Luận văn tốt nghiệp Chỉ tiêuĐơn
2.4.6.1. Chuẩn bị ký kết hợp đồng xuất khẩu
2.4.6.1.1. Xác định yêu cầu của khách hàng liên quan đến sản phẩm
Trởng phòng xuất nhập khẩu hoặc cán bộ nghiệp vụ đợc phân công nhận thông tin từ khách hàng và cập nhập vào mẫu biểu MB.04.01 – Phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng.
Hình thức nhận thông tin có thể qua fax, điện thoại, E-mail, th từ bu điện, tiếp xúc trực tiếp hoặc qua các hình thức khác.
Nội dung yêu cầu của khách hàng có thể đợc ghi rõ trong mẫu biểu hoặc theo văn bản khách hàng gửi kèm cho Công ty.
Yêu cầu khách hàng mở L/C và kiểm tra LC
Triển khai sản xuất theo đơn hàng
Hoàn thiện đơn hàng và kiểm tra hàng Chuẩn bị ký kết hợp đồng xuất khẩu
Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Lập bộ chứng từ và làm thủ tục thanh toán
Làm thủ tục hải quan
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Giao hàng cho đơn vị vận tải
Luận văn tốt nghiệp
Căn cứ vào nội dung của phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng, Phòng xuất nhập khẩu lập Chỉ lệnh sản xuất mẫu MB.04.02 ghi rõ các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu khác của khác của Công ty để tạo nên sản phẩm.
Đối với sản phẩm truyền thống hoặc sản phẩm khách hàng đã mua từ các vụ trớc (sản phẩm lập lại), phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển Chỉ lệnh sản xuất mẫu cho Trung tâm kỹ thuật mẫu thực hiện.
Đối với sản phẩm truyền thống hoặc sản phẩm cải tiến, Phòng xuất nhập khẩu lập phiếu đánh giá khả năng của Công ty – MB.04.03
Tất cả các sản phẩm của Công ty bắt buộc phải tuân theo các quy định của luật pháp Việt Nam hiện hành. Nếu khách hàng yêu cầu trái với quy định của luật pháp Việt Nam thì Trởng phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thoả thuận lại với khách hàng.
Nếu có yêu cầu về chế định và pháp luật khác liên quan đến sản phẩm cần ghi rõ vào Phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng, Chỉ lệnh sản xuất mẫu và lập Phiếu đánh giá khả năng của Công ty.
2.4.6.1.2. Đánh giá khả năng của Công ty
Đối với các sản phẩm mới cải tiến hoặc yêu cầu của khách hàng bổ sung yêu cầu về chế định và pháp luật khác, Phòng xuất nhập khẩu lập Phiếu đánh giá khả năng của Công ty MB.04.03, trong đó:
- Trởng phòng xuất nhập khẩu xác nhận về việc cung cấp nguyên phụ liệu và các yêu cầu về chế định, pháp luật liên quan đến nguyên phụ liệu.
- Giám đốc, Trung tâm kỹ thuật mẫu xác nhận về mẫu, thiết bị, công nghệ, trình độ kỹ thuật sản xuất, khả năng tay nghề, chủng loại sản phẩm và các yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến kỹ thuật.
- Giám đốc Công ty hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền xem xét và phê duyệt Phiếu đánh giá khả năng của Công ty.
- Nếu không đáp ứng đợc thì Phòng xuất nhập khẩu giao dịch lại với khách hàng theo tiến trình bớc 6.1.1
Luận văn tốt nghiệp
- Nếu đợc phê duyệt chuyển đến các đơn vị chức năng thực hiện.
2.4.6.1.3. Làm mẫu
Trên cơ sở những thông tin đã giao dịch và tiếp xúc với khách hàng Phòng xuất nhập khẩu chuyển Chỉ lệnh sản xuất mẫu và các yêu cầu của khách hàng (bằng văn bản nếu có) cho Trung tâm kỹ thuật mẫu để thực hiện việc chế thử mẫu.
Quy trình thực hiện chế thử mẫu đợc thực hiện theo TT.11 – thủ tục thiết kế, phát triển mẫu theo Chỉ lệnh mẫu (mẫu đợc thể hiện trên Chỉ lệnh mẫu).
2.4.6.1.4. Xây dựng giá, gửi mẫu
Căn cứ vào định mức kỹ thuật và các điều kiện khác, Phòng xuất nhập khẩu xây dựng giá thành làm căn cứ báo giá cho khách hàng và gửi mẫu cho khách hàng.
Khi cần gửi báo giá cho khách hàng bằng mẫu biểu thì sẽ gửi bản chào hàng MB.04.11 cho khách hàng và vào sổ theo dõi mẫu chào hàng năm.
2.4.6.1.5. Trao đổi thông tin và đánh giá các yêu cầu sơ bộ đơn đặt hàng
Việc trao đổi thông tin, giao dịch với khách hàng về mẫu, về giá và các thông tin khác đợc cập nhật vào mẫu biểu MB.04.04 – Sổ theo dõi thông tin với khách hàng.
Trởng phòng xuất nhập khẩu phải đảm bảo rằng mọi thông tin của khách hàng phải đợc xử lý kịp thời, đợc thông báo đến các bộ phận có liên quan và phải trả lời cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu).
Sau khi nhận đợc thông tin của khách hàng về đơn hàng dự kiến, Trởng phòng xuất nhập khẩu sẽ sơ bộ xem xét và trả lời về giá cả và thời gian giao hàng. Nếu vợt qua thẩm quyền thì Trởng phòng xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc Công ty hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền xem xét, cho ý kiến trả lời khách hàng.
Luận văn tốt nghiệp
Mẫu đối đợc thực hiện sau khi Trởng phòng xuất nhập khẩu sơ bộ xem xét hoặc Giám đốc Công ty đã xem xét chấp nhận các điều kiện để đi đến ký kết hợp đồng hoặc sau khi ký kết hợp đồng. Mẫu đối đợc thực hiện trên cơ sở mẫu chào và các yêu cầu cụ thể của khách hàng. Mẫu đối dùng làm cơ sở để thực hiện đơn hàng, hợp đồng.
Có một số trờng hợp khách hàng yêu cầu làm mẫu trớc khi có thông tin về đơn hàng dự kiến thì Trởng phòng xuất nhập khẩu phải xem xét và quyết định.