Công ty có hệ thống quản lý gọn gàng và linh hoạt, tổng nhân lực trong công ty khoảng 30 người kể cả ban giám ựốc. Bộ máy quản lý của DN theo hình thức tập trung, tất cả
các ựề nghịựều phải ựược sự xét duyệt của Giám ựốc và phó giám ựốc ựược ủy quyền. 2.1.4.2 Sơựồ bộ máy tổ chức quản lý mô tả như sau:
2.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban:
Giám ựốc:
Là người có quyền hành cao nhất ựiều hành và phụ trách mọi vấn ựề phát sinh trong hoạt ựộng kinh doanh của công tỵ
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt ựộng của công ty ựưa ra các kế hoạch, dự án và các chiến lược kinh doanh cụ thể.
Phân tắch thị trường.
Lãnh ựạo, kiểm tra, giám sát, ựánh giá tình hình hoạt ựộng của công tỵ Thiết lập mối quan hệ ngoại giaọ
Phó giám ựốc:
Chịu sự lãnh ựạo trực tiếp của giáo ựốc công tỵ
định kỳ báo cáo hàng tháng và chịu trách nhiệm toàn bộ về hàng hóạ Phối hợp với các phòng ban khác ựể tuyển chọn nhân viên giỏi, có kinh nghiệm
đánh giá thị trường, kỹ năng giao tiếp.
Phòng kinh doanh: Giám ựốc Phó giám ựốc Chi nhánh 1 Chi nhánh 2 Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Xem xét nội dung dự thảo hợp ựồng của các ựơn vị trước khi trình lên giám ựốc ký (hợp ựồng thương nghiệp, hợp ựồng ngoại thương)
Xây dựng phương án kinh doanh trình lên ban giám ựốc và khi ựược giám ựốc duyệt xong thì lập bảng tắnh giá thành.
Hướng dẫn ựơn vị thực hiện tốt thủ tục pháp lý trong quá trình thực hiện hợp ựồng của toàn công tỵ
Nghiên cứu thị trường và cung cấp thông tin giúp ban giám ựốc ựề ra ựược những chiến lược kinh doanh.
Phòng kế toán:
Hướng dẫn các ựơn vị trực thuộc của công ty thực hiện tốt các quy ựịnh về kế toán, các chếựộ hạch toán ựểựi dến sự thống nhất trong toàn công tỵ
đào tạo, sắp xếp lực lượng kế toán tiện cho việc theo dõi ghi chép chứng từ sổ sách chắnh xác và hạch toán ựúng, kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉựạo trực tiếp lực lượng kế
toán của công ty trong việc ghi chép, theo dõi các chứng từ sổ sách, hạch toán theo
ựúng pháp lệnh kế toán của bộ tài chắnh ban hành.
Kiểm tra kế toán tài chắnh của công ty nhằm xác ựịnh tình hình tài chắnh, hiệu quả
kinh doanh của công ty làm cơ sở tổng hợp kế toán.
Lập báo cáo tài chắnh và tham mưu cho ban giám ựốc trong việc phân tắch các báo cáo ựểựưa ra quyết ựịnh về tài chắnh.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
2.1.5.1 Nhiệm vụ công tác kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng ựầu trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình ựộ, khả năng thành thạo, ựạo ựức nghề
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự ựể thực hiện thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các ựối tượng khác nhaụ Nội dung tổ chức bộ máy kế
toán bao gồm: xác ựịnh số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình ựộ nghề
nghiệp; bố trắ và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch. Nói chung, ựể tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô của DN, trình ựộ nghề
nghiệp và yêu cầu quản lý, ựặc ựiểm về tổ chức kinh doanh, quản lý và ựiều kiện về cơ
sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.
2.1.5.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:
Công việc kế toán ựược phân công cho các bộ phận và ựơn vị trục thuộc thực hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung phát sinh tại bộ phận và ựơn vị mình. Phòng kế
toán của công ty chỉ thực hiện những công việc kế toán ựối với những nội dung phát sinh liên quan ựến kế toán DN, kết hợp với báo cáo kế toán do các ựơn vị trực thuộc gửi lên ựể tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho kế toán DN theo quy ựịnh.
2.1.5.3 Sơựồ tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán trưởng:
+ Thực hiện các công việc mà ban giám ựốc giao phó Kế toán tổng hợp
Kế toán trưởng
Kế toán tiền mặt Kế toán kho và kế toán
tiền gửi ngân hàng
Thủ quỹ
Kế toán công nợ
+ Chỉ ựạo thực hiện toàn bộ phận các công tác tài chắnh kế toán của phòng và các ựợn vị trực thuộc. Phối hợp các phòng ban ựể hướng dẫn các vấn ựề có liên quan
ựến tài chắnh ựể hoàn thành các công việc mà cấp trên giao xuống.
+ Cập nhật thông tin, thông tư, nghị ựịnh mà bộ tài chắnh phát hành và sửa ựổị + Chịu trách nhiệm trước ban giám ựốc và pháp luật về các công việc của phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp:
+ Thay mặt kế toán trưởng giải quyết các vấn ựề khi kế toán trưởng ựi vắng. + Phụ trách kiểm tra số liệu của văn phòng công ty và toàn công ty, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán khi có yêu cầu ựể thống nhất quy trình hạch toán.
