đầy đủ chính khoa học và đảm bảo tính thực tế thì phòng Kinh tế kế hoạch phải phối hợp với Phòng điều độ để đảm bảo kế hoạch được sát với thực tế và được cụ thể hoá thành các bước các khâu và được bố trí cụ thể cho các bộ phận phòng ban, đồng thời còn phải phối hợp với phòng Tổ chức lao động để qua đó nắm rõ tình hình nhân lực trong công ty (cả về số lượng và chất lượng) có khả năng đáp ứng các hoạt động theo kế hoạch hay không.
Mặt khác ta thấy trong công ty hiện nay còn thiếu một chức năng hết sức quan trọng là chức năng về thông tin thị trường. Có thể hiểu chức năng về thị trường bao gồm: Xem xét và thâm nhập thị trường mà công ty đang hoạt động, nghiên cứu thị trường để công ty có phương án tiêu thụ cũng như cung ứng vật tư được kịp thời. Ngoài ra phải nghiên cứu thêm thị trường bên ngoài để có kế hoạch mở rộng thị trường, nhất là các tỉnh miền Trung và miền Nam (là những nơi có trữ lượng đá vôi lớn phục vụ cho sản xuất xi măng). Các cán bộ thuộc chức năng này cần thu thập thông tin về thị trường để có chính sách giá cả hợp lý cho từng loại mặt hàng, và việc cung ứng cũng như tiêu thụ được đa dạng hoá. Thế nhưng hiện nay nó vẫn chưa được quan tâm một cách thích đáng, việc này hầu như được giao hoàn
toàn cho các chi nhánh tại các địa phương, mà không hề có một phòng ban hay bộ phận nào tại trụ sở chính của công ty trực tiếp phụ trách lĩnh vực này. Đồng thời hiện nay khi công ty đã hoàn thành việc cổ phần hoá, đồng thời nước ta đã trở thành thành viên chính thức của WTO (Tổ chức thương mại quốc tế) thì chức năng này không chỉ giới hạn hẹp trong nền kinh tế trong nước mà nó còn phải mở rộng ra toàn khu vực và trên thế giới, vì vậy đòi hỏi cần phải được coi trọng hơn nữa.