5. Âp dụng TQM trong tổ chức
5.1 Tạo sự am hiểu vă cam kết chất lượng
Am hiểu vă cam kết về chất lượng lă những bước trọng yếu đầu tiín vă lă nền tảng của toăn bộ kết cấu của hệ thống TQM. Đđy cũng chính lă bước đi đầu tiín, căn bản để thực hiện câc chương trình quản lý chất lượng dù theo bất cứ mơ hình năo.
Sự am hiểu một câch hệ thống vă khoa học về TQM địi hỏi một câch tiếp cận mới về cung câch quản lý vă những kỹ năng thúc đẩy nhđn viín tạo cơ sở cho việc thực thi câc hoạt động chất lượng. Mọi người cần cĩ nhận thức đúng đắn câc vấn đề liín quan đến chất lượng, những nguyín tắc kỹ thuật của quản lý. Cần xâc định rõ mục tiíu, vai trị, vị trí của TQM trong doanh nghiệp, câc phương phâp kiểm tra, kiểm sôt được âp dụng, việc tiíu chuẩn hô, đânh giâ chất lượng...
Sự am hiểu bắt đầu vă quan trọng nhất từ lênh đạo cấp cao, sau đĩ phải được lan truyền rộng khắp toăn bộ tổ chức. Điều năy chỉ cĩ thể thực hiện được thơng qua việc tổ chức tuyín truyền, quảng bâ rộng rêi câc phong trăo chất lượng trong toăn bộ xê hội vă trong từng tổ chức. Giâo dục ý thức trâch nhiệm cho từng người. TQM chỉ thật sự khởi động được nếu như mọi thănh viín trong doanh nghiệp am hiểu vă cĩ những quan niệm đúng đắn về vấn đề chất lượng. Hoạt động giâo dục vă đăo tạo về chất lượng trở nín cực kỳ quan
trọng. Giâo sư Kaoru Ishikawa, người đặt nền mĩng cho phong trăo TQM của Nhật Bản đê từng nĩi “Quản trị chất lượng bắt đầu bằng giâo dục vă kết thúc cũng bằng giâo dục”. TQM lă một phương phâp quản lý rất nhđn văn, với những triết lý rất đơn giản. Tuy nhiín để nhận thức đúng, vă tạo ra sự chuyển biến cho từng thănh viín thì lại khơng đơn giản chút năo. Do vậy việc đăo tạo, tuyín truyền vă giâo dục phải hết sức kiín trì. Cần tạo mơi trường cho sự trao đổi, mạn đăm, tranh luận để đi đến sự thống nhất. Sự am hiểu vă thay đổi nhận thức chỉ cĩ thể đạt được khi mọi thănh viín hiểu đúng bản chất vă sự cần thiết của TQM. Mọi sự nĩng vội, đốt chây giai đoạn vă khiín cưỡng trong giai đoạn năy đều tạo mầm mống cho sự phản khâng ngầm hoặc đối phĩ về sau. Cần lăm cho mọi người trong tổ chức xem xĩt lại nhận thức của mình đối với chất lượng. Chỉ khi năo họ hiểu, vă mong muốn sự thay đổi thì việc âp dụng mới thănh cơng.
Cĩ sự am hiểu vẫn chưa đủ những yếu tố lăm nín sức mạnh về chất lượng, mă cần thiết phải cĩ một sự cam kết bền bỉ, quyết tđm theo đuổi toăn bộ chương trình, mục tiíu về chất lượng. Trong sự cam kết đĩ mỗi cấp bậc quản lý cần cĩ một mức độ cam kết khâc nhau:
• Cam kết của lênh đạo cấp cao
Nếu lênh đạo cấp cao nhất khơng cơng nhận vă khơng cam kết chịu trâch nhiệm về việc khởi xướng âp dụng TQM thì những thay đổi cần thiết khơng thể xảy ra. Sự cam kết năy thể hiện một quyết tđm, một mong muốn lđu dăi để cho tổ chức hoạt động tốt nhất. Sau đĩ quyết tđm vă sự cam kết của lênh đạo phải được chia sẻ vă tạo nín sự thấu hiểu, thấm nhuần đến từng bộ phận vă cho từng thănh viín của tổ chức. Cĩ thể nĩi lênh đạo đĩng vai trị lă người đi tiín phong, người khởi xướng phong trăo vă cũng chính lă người tạo nguồn lực cho việc âp dụng TQM trong tổ chức. Sự cam kết của lênh đạo cấp cao sẽ tạo ra mơi trường
thuận lợi cho câc hoạt động trong doanh nghiệp, thể hiện mối quan tđm vă trâch nhiệm của họ đối với câc hoạt động chất lượng. Từ đĩ lơi kĩo sự tham gia của mọi thănh viín trong doanh nghiệp văo câc chương trình chất lượng. Sự cam kết năy cần được thể hiện thơng qua câc chính sâch chất lượng của doanh nghiệp.