+ Có nhiệm vụ khoá sổ và tắnh toán toàn bộ ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh, quyết toán và lập báo cáo tài chắnh năm.
Kế toán kho và kế toán tiền gửi ngân hàng:
+ Theo dõi hàng tồn kho ựể báo cáo kịp thời cho lãnh ựạo các tình hình liên quan
ựến hàng hóa ựể kịp thời xử lý, hàng tuần phải báo cáo hàng tồn kho của công ty và ựơn vị.
+ đảm bảo hồ sơ nhập xuất có ựầy ựủ chứng từ, phương án kinh doanh, khi trình bày phải có chứng từựầy ựủựể ban lãnh ựạo kiểm tra rà soát lạị
+ Theo dõi tình hình biến ựộng của lượng tiền gửi ngân hàng của công ty
+ Trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Kế toán tiền mặt:
+ Cập nhật hóa ựơn, số liệu kế toán trong ngày báo cáo cho giám ựốc với xác nhận của thủ quỹ.
+ Cuối ngày phải có số liệu còn tồn quỹ ựể ựối chiếu với thủ quỹ và kiểm tra quỹ. đây là công việc thường xuyên phải thực hiện theo ựúng pháp lệnh kế toán thống kê.
+ Chịu trách nhiệm các khoản thanh toán có liên quan ựến tiền mặt của ựơn vị, thường xuyên ựối chiếu số liệu với kế toán hàng hóa ựểựảm bảo chắnh xác.
Kế toán công nợ, kế toán bán hàng:
+ Theo dõi các khoản tạm ứng, thanh toán các khoản tạm ứng, theo dõi các khoản phải thu, thanh toán các khoản phải thu, phải trả và thanh toán với người bán.
+ Chịu trách nhiệm ựối chiếu, kiểm tra hàng hóa thanh toán tiền mặt ựể có thể
phát hiện các sai sót trong khâu thanh toán nhập, xuất hàng hóa kịp thời báo cáo ban lãnh ựạo phòng có biện pháp xử lý phù hợp.
+ Lập hoá ựơn bán hàng.
Thủ quỹ:
+ Là một bộ phận của phòng có nhiệm vụ bảo ựảm khi chi tiền mặt ựầy ựủ, kết hợp với kế toán tiền mặt ựể bảo ựảm thanh toán ựúng ựối tượng, ựúng số tiền.
+ Hàng ngày ựối chiếu số liệu tồn quỹ với kế toán và báo cáo cho kế toán trưởng, cho giám ựốc ựể có kế hoạch ựiều phối hợp lý.
+ Có nhiệm vụ thu, chi các khoản tiền mặt, rút tiền gửi vào ngân hàng.
2.1.5.4 Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng việc tổ chức sổ kế toán theo hình thức ỘNhật ký chungỢ.Trình tự luân chuyển chứng từ thể hiện qua sơựồ: thức ỘNhật ký chungỢ.Trình tự luân chuyển chứng từ thể hiện qua sơựồ:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ ựối
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kiểm tra tắnh hợp lệ, kế toán ựịnh khoản rồi ghi vào nhật ký chuyên dùng có liên quan. Căn cứ vào nhật ký chung và các nhật ký chuyên dùng lấy số liệu ựể ghi vào sổ cáị đối với các nghiệp vụ phát sinh cần phải theo dõi chi tiết thì kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc ựể ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng cộng sổ cái, tắnh toán số phát sinh bên nợ, tổng số phát sinh bên có và số dư của từng tài khoản trên sổ cáịLấy số liệu tổng cộng này ựể lập bản cân ựối tài khoản. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng cân ựối tài khoản
Báo cáo kế toán Các bảng tổng hợp
chi tiết số phát sinh
Cộng các sổ kế toán chi tiết, xác ựịnh tổng số phát sinh bên nợ, tổng số phát sinh bên có và số dư cuối tháng của từng tài khoản chi tiết. Căn cứ vào số liệu này ựể lập các bảng tổng hợp chi tiết ựối với những tài khoản có các tiêu khoản chi tiết.
đối chiếu số lượng giữa các bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân ựối tài khoản
ựược ựối chiếu trùng khớp thì kế toán sẽ căn cứ vào bảng tài khoản và các bảng ựã tổng hợp chi tiết lập bảng cân ựối kế toán và báo cáo tài chắnh khác.
2.1.5.5 Chắnh sách kế toán áp dụng:
+ Niên ựộ kế toán bắt ựầu từ ngày 01/01/N ựến ngày 31/12/N.
+ đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là tiền ựồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh là các ngoại tệ sẽựược qui ựổi ra ựồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế
của ngân hàng tại thời ựiểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Hệ thống tài khoản kế toán : Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo ựúng chuẩn mực và chếựộ kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chắnh ban hành.
+ Công ty áp dụng chế ựộ kế toán Việt Nam ban hành theo Qđ số: 15/2006/Qđ- BTC ngày 20/03/2006 về hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy ựịnh về sửa
ựổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài Chắnh.
