6. KẾT CẤU LUẬN VĂN
3.3.1. Một số giải pháp về cơ cấu tổ chức
3.3.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay, ta nhận thấy ban giám đốc với vai trò là trung tâm điều khiển mọi hoạt động của công ty chỉ bao gồm có hai người là: giám đốc và phó giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động: kinh doanh, kế hoạch, phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng kế toán.... của công ty. Với việc cùng một lúc phải đảm nhiệm mọi trách nhiệm như trên sẽ dẫn tới sự chậm trễ thiếu chính xác khi ra các quyết định quản lý, mà trong công ty có tới 9 phòng ban chức năng, 11 chi nhánh và một đoàn vận tải sẽ càng làm hoạt động của giám đốc càng khó khăn nặng nề hơn.
Chính vì vậy mô hình bộ máy quản lý của Công ty CPVTVTXM đề xuất hoàn thiện theo mô hình dưới đây:
SƠ ĐỒ 3.1: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG HIỆN NAY Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phó GĐ
Ban kiểm soát
Phòng TCLĐ Phòng KT Phòng Đ.độ Phòng KD Phòng ĐTPT Phòng KT- KH VP công ty Phòng KT-TC- TK
Sơ đồ 3.2: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG SAU KHI HOÀN THIỆN Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phó GĐSX
Ban kiểm soát
Phó GĐKD Phòng TCLĐ Phòng KT Phòng Đ.độ Phòng KD Phòng ĐTPT Phòng KT- KH VP công ty Phòng KT-TC- TK
Bộ máy quản lý mới sau khi hoàn thiện có nhiều ưu điểm hơn bộ máy quản lý hiện tại, tuy tăng thêm một đầu mối thế nhưng bù lại sẽ giảm được khá nhiều gánh nặng cho giám đốc đồng thời giúp giám đốc quản lý được sát sao hơn các hoạt động của công ty.
Việc có thêm một phó giám đốc nữa đồng thời phân chia nhiệm vụ giữa hai phó giám đốc: một phó giám đốc quản lý sản xuất, một phó giám đốc quản lý kinh doanh.
Cụ thể:
• Phó giám đốc sản xuất phụ trách các phòng ban như phòng kỹ thuật, phòng điều độ, phòng đầu tư phát triển, phòng tổ chức lao động.
• Phó giám đốc kinh doanh phụ trách các phòng ban như phòng kinh doanh vận tải, phòng kinh doanh phụ gia, phòng kế hoạch và đoàn vận tải.
• Giám đốc: Vẫn là người cao nhất trong công ty quyết định mọi vấn đề mọi vấn đề quan trọng, lúc này có sự giúp đỡ của hai phó giám đốc chỉ phải quản lý trực tiếp hai phòng ban là phòng kế toán tài chính thống kê và văn phòng công ty sẽ giảm được rất nhiều gánh nặng.
3.3.1.2. Kiện toàn công tác tham mưu ở các bộ phận chức năng
Sáp nhập hai phòng là phòng Kinh doanh vận tải và phòng Kinh doanh phụ gia đồng thời tách chức năng kinh doanh than cám từ phòng Kinh tế kế hoạch để thành lập một phòng mới đặt tên là phòng Kinh doanh dưới sự quản lý của phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Phóng mới với chức năng chính sẽ là: Tham gia giúp giám đốc công ty xây dựng, tổ chức thực hiện và triển khai phương án vận tải, kinh doanh vận tải, kinh doanh mặt hàng than cám và các mặt hàng phụ gia phục vụ cho sản xuất xi măng và vật liệu xây dựng.
Với việc sáp nhập này một mặt cơ cấu tổ chức của công ty sẽ giảm được một đầu mối trong quản lý đồng thời công ty cũng thống nhất được trong quản lý lĩnh vực kinh doanh của mình.
