14. Hình 3.1: Mô hình phần mềm V Mobile
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc:
Là người điều hành chung, chịu trách nhiệm trước công ty về mọi mặt hoạt động của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước các cơ quan chính quyền, pháp
luật trên địa bàn hoạt động, chịu trách nhiệm chính về công tác tài chính, công tác tổ chức và quản trị kinh doanh.
- Phó Giám đốc kỹ thuật:
Hỗ trợ cho Giám đốc, được phân công chịu trách nhiệm chính về mạng kỹ thuật viễn thông, đảm bảo hoạt động an toàn mạng lưới và các lĩnh vực kỹ thuật khác như tin học, tính cước của Trung tâm…
- Phó Giám đốc Tài chính:
Giúp việc cho Giám đốc, được phân công chịu trách nhiệm chính về kế hoạch tài chính, sản xuất kinh doanh, thanh toán cước phí, xử lí nợ đọng.
- Phòng kế hoạch, bán hàng và Marketing:
Tham mưu cho Giám đốc về công ty kế hoạch, sản xuất kinh doanh, tiếp thị. Kết hợp với các phòng ban khác nắm bắt tình hình phát triển mạng lưới, đầu tư xây dựng sơ bản, tình hình phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới, nhu cầu của khách hàng, để tổng hợp tham mưu cho Giám đốc, xây dựng và thực hiện kiểm tra cá kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiếp thị.
- Các cửa hàng trên tuyến:
Các cửa hàng của Trung tâm mở tại các tỉnh Miền Trung phục vụ công tác phát triển thuê bao di động tại địa bàn các tỉnh. Cùng với việc bán máy, các nhân viên cửa hàng còn phải làm nhiệm vụ thu cước của khách hàng tại khu vực đó, giải đáp thắc mắc, sữa chữa, bảo hành, các máy điện thoại di động. Các cửa hàng chịu sự quản lý chung của phòng kế hoạch, bán hàng và Marketing, chế độ sổ sách chứng từ sổ sách, báo cáo thu chi phải chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo của phòng kế tóan- thống kê- tài chính.
- Đội bán hàng trực tiếp:
Là một kênh bán hàng hiệu quả cho Trung tâm, chịu trách nhiệm phát triển thuê bao Vinaphone, thực hiện kỹ năng tiếp cận bán hàng chuyên nghiệp, góp phần tăng cường hình ảnh Vinaphone trên thị trường.
+ Xây dựng các kế hoạch tài chính, dựa trên cơ sở số liệu của phòng cụ thể, dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh, và các báo cáo kế tóan phù hợp với kế hoạch do công ty giao.
+ Tổ chức hoạch tóan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất thông qua ghi chép phản ánh để kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, tiền vốn, kinh phí.
+ Phát hiện, ngăn ngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chế độ chính sách, kỹ thuật kinh tế.
- Phòng Tổ chức- hành chính:
Quản lý lao động, thực hiện công tác quản trị các chế độ chính sách, theo dõi các vấn đề về lương, thưởng, phân phối thu nhập, tham mưu với Giám đốc về tổ chức nhân sự trong Trung tâm.
- Phòng quản lý đầu tư xây dựng:
Quản lý các dự án đầu tư của Trung Tâm về xây dựng mạng lưới, nhà trạm, các cửa hàng của Trung Tâm tại các tỉnh dựa trên quản lý các nguồn vốn sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, tham mưu cho Giám đốc về việc quản lý dự án, xây dựng cơ bản.
- Phòng chăm sóc khách hàng:
Mục tiêu của Vinaphone là phục vụ khách hàng, vì vậy sau khi khách hàng mua máy và đăng ký sử dụng dịch vụ của Vinaphone, Trung Tâm vẫn tiếp tục theo dõi và đáp ứng mong muốn của khách hàng về dịch vụ, giải quyết các thắc mắc của khách hàng về dịch vụ, máy đầu cuối, hướng dẫn khách hàng sử dụng máy móc thiết bị thành thạo và hiệu quả. Phòng chăm sóc khách hàng thực hiện nhiệm vụ kể trên. Ngoài ra phòng còn có thêm bộ phận:
+ Dịch vụ tư vấn khách hàng trong nước – 9191 + Dịch vụ tư vấn khách hàng quốc tế - 9192 + Hệ thống giải đáp 18001091.
Phòng làm nhiệm vụ thu cước cho Trung tâm, phát hành các hóa đơn thanh toán cước đến khách hàng, giải quyết các trường hợp khiếu nại về cước phí, tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để thu cước cho Trung Tâm đối với những khách hàng cố tình không chịu thanh tóan cước phí điện thoại cho Trung Tâm.
- Tổ thu cước phí điện thoại:
Thuộc phòng thanh tóan cước phí quản lý, là đội ngũ nhân viên có nhiệm vụ thu cước trực tiếp, tận nơi khách hàng yêu cầu tới trung tâm trong mọi trường hợp khách hàng không nộp cước phí tại cửa hàng giao dịch được Đội ngũ này góp phần giảm tỷ lệ nợ đọng khó đòi cho Trung Tâm.
- Phòng kỹ thuật khai thác:
Điều hành và kiểm tra mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật, đảm bảo sự hoạt động an toàn của mạng lưới và phục vụ khách hàng cao nhất.
- Phòng tin học tính cước:
Phòng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và sử dụng có hiệu quả mạng tin học Trung Tâm để phục vụ công tác quản lý, tính cước và sản xuất kinh doanh.
- Đài GSM:
Là đơn vị trực tiếp sản xuất, chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng mạng lưới, chịu trách nhiệm quản lý các thiết bị đang khai thác tại Tổng Đài.