2.2.3.3.1 Nội dung:
Chi phí quản lý DN của công ty chủ yếu là các chi phí ăn uống tiếp khách,chi phí mua dụng cụ văn phòng, thuế, phí,lệ phí, chi phí khấu hao và chi phí lương ở bộ phận quản lý...
2.2.3.3.2 Chứng từ sử dụng:
+ Hoá ñơn bán lẻ
+ Phiếu chi : trường hợp thanh toán bằng tiền mặt + Uỷ nhiệm chi : thanh toán bằng chuyển khoản + Bảng thanh toán lương
+ Bảng phân bổ khấu hao TSCð...
2.2.3.3.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
+ Căn cứ vào các chứng từ như hoá ñơn bán lẻ, giấy xác nhận, giấy thông báo nộp tiền, bảng tính lương, bảng tính khấu hao TSCð… liên quan ñến chi phí quản lý doanh nghiệp nhân viên lập bảng ñề nghị thanh toán trình lên giám ñốc xem xét ký duyệt chị Khi ñược sự ñồng ý của giám ñốc kế toán tiền mặt lập phiếu chi 2 liên chuyển cho giám ñốc, kế toán trưởng ký duyệt. Khi nhận ñược phiếu chi thủ quỹ kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung ghi trên phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc,ngày tháng lập phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền, kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác ñể xuất quỹ tiền mặt, cho người nhận tiền ký vào phiếu chi, thủ quỹ ký vào phiếu chi và giao 1 liên cho người nhận tiền.Sau ñó thủ quỹ
căn cứ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ và chuyển liên còn lại cho kế toán và lưu tại quyển. + Khi phát sinh các khoản thanh toán qua ngân hàng như nộp bảo hiểm, phí ngân hàng, phí kiểm toán, sửa chữa văn phòng… nhân viên lập bảng ñề nghi thanh toán trình lên cho giám ñốc xem xét ký duyệt chịKhi ñược sự ñồng ý của giám ñốc, kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm chi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt sau ñó nộp cho ngân
hàng ñể chuyển tiền thanh toán cho người bán và ngân hàng thông báo giấy báo nợ cho công tỵ
Sau ñó tập hợp tất cả các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển qua cho kế
toán tổng hợp tiến hành xử lý.
2.2.3.3.4 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý DN”
ñể hạch toán. Tài khoản này có các tài khoản cấp 2 như sau: + TK 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý” + TK 6423 “ Chi phí ñồ dùng văn phòng” + TK 6424 “ Chi phí khấu hao TSCð” + TK 6425 “ Thuế, phí, lệ phí”
+ TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” + TK 6428 “ Chi phí bằng tiền khác”
2.2.3.3.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ:
Căn cứ phiếu chi, bảng tính lương, BHXH, BHYT, bảng tính khấu hao TSCð , và các chứng từ có liên quan khác kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào giấy báo có kế toán tiền gửi ngân hàng ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi hay ủy nhiệm chi vào sổ quỹ. ðồng thời kế toán ghi vào sổ nhật ký chung.
Cuối tháng, kế toán tiền gửi ngân hàng liên hệ với ngân hàng ñể lấy sổ phụ về ñối chiếụ Cuối cùng tập hợp các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp ñể ghi vào sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp và các sổ cái các tài khoản 111,331…
2.2.3.3.6 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan:
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0033935 ngày 06/01/2010 phát sinh chi phí thay mực máy in HP C4580 ( 35WA) ñen và mực HP C4580 (37WA) màu là 690.909 VNð.(Xem phụ lục số 06)
Nợ TK 6427 :690.909 VNð
Có TK 331 :690.909 VNð
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0086865 ngày 06/08/2010 phát sinh chi phí photo nhãn phụ ( Hoá ñơn kèm theo trang phụ lục)
Nợ TK 6428 : 4.072.550 VNð
Có TK 1111: 4.072.550 VNð
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0047308 ngày 30/8/2010 phát sinh chi phí ăn uống tiếp khách.