Về nhân sự sau khi sáp nhập thì phòng Kinh doanh mới sẽ có cơ cấu nhân sự bao gồm nhân sự ở cả hai phòng vừa sáp nhập là phòng Kinh doanh vận tải và Kinh doanh phụ gia (như vậy sẽ không gây xáo trộn lớn trong tình hình nhân sự của công
ty), chức vụ trưởng phòng này có thể do Giám đốc công ty chỉ định hoặc do chính Phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm. Để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty sau khi sáp nhập hai phòng, trong phòng mới sẽ có hai phó phòng do Giám đốc hoặc trưởng phòng đó chỉ định: một phó phòng quản lý lĩnh vực vận tải, một phó phòng quản lý lĩnh vực cung ứng than cám và phụ gia nhằm giúp đỡ cho trưởng phòng trong giai đoạn đầu đồng thời đây cũng xuất phát từ vấn đề là lĩnh vực kinh doanh vận tải và kinh doanh phụ gia có những đặc điểm khác nhau vì vậy đòi hỏi trình độ hiểu biết, kiến thức, kỹ năng khác nhau. Bên cạnh đó phòng này còn phải tiếp nhận chức năng kinh doanh than cám từ phòng Kinh tế kế hoạch chuyển sang, đòi hỏi phải có sự phân công cụ thể nhiệm vụ từng cá nhân trong phòng.
Thành lập thêm một ban mới là ban Thông tin thị trường bên trong phòng Kinh doanh với chức năng:
• Quản lý các lĩnh vực thuộc về bạn hàng của công ty: như thông tin về các khách hàng, tình hình cung ứng và mua bán diễn ra giữa công ty và khách hàng trong những năm vừa qua, các mặt hàng mà khách hàng mua tại công ty (cả về số lượng và chất lượng)
• Quản lý các lĩnh vực thuộc về giá cả bao gồm cả giá thu mua đầu vào và đầu ra của công ty, thống kê tổng hợp tình hình biến động giá cả các mặt hàng trên ở trong nước và quốc tế.
• Quản lý các lĩnh vực về nhu cầu của khách hàng, nắm bắt những thay đổi trong thị trường vật liệu xây dựng cũng như thị trường xi măng.
• Quản lý lĩnh vực thông tin, quảng cáo, tiếp thị, tiếp cận mở rộng thị trường cung ứng.
• Trực tiếp liên hệ với các chi nhánh của công ty để nắm rõ tình hình về khách hàng.
Việc lập thêm ban Thông tin thị trường có vai trò quan trọng liên quan đến sự lớn mạnh và phát triển của công ty, vì lý do thứ nhất hiện nay công ty không còn là DNNN nữa mà đã chuyển sang là công ty cổ phần tuy Nhà nước vẫn nắm giữ
trên 50% cổ phần thế nhưng vấn đề ưu đãi từ phía Nhà nước cũng sẽ giảm dần, Công ty sẽ phải quen dần với việc tự hạch toán kinh doanh độc lập, tự liên hệ với các bạn hàng và tự tìm thị trường tiêu thụ (mặc dù Tổng công ty xi măng cam kết sẽ vẫn tạo điều kiện để có thị phần cao nhưng chỉ trong vòng hai năm tới). Thứ hai, Tổng công ty Xi măng hiện nay đang có kế hoạch chuyển đổi thành công ty mẹ công ty con vì vậy trong những năm tới các nhà máy sản xuất xi măng sẽ có quyền độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh, cũng như trong quyền lựa chọn bạn hàng của mình, vì vậy công ty phải tự tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường đảm bảo duy trì mối quan hệ làm ăn với các bạn hàng cũ (là các nhà máy sản xuất xi măng hiện nay trực thuộc Tổng công ty Xi măng). Mặt khác, nước ta đã là thành viên chính thức của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới (WTO), trong thời gian tới lượng vốn đầu tư vào nước ta sẽ ngày càng tăng, thúc đẩy kinh tế phát triển, qua đó thúc đẩy nhu cầu về xi măng và sẽ có thêm những nhà máy xi măng mới đang được đầu tư xây dựng như: Dự án xi măng Bút Sơn 2,... Chính vì vậy thị trường của công ty hiện nay đang ngày càng được mở rộng, để phát triển công ty sẽ phải nắm băt được cơ hội này để mở rộng thị trường không chỉ với những công ty xi măng trong nước mà còn với cả những công ty sản xuất xi măng liên doanh và của nước ngoài.
