III. Phân tích hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty TNHH hóa dệt Hà Tây trong những năm gần đây
9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nạ
Nguyên nhân của việc khiếu nại thường là do vi phạm thời gian giao hàng; số lượng; chất lượng; mẫu mã; quy cách hàng hoá không đúng như trong hợp đồng đã thoả thuận. Đối với bạn hàng truyền thống khi Công ty bị khiếu nại về việc giao hàng chậm, Công ty thường thương lượng với khách hàng để lùi thời gian giao hàng lại, kịp cho sản xuất bằng cách giao bù vào đơn hàng tiếp theo. Còn đối với khách hàng mới, lần đầu tiên làm ăn với Công ty, khi bị khách hàng khiếu nại về việc giao hàng chậm, Công ty sẽ tiến hành gửi hàng bù bằng đường hàng không, khắc phục và giao hàng đúng cả về số lượng và chất lượng theo quy định trong L/C và trong hợp đồng. Thông thường khách hàng của Công ty đồng ý lùi thời gian giao hàng, nhưng cũng có trường hợp khách hàng yêu cầu Công ty phải đền bù thiệt hại về việc giao hàng chậm hoặc không đủ số lượng, chất lượng. Nếu khách hàng còn kinh doanh lâu dài với Công ty, thì trong trường hợp này Công ty sẽ tiến hành trừ vào đơn hàng sau hoặc gửi tiền mặt để trả cho khách nếu chỉ làm ăn với nhau một lần.
Trong thời gian qua, Công ty TNHH hóa dệt Hà Tây cũng bị một số khách hàng khiếu nại về việc giao hàng chậm và sai về số lượng, chất lượng nhưng với số lượng rất nhỏ, không đáng kể, Công ty đã tiến hành sửa chữa, khắc phục ngay. Khi xảy ra sự việc bị khiếu nại, Công ty thường yêu cầu khách hàng của mỡnh cựng Công ty thương lượng, đàm phán để đi đến kết quả cuối cùng đôi bên cùng có lợi. Chính vì vậy, mà từ trước tới nay Công ty chưa phải đưa việc nào ra toà án và trọng tài kinh tế để giải quyết.
Ngoài ra, Công ty cũng khiếu nại khách hàng về việc mở L/C không đúng với những quy định trong hợp đồng và việc khách hàng thanh toán chậm. Song khách hàng của Công ty cũng đã nhanh chóng sửa L/C cho phù hợp và khắc phục việc thanh toán chậm.