Nợ TK 6428 :737.000 VNð
Có TK 1111 : 737.000 VNð
Căn cứ vào hoá ñơn GTGT số 0118574 ngày 30/08/2010 phát sinh chi phí mua UPS Santak Blazer 1400 EH và màn hình 17’’ LCD Viewsonic
Nợ TK 6428 : 5.950.000 VNð
Có TK 1111: 5.950.000 VNð
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 : 6.517.816.601 VNð
Có TK 642 : 6.517.816.601
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM
ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089
SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản 6427 ( Chi phí dịch vụ mua ngoài) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
Chứng từ Tài khoản Số tiền Ngày Số Diễn giải Nợ Có Nợ Có ðầu kỳ: 0 01/01/2010 0008204/01/2010 Chi phí ăn uống tiếp khách 6427 311 1.175.455 ………
05/01/2010 003/ACV/01/2010 Phí thanh toán L/C
1606ILS091200101 6427 11211 9.600.680 ……….. 06/01/2010 0033935/01/2010 Chi phí thay mực in HP 6427 331 690.909 06/01/2010 009/PCV/01/2010 Phí ñậu xe 6427 1111 15.000 ……….. Phát sinh trong kỳ: 3.381.449.350 3.381.449.350 Cuối kỳ: 0
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM
ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089
SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản 6428 ( Chi phí bằng tiền khác) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
Chứng từ Tài khoản Số tiền Ngày Số Diễn giải Nợ Có Nợ Có ðầu kỳ: 0 05/01/2010 007/PCV/01/2010 Phí khác 6428 1111 20.000 ……….. 06/08/2010 0086865/08/2010 Phô tô nhãn phụ 6428 1111 4.072.550 ………. 30/08/2010 0047308/08/2010 Chi phí ăn uống tiếp khách 6428 1111 737.000
30/08/2010 0118574/08/2010 Chi phí mua UPS và màn hình LCD
6428 1111 5.950.000
………
Phát sinh trong kỳ: 347.839.508 347.839.508 Cuối kỳ: 0
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM
ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089 SỔ CÁI TỔNG HỢP
Tài khoản 642(Chi phí quản lý doanh nghiệp)
(Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
(Ký,họ tên)
Số tiền Tài khoản
ñối ứng
Tên tài khoản
Nợ Có
ðầu kỳ
1111 Tiền mặt Việt Nam ðồng 674.076.994 0
11211 Tiền gửi NH NN&PTNT An Phú- VNð 713.252.682 57.983.769
...
3341 Phải trả công nhân viên 1.871.057.092 0
3383 Bảo hiểm xã hội 174.384.000 2.625.000 3384 Bảo hiểm y tế 32.697.000 0 3389 Bảo hiểm thất nghiệp 10.899.000 0 911 Xác ñịnh kết quả sản xuất kinh doanh 0 6.517.816.601 Phát sinh trong kỳ: 6.578.460.391 6.578.460.391 Cuối kỳ:
2.2.3.4 Kế toán chi phí hoạt ñộng tài chính:
2.2.3.4.1 Nội dung:
Chi phí tài chính của công ty chủ yếu phát sinh từ các khoản vay ngân hàng và
ñiều chỉnh tỷ giá mua ngoại tệ thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoàị
+ Nếu là vay tiền VNð thì khi nhận giấy báo kế toán hạch toán Nợ TK1121(Tiền VNð) / Có TK 311. Khi tiến hành trả lãi hoặc nợ gốc thì hạch toán Nợ TK311/Có TK1121 hoặc Nợ TK635/Có TK1121. Nếu là vay tiền USD thì khi nhận giấy báo hạch toán Nợ TK1122(Tiền USD)/ Có TK 311 theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Khi trả
lãi hoặc gốc thì cũng lấy tỷ giá bình quân liên ngân hàng luôn Nợ TK 311/ Có TK 1122 hoặc Nợ TK 635/ Có TK 1122.
+ Trường hợp trong tài khoản tiền USD không còn tiền, công ty tiến hành rút tiền từ tài khoản tiền VNð ra ñể mua USD thanh toán cho nhà cung cấp. Hạch toán ñầu tiên là trích tiền từ tài khoản VNð ñi Nợ TK 1132(Tài khoản tiền ñang chuyển USD)/ Có TK 1121 lấy tỷ giá theo hợp ñồng mua bán USD với ngân hàng. Kế tiếp kế toán hạch toán tiền vào của tài khoản tiền USD Nợ TK1122/ Có TK 1132 lấy tỷ giá theo hợp
ñồng mua bán USD với ngân hàng. Sau ñó, kế toán mới dùng tài khoản tiền USD ñể ñem ñi trả nợ hoặc lãi vay Nợ TK 311/ Có TK 1122 hoặc Nợ TK 635/ Có TK 1122.Cuối tháng kế toán mới ñánh giá lại phần chênh lệch tỷ giá.