Về nhân sự ban mới có thể được thành lập từ việc thuyên chuyển một số cán bộ thuộc phòng Điều độ chuyên quản lý việc theo dõi số lượng hàng mua, hàng đi trên đường về cả số lượng và chất lượng, hoặc lấy nhân sự trong số các nhân viên thuộc hai phòng kinh doanh đã bị sáp nhập. Ngoài ra có thể bổ sung, tuyển mới từ 2 đến 3 cử nhân kinh tế chuyên ngành Marketing, thương mại hoặc quảng cáo để tạo ra khả năng quảng cáo cũng như tiếp thị về sản phẩm của công ty tới bạn hàng mới trên thị trường. Trưởng ban này có thể do giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh chỉ định trong công ty hoặc thuê bên ngoài (nhưng phải hết sức thận trọng bởi đây là một phòng quản lý toàn bộ các khách hàng của công ty vì vậy vấn đề bảo mật thông tin là một yêu cầu hàng đầu).
Thêm vào đó Phòng KT-TC-TK là phòng có chức năng nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Công tác kế toán-thống kê sẽ phản ánh chính xác và đầy đủ nhất thực trạng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Khi chuyển từ một DNNN sang công ty cổ phần và kèm theo đó là sự thay đổi quyền sở hữu, hình thức quản lý, cơ cấu tổ chức. Vì vậy một số chức năng phải được đặt ra cho phù hợp với tình hình thực tế như: công tác thu hồi công nợ, quản lý công nợ, công tác thanh toán chuyển nhượng cổ phiếu và thị trường chứng khoán, công tác bảo mật thông tin, công tác Đảng, Đoàn thể... sẽ phải được bổ sung đối với phòng này.
Vì vậy hiện nay phòng KT-TC-TK sẽ có những chức năng cụ thể sau: • Công tác hạch toán kế toán:
• Công tác quản lý tài chính:
• Công tác thu hồi và quản lý các nguồn vốn: • Công tác cổ phiếu và thị trường chứng khoán:
• Công tác kế toán Đảng, Công Đoàn, Đoàn thể trong công ty: • Công tác bảo mật thông tin:
Trong đó công tác cổ phiếu và thị trường chứng khoán trong công ty tuy đã được lưu ý tới nhưng mới chỉ dừng lại ở việc theo dõi, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo mà chưa hề chú trọng và coi đây là một nguồn huy động vốn quan trọng. Vì vậy trong cơ cấu mới đòi hỏi phòng KT-TC-TK phải thực sự được giao quyền cụ thể hơn để đảm bảo quản lý và huy động nguồn vốn nay được hiệu quả.
Tuy hiện nay công ty đã chuyển sang công ty cổ phần thế nhưng công ty lại vốn xuất phát là một DNNN nên công tác Đảng, Công Đoàn, Đoàn thể trong doanh nghiệp hoạt động khá vững chắc và có hiệu quả. Thế nhưng trước đây công tác kế toán Đảng, Công Đoàn, Đoàn thể lại chưa được quy định cụ thể và phân công trách nhiệm rõ ràng trong công ty điều này là không hợp lý và sẽ là một khiếm khuyết lớn nếu không sửa chữa kịp thời.
3.3.1.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản nội bộ của công ty
Hệ thống văn bản quy định nội bộ của công ty CPVTVTXM hiện nay có số lượng khá lớn gồm: điều lệ, thoả ước lao động tập thể, quy chế trả lương, quy chế
tuyển dụng, ... mỗi nội dung văn bản lại chỉ thể hiện một số yêu cầu nhất định và cũng chỉ mang tính chất tạm thời, một số nội dung lại không thiết thực mà chỉ mang tính chất đối phó gây khó khăn cho quá trình thực hiện. Để đẩy mạnh công tác quản lý tron doanh nghiệp, phát huy sức mạnh tổng hợp của các cấp quản lý công ty phải xây dựng lại những bộ quy chế thống nhất và có hiệu quả cao, giảm số lượng các văn bản quy định tạm thời như: quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty, quy chế quản lý tài chính, vốn và nguồn vốn, quy chế khen thưởng, kỷ luật... theo đó là các quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban rõ ràng hơn.
