Tại Công Ty Dệt Hà Nam, công tác thu mua NVL chủ yếu do mua ngoài từ nguồn trong nước, phần lớn là do nhập khẩu. Thực hiện công tác này do phòng xuất nhập khẩu (đối với mua từ nước ngoài) thông qua các hợp đồng kinh tế thương mại cùng với sự tham gia của phòng vật tư kỹ thuật. Khối lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường.
Khi vật liệu mua về bộ phận vật tư kỹ thuật thực hiện nhiệm vụ làm thủ tục nhập kho. Đối với hàng hóa mua trực tiếp không phải kiểm nghiệm thì tiến hành thủ tục nhập kho luôn. Còn với những nguyên vật liệu khác cần phải kiểm nghiệm thì thành lập hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra mẫu hàng hóa căn cứ vào hợp đồng kinh tế với thực tế. Thành phần bao gồm: Thành viên của Công ty kiểm định viên quốc tế, thủ kho, cán bộ vật tư. Trường hợp lúc kiểm nghiệm nhận vật liệu thấy thừa, thiếu hoặc vật tư không đúng quy cách, mẫu mã thì lập biên bản để xử lý và thông báo ngay cho bên cung cấp, vật liệu nào không đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán hoặc giảm giá hàng bán trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên. Còn vật tư đủ tiêu chuẩn thì trên cơ sở Biên bản kiểm nghiệm bộ phận vật tư kỹ thuật viết lệnh nhập kho (phiếu này được viết thành 2 liên viết bằng tay kê giấy than, liên 1 giao cho thủ kho, liên 2 lưu tại sổ lệnh nhập kho) thủ kho nhận hàng ký vào lệnh nhập kho và vào luôn thẻ kho theo dõi lượng.
Sau khi nhập hàng, vật tư kỹ thuật tập hợp Biên bản kiểm nghiệm, lệnh nhập kho cùng với hóa đơn, hợp đồng các chứng từ liên quan khác gửi về phòng kế toán cho kế toán vật tư tập hợp xác định trị giá vốn hàng nhập, định khoản đưa số liệu vào máy
vi tính và in ra phiếu nhập kho. Phiếu này được in 1 bản chuyển lại cho các bộ phận ký như: Bộ phận vật tư, thủ kho, kế toán vật tư và cuối cùng là thủ trưởng đơn vị. Đây là phiếu nhập kho chính làm căn cứ và là cơ sở để cuối tháng kế toán vật tư tập hợp vào bảng kê chứng từ ghi sổ. Còn bộ phận vật tư lưu 01 bản sao phô tô phiếu nhập này.
Việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán vật tư vào cuối tháng thông qua thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết vật liệu của kế toán vật tư.
Đối với những phế liệu thu hồi nhập kho, Công ty vẫn sử dụng chứng từ là phiếu nhập kho do bộ phận có phế liệu chuyển số lượng cùng với bộ phận vật tư kỹ thuật ký chuyển giao lượng đề nghị nhập kho phế liệu thông qua giá cả thực tế trên thị trường kế toán vât liệu đưa số lượng và đơn giá nhập vào máy.