Luận văn tốt nghiệp Chỉ tiêuĐơn
2.4.6.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng đợc ký kết trên cơ sở hợp đồng dự thảo. Hợp đồng có thể do Trởng phòng xuất nhập khẩu dự thảo hoặc do khách hàng chuyển đến.
Trên cơ sở hợp đồng dự thảo, Giám đốc Công ty hoặc Trởng phòng xuất nhập khẩu thực hiện uỷ quyền của Giám đốc xem xét tất cả các điều kiện của hợp đồng. Đồng thời, lập Biểu MB.04.05 – Phiếu xem xét hợp đồng.
Trởng phòng xuất nhập khẩu tham mu cho Giám đốc trong việc đánh giá các yêu cầu của hợp đồng.
Giám đốc và ngời đợc uỷ quyền xem xét và kết luận:
- Nếu bác bỏ thì trởng phòng xuất nhập khẩu trao đổi và trả lời với khách hàng.
- Nếu chấp nhận thì Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt vào Phiếu xem xét hợp đồng – MB.04.05.
Hợp đồng hoặc đơn hàng đợc xây dựng bằng Tiếng Việt hoặc tiếng nớc ngoài nhng phải kèm theo một bản dịch ra Tiếng Việt có nội dung nh nhau. Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền và bên đặt hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Hợp đồng hoặc đơn hàng sau khi đợc ký kết, Phòng xuất nhập khẩu chuyển đổi thành Chỉ lệnh sản xuất – MB.04.06A, hớng dẫn đóng gói – MB.04.06B, việc đánh số đơn hàng và mã sản xuất đợc lập trong Chỉ lệnh sản xuất phải tuân theo quy định “V/v – lập và sử dụng thống nhất mã sản xuất,
Luận văn tốt nghiệp
số đơn hàng” – QĐ.04.01 và chuyển cho các bộ phận liên quan thực hiện (có thể kèm theo bản tiếng nớc ngoài, một số yêu cầu cụ thể, hình minh hoạ cụ thể ). Việc giao nhận trên đ… ợc thực hiện bằng Sổ giao nhận tài liệu.