Riêng đối với các chi nhánh thực hiện khoán quỹ lương nên ban hành rộng rãi quy chế thưởng phạt trong công tác đảm bảo chất lượng hàng hoá. Trong đó quy định cụ thể mức phạt, chịu phạt, bồi thường vật chất đối với những đơn vị phòng ban có liên quan.
3.3.2. Giải pháp về con người
Nâng cao công tác đào tạo bồi dưỡng trình độ kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển và xu thế hội nhập thông qua công tác đào tạo phát triển.
Đào tạo phát triển là một hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp, là điều kiện quyết định để doanh nghiệp đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó công tác đào tạo và phát triển cần được thực hiện một cách có hệ thống, có kế hoạch và phải được ưu tiên hàng đầu đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt trong những công ty chuyên về cung ứng dịch vụ như công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng bởi lẽ công ty về cơ bản vốn là một công ty dịch vụ (tuy có sản xuất nhưng không lớn và doanh thu chủ yếu là từ dịch vụ) nên đội ngũ lao động đa phần là nhân viên văn phòng, đồng thời nguồn thu chủ yếu của công ty lại từ các hoạt động dịch vụ như: dịch vụ vận tải, cho thuê bến bãi... và đặc biệt là công ty là trung gian liên hệ với Tổng công ty than nhận cung ứng than cám cho các nhà máy sản xuất xi măng, vì vậy điều cốt yếu là làm sao công ty có thể sử dụng hiệu quả nhất những nguồn lực hiện có của mình để tạo ra lợi nhuận lớn nhất.
Để có thể sử dụng một cách tối ưu nguồn lao động, tiền vốn, cơ sở vật chất và các lợi thế sẵn có thì đòi hỏi người cán bộ quản lý trong công ty cần phải có kiến thức tổng quát về kinh tế, am hiểu về kỹ thuật cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Mặt khác trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động diễn ra trên thị trường đều do các quy luật thị trường điều khiển, trong đó quy luật cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự đổi mới để đứng vững và phát triển, trong đó đối với công ty hiện nay thì phương pháp lãnh đạo và chiến lược sản xuất kinh doanh là quan trọng hơn cả. Tuy nhiên đó chỉ là những yếu tố tĩnh và để đổi mới được những yếu tố này trước hết phải đổi mới về con người vì đây là nguồn lực quan trọng nhất trong tất cả các nguồn lực và cũng là những người đã xây dựng và tổ chức thực hiện các yếu tố đó. Để đổi mới con người, bên cạnh việc tổ chức hợp tác giao lưu thông qua các buổi hội thảo khoa học, hội thảo chuyên môn thì cán bộ công nhân viên phải tích cực tham gia các khoá đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng cao năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ trẻ, những người kế cận sự nghiệp phát triển sự nghiệp của đơn vị.
Tuy nhiên để đảm bảo công tác này đạt hiệu quả ta không thể bỏ qua một công tác hết sức quan trọng đó là công tác tuyển dụng. Tuyển dụng quyết định yếu tố đầu vào của quản lý, do vậy ngay từ khâu đầu tiên tuyển chọn nhân viên cán bộ cần phải có những yêu cầu, tiêu chuẩn thực tế, phù hợp để tuyển chọn cho công ty những người đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức phù hợp với yêu cầu công việc, đồng thời trong quá trình hoạt động công ty cũng cần mạnh dạn loại bỏ những cá nhân, cán bộ có trình độ yếu kém, không đáp ứng được yêu cầu công việc (điều này có được nếu như công ty có thể ban hành được một quy chế tuyển dụng hợp lý và đủ mạnh để áp dụng nó một cách nhất quán). Mặt khác công ty nên kết hợp những cán bộ trẻ có trình độ học vấn cao với những cán bộ có thâm niên nghề lâu năm giàu kinh nghiệm để qua đó có sự học tập từ cả hai phía, đồng thời tận dụng được các mặt mạnh của cả hai loại cán bộ quản lý này.
Trong công ty hiện nay công tác đào tạo không được mấy chú trọng, việc đào tạo mới chỉ dừng ở những khoá đào tạo trong ngắn hạn, tức là khi có những khoá