Cĩ thể nĩi rằng tổ chức khơng thể âp dụng TQM nếu thiếu sự quan tđm vă cam kết của người lênh đạo cao nhất. Câc giâm đốc doanh nghiệp cần phải am hiểu về quản lý chất lượng vă quyết tđm thực hiện câc mục tiíu, chính sâch chất lượng đê vạch ra. Để triển khai được TQM trong tổ chức địi hỏi người lênh đạo phải tích cực, năng động vă quyết liệt, đồng thời phải biết chuyển lửa, chuyển khât vọng đến tất cả mọi người.
• Cam kết của quản trị cấp trung gian
Sự cam kết của câc cân bộ trung gian (quản đốc, xưởng trưởng, tổ trưởng...) nhằm đảm bảo vă phât triển câc chương trình chất lượng trong câc phịng ban vă câc bộ phận, liín kết nhiệm vụ được giao vă câc mối quan hệ dọc ngang trong tổ chức. Lă cầu nối giữa việc thực hiện câc chính sâch của lênh đạo cấp cao với người thừa hănh. Sự cam kết của cân bộ quản trị trung gian lă chất xúc tâc quan trọng trong câc hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Câc cân bộ trung gian lă người trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính sâch chất lượng của tổ chức, họ phải được uỷ quyền để chủ động giải quyết những vấn đề nảy sinh trong sản xuất. Sự cam kết của họ cần phải bao gồm cả việc tạo điều kiện thuận lợi cho câc nhĩm chất lượng hoạt động vă việc phải thường xuyín thực hiện câc chương trình huấn luyện, hướng dẫn câc hoạt động cải tiến chất lượng trong bộ phận phụ trâch.
TQM chỉ cĩ thể thănh cơng nếu thu hút vă lơi cuốn được mọi thănh viín của tổ chức tham gia. Suy cho cùng câc thănh viín của tổ chức lă lực lượng chủ chốt của tất cả mọi hoạt động chất lượng, sự cam kết của họ về việc thực hiện TQM lă yếu tố quan trọng nhất minh chứng cho sự chuyển biến từ nhận thức đến quyết tđm hănh động. Nếu khơng cĩ sự cam kết năy (theo tinh thần thoả mên khâch hăng nội bộ) thì mọi cố gắng của cân bộ quản lý cấp trín khơng thể thực hiện được.
Để cam kết của câc thănh viín biến thănh hănh động thực tiễn thì câc bản cam kết đĩ phải được xâc lập một câch tự nguyện, cơng khai vă phải được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng của tổ chức. Song song với quâ trình năy, lênh đạo cấp trín phải bảo đảm thường xuyín cung cấp câc nguồn lực cần thiết, đặc biệt lă sự huấn luyện, đăo tạo về chất lượng để bảo đảm sự thực hiện cam kết.
Tĩm lại, để triển khai TQM trong tổ chức bước đầu tiín vă quan trọng nhất cần phải cĩ sự am hiểu vă cam kết chung của tất cả mọi người. Quan trọng nhất lă từ cân bộ lênh đạo cấp cao, đến câc cân bộ quản lý trung gian vă sau đĩ phải lan rộng cho tất cả câc bộ phận vă cho từng thănh viín của tổ chức. Sự am hiểu vă cam kết năy sẽ tạo nín một câch tiếp cận hệ thống vă đồng bộ về chất lượng trong toăn bộ tổ chức. Sự am hiểu sđu sắc, sự cam kết tự nguyện vă tinh thần tự giâc, trâch nhiệm sẽ tạo ra một nội lực mạnh mẽ để nđng cao chất lượng hoạt động của tổ chức.