III. Phân tích hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty TNHH hóa dệt Hà Tây trong những năm gần đây
3.Yêu cầu khách hàng mở L/C và kiểm tra L/C
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất khẩu và để chuẩn bị cho sản xuất, Công ty sẽ đôn đốc khách hàng mở L/C và kiểm tra lại L/C, vì hầu hết phương thức thanh toán giữa Công ty và đối tác nước ngoài đều bằng L/C. Sau khi nhận được L/C của khách hàng mở cho Công ty qua ngân hàng đại diện cho Công ty là ngân hàng Vietcombank, thì Phòng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ kiểm tra L/C xem có phù hợp với các điều kiện thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Các điều khoản cần phải xem xét là:
- Thời hạn giao hàng có đúng như trong hợp đồng quy định hay không. Thời hạn giao hàng có thể ghi là ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất, trong khoảng thời gian hoặc một ngày cụ thể nhất định.
- Kiểm tra tên hàng, số lượng, giá cả, chất lượng, quy cách, mẫu mã, phẩm chất hàng hóa xem có phù hợp với hợp đồng thỏa thuận hay không.
- Kiểm tra số tiền trên L/C (cả phần số và phần chữ) có thống nhất với hợp đồng hay không, tên của đơn vị tiền tệ phải được ghi rõ ràng và thống nhất. - Kiểm tra việc quy định vủa bộ chứng từ thanh toán về các mặt: số loại chứng từ phải xuất trình, số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại, nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại, thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ đó.
Khi kiểm tra thấy L/C không phù hợp với những điều khoản quy định trong hợp đồng, Công ty bắt đầu chuẩn bị nguyên vật liệu sản xuất. Còn L/C không đúng với hợp đồng mà hai bên đã ký hoặc L/C gây bất lợi cho Công ty về thời gian giao hàng, số tiền thanh toán, thời gian thanh toỏn… thỡ Công ty sẽ yêu cầu khách hàng sửa đổi hoặc bổ sung. Sau khi phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại thấy phù hợp thì Công ty mới tiến hành chuẩn bị nguyên vật liệu để sản xuất theo đơn hàng.