2.2.3.4.2 Chứng từ sử dụng:
+ Giấy báo nợ của ngân hàng + Hợp ñồng vay vốn
2.2.3.4.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
ðịnh kỳ ngân hàng căn cứ vào hợp ñồng vay vốn của ngân hàng và công ty,dựa trên số tiền gốc,lãi suất và thời gian vay ngân hàng sẽ tính ra số tiền vay mà công ty phải trả. Ngân hàng ñến kỳ thu lãi sẽ tự ñộng trừ vào tài khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng và gửi giấy báo nợ cho công tỵ
Khi thanh toán lô hàng nhập khẩu cho nhà cung cấp nước ngoài, tỷ giá ngoại tệ
tại thời ñiểm thanh toán lớn hơn tỷ giá trên sổ kế toán của các tài khoản Nợ phải trả. Hoặc khi nhận tiền thanh toán của khách hàng nước ngoài trong hợp ñồng xuất khẩu, tỷ
giá ngoại tệ tại thời ñiểm giao dịch nhỏ hơn tỷ giá trên sổ kế toán của các tài khoản Nợ
phải thụ Công ty chịu một khoản lỗ do chênh lệch tỷ giá và khoản lỗ ñó ñược ngân hàng trừ vào tài khoản của công ty và gửi giấy báo nợ cho công tỵ
Khi nhận ñược giấy báo có, kế toán tiền gửi ngân hàng hạch toán vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và liên hệ với ngân hàng lấy sổ phụ về ñối chiếu vào cuối tháng. Sau
ñó tập hợp các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp xử lý.
2.2.3.4.4 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 635 “ Chi phí hoạt ñộng tài chính” ñể hạch toán.Tài khoản này có các tài khoản cấp 2 như sau: chính” ñể hạch toán.Tài khoản này có các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 6351 “ Chi phí lãi vay” + TK 6352 “Chênh lệch tỷ giá”
2.2.3.4.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ngân hàng ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết chi phí hoạt ñộng tài chính, ñồng thời kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Sau ñó tập hợp tất cả các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp
ñể cuối tháng kế toán tổng hợp vào sổ cái tài khoản 635 và các sổ cái có liên quan như
sổ cái tài khoản 131,331...
2.2.3.4.6 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan:
Ngày 22/03/2010 công ty trả lãi vay của hợp ñồng vay 1606ILS201000031 cho NH An Phú trị giá 67.666.667 VNð.
Nợ TK 6351 : 67.666.667 VNð
Có TK 11211 : 67.666.667 VNð
Ngày 31/08/2010 xảy ra chênh lệch tỷ giá trong việc bán hàng xuất khẩu – 1940 tấn NPK Phi 16-16-8 Hð VNH/1008-010.
Nợ TK 6352 : 295.049.789 VNð
Có TK 11211 : 295.049.789 VNð
Kết chuyển chi phí hoạt ñộng tài chính Nợ TK 911 : 29.345.908.733 VNð
Có TK 635 : 29.345.908.733 VNð
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089 SỔ CÁI CHI TIẾT Tài khoản 6351( Chi phí lãi vay) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
Chứng từ Tài khoản Số tiền Ngày Số
Diễn giải
Nợ Có Nợ Có
ðầu kỳ: 0
14/01/2010 017/ACV/01/2010 Lãi vay của Hð vay 1606LDS200901937
6351 11211 41.666.667
14/01/2010 018/ACV/01/2010 Lãi vay của Hð vay 1606LDS200901975
6351 11211 63.000.000
……….
22/03/2010 062/ACV/03/2010 Lãi vay của Hð vay 1606ILS200901996
6351 11211 29.000.000
22/03/2010 063/ACV/03/2010 Lãi vay của Hð vay 1606ILS201000031
6351 11211 67.666.667
……….
