Khi có nhu cầu về hàng hóa, Khách hàng sẽ gửi ñơn ñặt hàng ñến cho Công ty, tất cả các thông tin cần thiết về hàng hóa như quy cách, số lượng… ñều ñược ghi trong
ñơn ñặt hàng. Phòng kinh doanh tham khảo nhu cầu cung ứng hàng hóa, nếu Công ty
ñáp ứng ñược yêu cầu thì tiến hành lập hợp ñồng mua bán hàng gồm 3 bản. Bộ phận xét duyệt xem xét lần nữa và ký duyệt ñồng ý vào hợp ñồng, sau ñó hợp ñồng ñược chuyển cho Khách hàng ñể ký xác nhận vào phần liên quan, Khách hàng giữ 1 bản, 2 bản còn lại ñưa sang Phòng kinh doanh lưu 1 bản, bản còn lại chuyển sang cho Kế toán công nợ
xử lý. Tuy nhiên trong giao dịch mua bán với nước ngoài thì phía nước ngoài không nhận hóa ñơn ñỏ mà chỉ nhận hoá ñơn thương mại (Invoice) cho nên công ty giữ lại cả
3 hoá ñơn.
ðối với bán thu tiền ngay:
Bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng chuyển xuống kho, bộ phận kho lập phiếu xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Kế toán bán hàng lập 3 liên Hóa ñơn GTGT và giao liên 2 của Hóa ñơn cho khách hàng, ñồng thời khách hàng chuyển khoản tiền hàng vào tài khoản của DN, và ngân hàng fax giấy báo có cho DN. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì kế toán tiền mặt lập phiếu thu 2 liên. Liên 1 trình lên cho giám ñốc, kế toán trưởng ký duyệt và thủ quỹ thu tiền vào sổ quỹ, sau ñó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ sách có liên quan và lưu tại quyển. Liên 2 giao cho người nộp.
ðối với bán chịu:
Khi DN giao hàng và kế toán bán hàng phát hành hóa ñơn, theo thời gian ñược ghi trên hợp ñồng thì khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của DN.
ðối với bán ñặt hàng ( ký gởi):
Khi nhận ñược ñơn ñặt hàng từ khách hàng, bộ phận kinh doanh xem xét và trình lên giám ñốc ký duyệt, sau ñó bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng và chuyển xuống kho ñể nhận hàng. Bộ phận kho lập phiếu xuất kho và chuyển hàng xuống ñại lý. Kế
ðối với bán trả chậm:
Trình tự như bán thu tiền ngay nhưng ñối với bán trả chậm không thu tiền ngay mà chuyển 1 liên của hóa ñơn GTGT sang kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ ñể
theo dõi công nợ của khách hàng.
2.2.2.1.4 Tài khoản sử dụng: TK511 “Doanh thu bán hàng”. Trong ñó có các tài khoản cấp 2 như sau: tài khoản cấp 2 như sau:
+TK 511110 “Doanh thu phân bón NPK Phi 16-16-8-13S” + TK 511111 “Doanh thu phân bón NPK Phi 16-8-8” + TK 511112 “Doanh thu phân bón NPK Italy 30-10-10” + TK 511113 “Doanh thu phân bón NPK Italy 20-20-20” + TK 511114 “Doanh thu phân bón NPK Italy 10-40-10” + TK 511115 “Doanh thu phân bón NPK Italy 10-10-30” + TK 511116 “Doanh thu phân bón NPK Phi 16-20-0” + TK 511120 “Doanh thu phân bón DAP phi 18-46-0” + TK 511121 “Doanh thu phân bón DAP China” + TK 511123 “Doanh thu phân bón DAP Mexico” + TK 511124 “Doanh thu phân bón DAP Turkey” + TK 511130 “Doanh thu phân bón SA phi” + TK 511132 “Doanh thu phân bón SA China” + TK 511140 “Doanh thu phân bón Urea China”
+ TK 511150 “Doanh thu phân bón hữu cơ vi sinh Nutrismart” +TK 511181 “Doanh thu thuốc diệt cỏ Glyphosate IPA Salt 480g/l” + TK 511182 “Doanh thu thuốc diệt cỏ Heroquat 278SL”