QUẢN TRỊ KINH DOANH DỊCH VỤ LỮ HÀNH TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP
4.2.2. Vai trị của bộ phận điều hành tour
-Triển khai thực hiện điều hành các dịch vụ của: Phịng sales & marketing (hay các phịng thị trường), các chi nhánh ở các địa phương như đặt phịng, đặt ăn, đặt vé máy bay, đặt vé tàu, đặt xe & hướng dẫn (nếu cơng ty khơng cĩ bộ phận điều hành xe và hướng dẫn riêng), lo các dịch vụ, thủ tục về quản lý xuất nhập cảnh, cơng văn xin tham quan căn cứ chiến trường xưa nếu khách là cựu chiến binh…
-Thực hiện cơng tác điều hành dịch vụ nối tour liên quan đến địa bàn mà phịng phụ trách.
-Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng như Sở ngoại vụ, Lãnh sự quán, Cơng an địa phương, An ninh sân bay, Hải quan, bệnh viện, các đại lý hàng khơng… nhằm tranh thủ sự hổ trợ và hợp tác khi cĩ sự cố xảy ra.
-Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng, các chương trình du lịch và cĩ sự điều chỉnh hoặc xử lý đối với các trường hợp bất thường cĩ thể xảy ra.
-Phối hợp với các bộ phận khác như kế tốn, sales marketing nhằm thực hiện việc thanh tốn, tránh thất thốt cho cơng ty: thu tiền khách hàng hoặc thanh tốn cho các đối tác cung cấp dịch vụ.
-Hướng dẫn cho hướng dẫn viên cộng tác, các đối tác về thủ tục hành chính liên quan đến cơng ty như: tạm ứng, hoàn tạm ứng, quyết tốn, hĩa đơn, chứng từ…
-Cố vấn, thơng tin cho Ban giám đốc, cho các bộ phận liên quan về tính chất dịch vụ ở các nơi và sự thay đổi (nếu cĩ)… từ các đối tác cung cấp dịch vụ…