Phát sinh trong kỳ: 9.380.986.866 9.380.986.866 Cuối kỳ: 0
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM
ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089 SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản 6352( Chênh lệch tỷ giá)
(Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
Chứng từ Số tiền Ngày Số Diễn giải Nợ Có ðầu kỳ: 0 05/01/2010 001/DPGC/01/2010 CLTG- Thanh toán L/C 1606ILS091200101 tàu Vinh MKA/437/S
243.377.750,00
18/01/2010 002/DPGC/01/2010 CLTG- Thanh toán L/C
1606ILS091100094 Hð MKA/438/S tàu Atlantic Trader và Huyndai Challenger 80.700.000,00 ………. 31/08/2010 002/DRGC/08/2010 Bán hàng xuất khẩu- 1.940 tấn NPK Phi 16-16-8 Hð VHN/1008-010 295.049.789,00 31/08/2010 003/DRGC/08/2010 Bán hàng xuất khẩu- 100 tấn SA Phi Hð VHN/1008-078 7.372.000,00 ……….. Phát sinh trong kỳ: 20.037.220.457,00 20.037.220.457,00 Cuối kỳ: 0,00
Công ty : CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
ðịa chỉ : 06 Phùng Khắc Khoan, P.ða Kao, Quận 1, TP HCM ðiện thoại : 08.8222090
Fax : 08.8222089
SỔ CÁI TỔNG HỢP
Tài khoản 635 ( Chi phí tài chính) (Từ ngày 01/01/2010 ñến 31/12/2010)
Số tiền Tài khoản
ñối ứng
Tên tài khoản
Nợ Có
ðầu kỳ
11211 Tiền gửi NH NN&PTNT An Phú- VNð 4.428.688.666 13.469.590
11221 Tiền gửi NH NN&PTNT An Phú- USD 1.081.833.200 0
1132 Tiền ñang chuyển ngoại tệ 826.840.000 0
131 Phải thu của khách hàng 1.148.175.883 0 331 Phải trả cho người bán 16.987.355.574 58.829.000 335 Chi phí phải trả 4.945.314.000 0 911 Xác ñịnh kết quả sản xuất kinh doanh 0 29.345.908.733 Phát sinh trong kỳ: 29.418.207.323 29.418.207.323 Cuối kỳ:
Giám ñốc Kế tóan trưởng Ngày … tháng…năm (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Người lập
2.2.3.5 Kế toán chi phí khác:
2.2.3.5.1 Nội dung:
Chi phí khác là những khoản chi không thuộc hoạt ñộng sản xuất kinh doanh hay hoạt ñộng tài chính. Thông thường ñó là các khoản chi có liên quan ñến việc nộp phạt do vi phạm hành về thuế.
2.2.3.5.2 Chứng từ sử dụng:
+ Bảng ñề nghị thanh toán. + Phiếu chi/ ủy nhiệm chi + Biên bản kiểm kê quỹ
+ Biên bản thanh lý TSCð
+ Giấy báo nợ
2.2.3.5.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào các chứng từ như nộp phạt do nộp thuế chậm, vi phạm giao thông có giấy xác nhận hay văn bản xử phạt nhân viên lập bảng ñề nghị thanh toán trình lên cho giám ñốc ký duyệt. Sau khi ñược sự ñồng ý của giám ñốc, kế toán tiền mặt lập phiếu chi 2 liên, ñối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng, kế toán ngân hàng lập
ủy nhiệm chi và chuyển cho kế toán trưởng, giám ñốc ký duyệt. Khi nhận ñược phiếu chi, thủ quỹ kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung ghi trên phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc, ngày tháng lập phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền, số tiền chi chính xác nhập quỹ tiền mặt, cho người nhận tiền ký nhận vào phiếu chi, sau ñó thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ. Liên còn lại giao cho người nhận tiền. ðối với chi qua ngân hàng, kế toán ngân hàng lập và nộp ủy nhiệm chi, sec … cho ngân hàng và ngân hàng fax giấy báo nợ cho công tỵ Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ liên hệ với ngân hàng ñể lấy sổ phụ về ñối chiếu vào cuối tháng. Cuối cùng tập hợp các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp xử lý.
2.2.3.5.4 Tài khoản sử dụng: TK 811 “chi phí khác” 2.2.3.5.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ: 2.2.3.5.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào phiếu chi, biên bản kiểm kê hàng thiếu hụt, biên bản thanh lý TSCð kế toán tiền mặt vào sổ chi tiết chi phí khác. Căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ngân hàng ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và căn cứ vào phiếu chi hay ủy nhiệm chi thủ quỹ vào sổ quỹ. Sau ñó tập hợp tất cả các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp ñể cuối tháng kế toán tổng hợp vào sổ cái chi phí khác và