Trên mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, để đảm bảo công tác quản lý vật liệu đạt hiệu quả kinh tế cao. Công ty đã lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp “ghi thẻ song song”. Phương pháp này phù hợp với đơn vị thực hiện kế toán máy. Trình tự hạch toán tại Công Ty Dệt Hà Nam được thực hiện theo quy trình như sau:
- Tại kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập – xuất thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành đối chiếu số lượng thực nhập, thực xuất với thẻ kho, sau đó mới ký nhận vào phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày kế toán nhận được lệnh nhập, lệnh xuất và các chứng từ liên quan của bộ phận vật tư, kế toán kiểm tra lại các chứng từ rồi nhập dữ liệu vào máy để in ra phiếu nhập, phiếu xuất chuyển cho bộ phận vật tư, thủ kho kiểm nhận. Đối với nhập kho, kế toán phải tập hợp tất cả các chi phí liên quan để tính ra trị giá hàng nhập. Còn vật liệu xuất kho, đơn giá xuất kho do máy tính tự động tính ra theo phương pháp bình quân gia quyền.
Cuối tháng, kế toán vật liệu in ra các bảng: “Bảng liệt kê chứng từ nhập, xuất vật liệu”, “Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu”, “Sổ chi tiết vật liệu”. Tại Công ty số liệu đối chiếu cuối tháng giữa kế toán với thủ kho là đối chiếu giữa sổ chi tiết vật liệu của kế toán với thẻ kho của thủ kho. Toàn bộ các sổ chi tiết đều được in ra cuối tháng.
Ví dụ: Theo các phiếu nhập kho NBXC01/09, NBXC05/09 và NVTCN57/09. Và các phiếu xuất kho, XBB03/09 và XBXC43/09.
Hàng ngày kế toán dựa vào các phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho và sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Dưới đây là biểu mẫu phiếu nhập kho NBX01/09 và xuất kho XBB03/09 Phiếu nhập kho NVTCN57/09 (Phụ lục số 1)
Phiếu nhập kho NBXC05/09 (Phụ lục số 3)
Mẫu số 01-VT
TCT DỆT HÀ NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)