6. KẾT CẤU LUẬN VĂN
2.2.3.Bộ phận hoá
Bên cạnh việc chuyên môn hoá sâu trong hoạt động quản lý, công ty cũng đã có sự bộ phận hóa rất chi tiết và cụ thể.
Công ty thực hiện việc bộ phận hoá theo chức năng được thể hiện qua các chức năng, nhiệm vụ các phòng ban cụ thể trong công ty như: phòng tổ chức lao động, phòng điều độ, phòng kỹ thuật…
Chức năng nhiệm vụ của phòng ban trong công ty như sau:
Khối văn phòng:
• Phòng kinh doanh vận tải.
Chức năng: Tham mưu, giúp giám đốc công ty về công tác vận tải và kinh doanh vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh vận tải. Nhiệm vụ:
Xây dựng phưong án vận tải, bốc xếp hàng hóa đấp ứng nhu cầu vận tải và kinh doanh vận tải của công ty.
Tiếp cận mở rộng phát triển thị trường kinh doanh vận tải hàng hóa như: chuyển tải than, vận tải xi măng, clinke, vận chuyển vật tư máy móc thiết bị …
Xây dựng kế hoạch vận tải và kinh doanh vận tải hàng tháng, quý, năm: phương án khai thác phương tiện, luồng tuyến (đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ…), xếp dỡ, bảo quản hàng hóa đáp ứng yêu cầu và điều kiện sản xuất kinh doanh cụ thể của công ty.
Tổ chức thực hiện phương án vận tải, bốc xếp trên toàn tuyến, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong công ty để phân công công đoạn và tham gia quản lý về
mặt chất lượng, số lượng hàng hóa, định mức hao hụt, quy trình giao nhận, hàng hóa tồn kho, hàng đi đường. Trực tiếp điều hành tác nghiệp các đầu mối trong và ngoài công ty.
Tổ chức dự thảo, ký kết, thanh lý, đối chiếu và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế về vận tải và xếp dỡ; trực tiếp thực hiện và phân cấp ủy quyền cho các chi nhánh; tổ chức hướng dẫn, đôn đốc thực hiện các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Tổ chức công tác nghiệp vụ của phòng, mở sổ sách theo dõi, thống kê các mặt hàng vận tải, quyết toán với các đơn vị trong công ty và khách hàng, lưu trữ tài liệu và chứng từ theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc công ty. • Phòng tổ chức lao động.
Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý trong công ty, công tác lao động tiền lương và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của nhà nước.
Nhiệm vụ:
Định hướng, lập phương án về cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh trong toàn công ty trong từng thời kỳ. Đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, năng động và có hiệu quả. Dự thảo và ban hành quy định phân cấp quản lý tổ chức trong toàn công ty.
Chủ trì việc xây dựng Tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ. Tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
Tham mưu về công tác xây dựng quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, các quy chế về đánh giá, bổ nhiệm cán bộ, đào tạo, nâng bậc, nâng lương, tuyển dụng, bố trí công việc, làm thêm giờ, thi đua khen thưởng. Thỏa ước lao động và nội quy lao động cho từng thời kì phù hợp với tình hình thực tế.
Xây dựng công tác định mức hao phí lao động cho các công việc, phương án trả lương cho các đơn vị và người lao động toàn công ty.
Thực hiện công tác quản lý và chỉ đạo công tác tiền lương, quản lý lao động toàn công ty. Thống kê báo cáo thu nhập và nhân sự, quyết toán tiền lương theo định kỳ.
Hướng dẫn nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc thực hiện, theo dõi công tác đóng bảo hiểm xã hội và thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động trong toàn công ty: Hưu trí, mất sức, thôi việc, ốm đau, thai sản...
Tiếp nhận hồ sơ của các bộ phận chức năng (y tế, kỹ thuật..) sau khi hoàn thành các giai đoạn chuyên môn để giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động sau khi bị tai nạn lao động (trợ cấp bảo hiểm xã hội, bố trí công viêc, chấm dứt hợp đồng lao động...)
Quản lý hồ sơ, sổ bảo hiểm xã hội... của cán bộ, nhân viên công ty theo phân cấp. Tổ chức công tác thanh tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật trong công ty. Dự thảo thành lập các ban, hội đồng, các đoàn kiểm tra khi có việc phát sinh để thực hiện các nhiệm vụ của công ty.
Theo dõi công tác dân quân tự vệ, hậu phương quân đội, thương binh liệt sỹ… Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc công ty.
• Phòng kế toán thống kê tài chính.
Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán- thống kê- tài chính trong toàn công ty theo đúng luật kế toán.
Nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy, hình thức kế toán thống kê từ các đơn vị trực thuộc đến Công ty phù hợp với năng lực và thực tế nhằm phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng quản lý vốn và tài sản của công ty.
Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty, giúp giám đốc kịp thời
chỉ đạo sản xuất. Tham gia phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty xây dựng kế hoạch SXKD, xây dựng định hướng kinh doanh và đầu tư ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty, tham gia xây dựng giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất, xét và thẩm định các dự án đầu tư và xây dựng cơ bản, sửa chữa.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật và theo điều lệ hoạt động của công ty. Lập kế hoạch đầu tư tài chính, kế toán tín dụng, cân đối, sử dụng hợp lý các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động của công ty trong từng thời kỳ.
Lập báo cáo kế toán tài chính và gửi đúng kỳ hạn theo các quy định hiện hành của nhà nước. Thường xuyên phổ biến các chế độ, chính sách liên quan đến công tác kế toán thống kê tài chính tới các bộ phận, tổ chức tập huấn nghiệp vụ khi cần thiết.
Xây dựng, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế quản lý tài sản và các quy định khác về công tác kế toán thống kê tài chính áp dụng trong nội bộ công ty.
Chủ trì các hoạt động: Phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê tài sản theo quy định của nhà nước. Bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán, bảo mật theo quy định.
Theo dõi thị trường chứng khoán khi công ty niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.
Tính toán, trích nộp đầy đủ và đúng hạn các loại thuế, bảo hiểm xã hội, tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động, cổ tức của cổ đông theo điều lệ công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị. Lập sổ theo dõi cổ đông, theo dõi thu nhập cá nhân và nộp thuế thu nhập cá nhân theo luật định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc phân công. • Phòng kinh tế kế hoạch.
Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các quyết định về công tác kế hoạch hóa, công tác quản lý SXKD, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Là phòng chủ trì kinh doanh mặt hàng than cám.
Nhiệm vụ:
Xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch SXKD dài hạn, trung và ngắn hạn của công ty. Đề xuất những biện pháp nâng cao năng lực SXKD và hiệu quả kinh doanh các mặt hàng dịch vụ.
Chịu trách nhiệm trước công ty về việc xây dựng và quản lý các hệ thống chỉ tiêu kế hoạch, hợp đồng kinh tế, nghiên cứu thị trường, chịu trách nhiệm chủ trì và hướng dẫn nghiệp vụ công tác ký kết, thanh lý, đối chiếu, quyết toán vật tư sản phẩm trong toàn công ty.
Cân đối tổng hợp nhu cầu và tính toán hiệu quả kinh tế các mặt hàng kinh doanh. Xây dựng kế hoạch chi phí lưu thông, xây dựng kế hoạch giá thành cho từng mặt hàng kinh doanh.
Lập kế hoạch chi phí cho các đơn vị trên cơ sở các quy định, thể chế của Nhà nước và hiệu quả kinh doanh thực tế, xây dựng cơ chế cho một số mặt hàng nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh phù hợp cới tình hình đặc điểm của công ty.
Dự thảo và ban hành quy định quản lý công tác hợp đồng kinh tế đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Giải quyết tranh chấp pháp lý thương vụ và thanh lý hợp đồng kinh tế, tham gia công tác thanh tra, kiểm tra về thực hiện chế độ hợp đồng kinh tế đối với các đơn vị trực thuộc công ty, chịu trách nhiệm tổ chức khai thác các ngành hàng mới và hiện có theo kế hoạch đã đề ra.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc công ty. • Phòng điều độ:
Thống kê theo dõi số lượng hàng hóa mua, hàng đi đường, hàng tiêu thụ, hàng tồn kho, tình hình xếp dỡ của các phương tiện vận tải hàng ngày và những vướng mắc phát sinh để tổng hợp tình hình. Chuẩn bị nội dung và báo cáo số lượng thực hiện tại các buổi giao ban của công ty, đề xuất biện pháp xử lý và truyền lệnh sản xuất đến các đơn vị.
Phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty, điều hành phương tiện vận tải phù hợp giữa các nguồn hàng, phương thức bốc xếp phù hợp với các bến bãi và tiến độ kế hoạch đã đề ra.
Thông tin sản xuất giữa công ty với các đơn vị kinh tế liên quan. Chịu trách nhiệm trước công ty về các số liệu báo cáo tổng hợp nhanh.
Đảm bảo công tác tổng đài, thông tin liên lạc trong toàn công ty.
Nắm bắt tình hình thời tiết, thông báo tới các đơn vị thuộc công ty phòng chống bão lụt, bảo vệ hàng hóa tránh thất thoát.
Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài công ty đảm bảo điều hành sản xuất kinh doanh bình thường trong các dịp lễ tết.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc. • Phòng đầu tư phát triển.
Chức năng: tham mưu giúp giám đốc và tổ chức thực hiện các công tác thuộc lĩnh nực XDCB, đầu tư, nghiên cứu phát triển đa dạng hóa ngành nghề của công ty.
Nhiệm vụ:
Chủ trì và phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty để xây dựng kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản ngắn hạn, trung và dài hạn trong công ty trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt.
Nghiên cứu, đề xuất và lập các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, các báo cáo đầu tư theo chỉ đạo của giám đốc công ty và kế hoạch đầu tư được cấp trên phê duyệt, phục vụ công tác sản xuất kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch phát triển đa dạng hóa ngành nghề của công ty như xây dựng nhà xưởng, các công trình kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các công trình đầu tư khai thác chế biến mỏ, dự án liên doanh liên kết… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổ chức triển khai các dự án đã được phê duyệt theo đúng các quy định của nhà nước và cấp trên theo từng thời kỳ, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ chất lượng có hiệu quả.
Thẩm định các dự án đầu tư, hồ sơ mời thầu, quy chế xét thầu, đấu thầu (khi có nhu cầu).
Chỉ đạo và cùng các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện các phương án đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm của công ty đã được các cấp có thẩm quyền xét duyệt.
Soạn thảo các hợp đồng và thanh lý các hợp đồng để trình ký hoặc ký kết khi được ủy quyền của giám đốc công ty theo đúng pháp luật. Quản lý hồ sơ, giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng, sở hữu các công trình xây dựng cơ bản, xưởng, kho tàng của công ty.
Thực hiện nghiêm túc các nội quy, quy chế của công ty, chế độ chính sách của nhà nước trong quản lý và thực hiện đầu tư. Phối hợp với các đơn vị trong công ty để thực hiện tốt nhiệm vụ và kế hoạch công ty giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc công ty. • Phòng kỹ thuật.
Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản lý về chất lượng sản phẩm hàng hóa, quản lý kỹ thuật xe, máy và thiết bị máy móc. Tham mưu quản lý toàn bộ hệ thống định mức kỹ thuật, quy định giao nhận, hao hụt vật tư, định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư trong công ty. Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, công nghệ trong sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ:
Quản lý và chịu trách nhiệm về mặt chất lượng sản phẩm hàng hóa mua bán, cung ứng vật tư, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm kinh doanh.
Quản lý về mặt kỹ thuật của các đơn vị sản xuất. Quản lý kỹ thuật sử dụng xe ô tô, máy móc, thiết bị. Lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng các cấp đối với phương tiện vận tải, xe máy, các loại máy móc, thiết bị trong toàn công ty.
Tập hợp các văn bản về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hàng hóa, hệ thống định mức; chủ trì dự thảo, ban hành và phổ biến cho các đơn vị trong toàn công ty các quy định về: Giao nhận, bảo quản vật tư hàng hóa, quản lý kho tàng; Định mức hao hụt vật tư hàng hóa, sử dụng nhiên liệu và vật tư nội bộ; Hệ thống và tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm; Quy trình sử dụng xe máy ở đơn vị: Quy trình sử dụng và bảo
quản thiết bị phòng thí nghiệm hoạt động đúng yêu cầu đề ra. Xây dựng quy trình quy phạm an toàn vệ sinh lao động, an toàn thiết bị.
Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, tổ chức áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất. Quản lý, nghiên cứu các biện pháp sử dụng nguyên vật liệu mới và tổ chức công nghệ mới phục vụ phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm. Hướng dẫn công tác chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ nhân viên ở các đơn vị. Tham gia đào tạo nâng cao tay nghề đối với công nhân.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ kinh doanh xử lý tranh chấp về chất lượng hàng hóa và giao nhận hàng hóa.
Phối hợp với các phòng tổ chức lao động biên soạn tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân các nghề thực hiện trong công ty.
Phối hợp với văn phòng công ty xây dựng kế hoạch, hướng dẫn thực hiện, kiểm tra công tác bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động trong toàn công ty; tổ chức tập huấn khi cần thiết.
Thực hiện đầy đủ quy trình và thủ tục theo quy định của nhà nước khi xảy ra tai nạn lao động hoặc các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác an tòan vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường. Bàn giao hồ sơ theo yêu cầu của các cơ quan chức năng cho phòng tổ chức lao động để giải quyết chế độ liên quan cho người lao động.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc công ty. • Phòng kinh doanh phụ gia.
Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc công ty xây dựng, tổ chức thực hiện