+ Phương pháp tắnh giá hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. + Khấu hao TSCđ theo phương pháp ựường thẳng.
+ đơn vị tiền tệ sử dụng là tiền VNđ và USD
+ Báo cáo tài chắnh ựược lập cuối niên ựộ kế toán bao gồm:
Bảng cân ựối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt ựộng kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
II Thực trạng xác ựịnh kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Việt Hóa Nông:
2.2.1 Phương pháp kinh doanh:
Công ty TNHH Việt Hóa Nông chủ yếu nhập khấu các loại phân bón từ các nước trên thế giới, tập trung chủ yếu ở Châu Á và phân phối chủ yếu ở các tỉnh thành trong cả nước.Chẳng hạn như các mặt hàng NPK (16-16-8-13S), DAP, NPK (16-20-0)
ựược nhập khẩu từ Philippines; phân Ure, thuốc trừ cỏ, phân bón lá ựược nhập từ
Indonesia; SA ựược nhập từ Thailand; Kelpak ựược nhập từ South AficaẦCho nên phương thức kinh doanh của công ty cũng rất ựa dạng, công ty ựi nước ngoài ựàm phán hoặc dựa vào các mối quan hệ lâu năm từ công ty ựể ký kết hợp ựồng xuất khẩu, và tìm kiếm khách hàng thông qua bộ phận Marketing của công tỵ Bộ phận này có mặt ở
khắp nơi ựể làm thị trường cho công ty như đà Lạt, Cần Thơ, và các tỉnh thành trong thành phố. Bộ phận này tới tận nơi các ựại lý phát tờ rơi, làm quảng cáo và tham dự các cuộc hội thảo nông dân ựể tìm kiếm khách hàng.
Hình thức ựàm phán cũng nhanh hơn thông qua thư ựặt hàng bằng fax, email trên mạng hoặc trao ựổi qua ựiện thoạịViệc mua bán của công ty với khách hàng ựều dựa trên qui ựịnh của pháp luật Việt Nam và thông lệ Quốc tế qui ựịnh, thường thì các dạng thanh toán tiền qua các hình thức chủ yếu sau:
+ Thư tắn dụng (Letter of Credit Ờ L/C)
+ Chuyển bằng bưu ựiện hoặc ựiện tắn (telegraphich transfers Ờ TT) + Chuyển khoản qua ngân hàng
+ Tiền mặt
Nhưng trong 3 năm gần ựây, công ty TNHH Việt Hóa Nông chủ yếu dùng hình thức thanh toán bằng L/C (gần 90%) khi nhập khẩu và chuyển khoản qua ngân hàng hay tiền mặt khi phân phối cho các ựại lý hoặc khách hàng lẻ trong nước.
2.2.2 Kế toán doanh thu và thu nhập khác
2.2.2.1.1 Nội dung và nguyên tắc:
Trong nước:
Công ty áp dụng chắnh sách bán chịu hoặc thu tiền ngay, tùy vào số lượng mà khách hàng mua hoặc tùy vào ựối tượng mà khách khách hàng mà công ty ựưa ra chắnh sách bán hàng phù hợp.
+ Bán chịu áp dụng cho ựối tượng là những khách hàng làm ăn lâu dài với công ty, hay những khách hàng có tài sản thế chấp hoặc ựược ngân hàng bảo lãnh.
+ Bán thu tiền ngay với ựối tượng là khách hàng mua lẻ, tư nhân,Ầ
Ngoài nước:
+ Khi DN phát hành bộ chứng từ xuất khẩu ( Packing list, Invoice, tờ khai hải quanẦ) chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ắch gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, DN bắt ựầu theo dõi thu hồi công nợ khách hàng và căn cứ vào Invoice ựể
hạch toán.
+ Doanh thu bán hàng bằng ngoại tệựều ựược quy ựổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời ựiểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
2.2.2.1.2 Các chứng từ sử dụng:
+ Hóa ựơn GTGT do kế tóan lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng ựể hạch toán và lưu chuyển trong nội bộ.
+ đơn ựặt hàng, hợp ựồng + Lệnh giao hàng
+Phiếu xuất kho
+ Giấy báo có của ngân hàng. + Phiếu thu
2.2.2.1.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi có nhu cầu về hàng hóa, Khách hàng sẽ gửi ựơn ựặt hàng ựến cho Công ty, tất cả các thông tin cần thiết về hàng hóa như quy cách, số lượngẦ ựều ựược ghi trong
ựơn ựặt hàng. Phòng kinh doanh tham khảo nhu cầu cung ứng hàng hóa, nếu Công ty
ựáp ứng ựược yêu cầu thì tiến hành lập hợp ựồng mua bán hàng gồm 3 bản. Bộ phận xét duyệt xem xét lần nữa và ký duyệt ựồng ý vào hợp ựồng, sau ựó hợp ựồng ựược chuyển cho Khách hàng ựể ký xác nhận vào phần liên quan, Khách hàng giữ 1 bản, 2 bản còn lại ựưa sang Phòng kinh doanh lưu 1 bản, bản còn lại chuyển sang cho Kế toán công nợ