III. Phân tích hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty TNHH hóa dệt Hà Tây trong những năm gần đây
1.Chuẩn bị ký kết hợp đồng xuất khẩu
1.1. Xác định yêu cẩu của khách hàng liên quan đến sản phẩm
Trưởng phòng xuất nhập khẩu hoặc cán bộ nghiệp vụ được phân công nhận thông tin từ khách hàng và cập nhật vào mẫu biểu, phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng.
Hình thức nhận thông tin có thể qua fax, điện thoại, e-mail, thư từ, bưu điện tiếp xúc trực tiếp hoạc qua các hình thức khác.
Nội dung yêu cầu của khách hàng có thể được ghi rõ trong mẫu biểu hoặc theo văn bản khách hàng gửi kèm cho Công ty.
Căn cứ vào nội dung của phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng, Phòng Xuất nhập khẩu lập Chỉ lệnh sản xuất mẫu, ghi rõ các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu khác của Công ty để tạo nên sản phẩm.
Đối với sản phẩm truyền thống hoặc sản phẩm khách hàng đã mua từ các vụ trước (sản phẩm tập lại), phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển chỉ lệnh sản xuất mẫu cho Trung tâm kỹ thuật móu thực hiện.
Đối với sản phẩm truyền thống hoặc sản phẩm cải tiến, Phòng xuất nhập khẩu lập phiếu đánh giá khả năng của Công ty.
Tất cả các sản phẩm của Công ty bắt buộc phải tuân theo các quy định của luật pháp Việt Nam hiện hành. Nếu khách hàng yêu cầu trái với quy định của luật pháp Việt Nam thì Trưởng phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thỏa thuận lại với khách hàng.
Nếu có yêu cầu về chế định và pháp luật khác liên quan đến sản phẩm cần ghi rõ vào Phiếu ghi nhận yêu cầu của khách hàng, Chỉ lệnh sản xuất mẫu và lập Phiếu đánh giá của Công ty.
1.2. Đánh giá khả năng của Công ty:
Đối với các sản phẩm mới cải tiến hoặc yêu cầu của khách hàng bổ sung yêu cầu về chế định và pháp luật khỏc, Phũng xuất nhập khẩu lập Phiếu đánh giá khả năng của Công ty, trong đó:
- Trưởng phòng xuất nhập khẩu xác nhận về việc cung cấp nguyên phụ liệu và các yêu cầu về chế định, pháp luật liên quan đến nguyên phụ liệu.
- Giám đốc, Trung tâm kỹ thuật mẫu xác nhận về mẫu, thiết bị, công nghệ, trình độ kỹ thuật sản xuất, khả năng tay nghề, chủng loại sản phẩm và các yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến kỹ thuật.
- Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc ủy quyền xem xét và phê duyệt Phiếu đánh giá khả năng của Công ty.
- Nếu không đáp ứng được thỡ Phũng Xuất khẩu giao dịch với khách hang theo tiến trình như vừa trình bày ở trên.
1.3. Làm mẫu
Trên cơ sở những thông tin đã giao dịch và tiếp xúc với khách hang Phòng xuất nhập khẩu chuyển Chỉ lệnh sản xuất mẫu và các yêu cầu của khách hang (bằng văn bản nếu có) cho Trung tâm kỹ thuật mẫu để thực hiện việc chế thử mẫu.
Quá trình thực hiện chế thử mẫu được thực hiện theo trình tự thủ tục thiết kế, phát triển mẫu theo Chỉ lệnh mẫu (mẫu được thể hiện trên Chỉ lệnh mẫu).
1.4. Xây dựng giá, gửi mẫu
Căn cứ vào định mức kỹ thuật và các điều kiện khỏc, Phũng xuất nhập khẩu xây dựng giá thành làm căn cứ báo giá cho khách hang và gửi mẫu cho khách hàng.
Khi cần gửi báo giá cho khách hang bằng mẫu biểu thì sẽ gửi bản chào hang cho khách hang và vào sổ theo dõi mẫu chào hang năm.
1.5. Trao đổi thông tin và đánh giá các yêu cầu sơ bộ đơn đặt hàng
Việc trao đổi thông tin, giao dịch với khách hang về mẫu, về giá và các thông tin khác được cập nhật vào mẫu biểu, Sổ theo dõi thông tin khách hang. Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải đảm bảo rằng mọi thông tin của khách hang phải được xử lý kịp thời, được thông báo đến các bộ phận có liên quan và phải trả lời cho khách hang (nếu khách hang yêu cầu).
Sau khi nhận được thông tin của khách hàng về đơn hàng dự kiến, Trưởng phòng xuất nhập khảu sẽ sơ bộ xem xét và trả lời về giá cả và thời gian giao hàng. Nếu vượt quá thẩm quyền thì Trưởng phòng xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc ủy quyền xem xét, cho ý kiến trả lời khách hàng.
1.6. Làm mẫu đối
Mẫu đối được thực hiện sau khi Trưởng phòng xuất nhập khẩu sơ bộ xem xét hoặc Giám đốc Công ty đã xem xét chấp nhạn các điều kiện để đi đến ký kết hợp đồng hoặc sau khi ký kết họp đồng. Mẫu đối được thực hiện trên cơ sở mẫu
chào và các yêu cầu cụ thể của khách hàng. Mẫu đối dùng làm cơ sở để thực hiện đơn hàng, hợp đồng.
Có một số trường hợp khách hàng yêu cầu làm mẫu trước khi có thông tin về đơn hàng dự kiến thì Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải xem xét và quyết định.