Chi phí nhân công là một khoản mục chi phí quan trọng và chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng giá thành công trình. Tổ chức hạch toán tốt chi phí nhân công có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc cung cấp các thông tin cho quản lý được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giúp cho các nhà lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn để khuyến khích lao động và bù đắp được công sức mà người lao động bỏ ra. Từ đó, giúp người lao động nâng cao ý thức góp phần làm tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm đồng thời đảm bảo thu nhập cho bản thân.
Lao động tại công ty gồm hai nguồn, lao động trong danh sách và lao động thuê ngoài. Trong một số trường hợp như các công trình ở xa, điều kiện di chuyển lao động khó khăn hoặc công trình bước vào giai đoạn nước rút, Công ty
tiến hành thuê mướn lao động bên ngoài (chủ yếu là lao động tại nơi thi công). Công việc này làm giảm chi phí di chuyển lao động, hạn chế những khó khăn về sinh hoạt của công nhân. Tuy nhiên, từ đó lại nảy sinh một số khó khăn về chất lượng và giá cả lao động, vì lao động tại các địa phương mang tính thời vụ, tự phát và trình độ có thể không đáp ứng được yêu cầu của Công ty. Đối với lực lượng lao động này Công ty giao cho các Đội trưởng các đội thi công quản lý và trả lương theo hình thức khoán việc. Chứng từ hạch toán chi phí công nhân thuê ngoài là hợp đồng lao động thuê ngoài, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành.
Khi nhận thi công một công trình, hạng mục công trình nào đó, đội trưởng cùng phụ trách công trình tiến hành lập hợp đồng làm khoán. Hợp đồng làm khoán được ký theo từng phần công việc, tổ hợp công việc trong đó ghi rõ thời gian thực hiện hợp đồng, khối lượng, đơn giá giao khoán, trách nhiệm của người nhận khoán, người giao khoán.
Dựa vào công việc nhận khoán, đội trưởng tiến hành giao công việc cho từng tổ trong đội và đôn đốc lao động trong đội thực hiện thi công phần việc được giao, đảm bảo đúng tiến độ và đúng yêu cầu kỹ thuật.
Cuối tháng căn cứ vào hợp đồng làm khoán, phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành, bảng chấm công do các tổ gửi đến, đội trưởng tiến hành tính lương cho từng người và lập bảng thanh toán lương cho toàn đội (bảng này được lập riêng cho công nhân trong danh sách và công nhân thuê ngoài. Sau đó đội trưởng hoặc nhân viên kế toán đội gửi lên phòng kế toán hợp đồng làm khoán, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, bảng chấm công cùng bảng thanh toán tiền lương. Phòng kế toán đối chiếu chúng và lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH đối với lao động trong danh sách, và bảng phân bổ tiền lương đối với công nhân thuê ngoài (Công ty không tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho lao động thuê ngoài vì đây là những lao động làm việc theo hợp đồng lao động ngắn hạn, mang tính tự phát).
* Quản lý sử dụng chi phí nhân công trực tiếp • Quản lý lao động
- Tuyển chọn lao động: Công ty chủ trương phải xây dựng và phát triển một đội ngũ lao động phù hợp với các yêu cầu sản xuất kinh doanh cả về số lượng, một đội ngũ lao động có đủ phẩm chất và kỹ năng cần thiết đáp ứng các mục tiêu trước mắt cũng như về lâu dài. Chính vì vậy mà công ty rất coi trọng chính sách tuyển chọn lao động.
Trước khi tuyển chọn lao động, công ty tiến hành thu hút tìm kiếm các ứng viên cho công ty thông qua quảng cáo và các tổ chức giáo dục. Thông qua tổ chức giáo dục là biện pháp tuyển chọn mà công ty hay sử dụng nhất. Công ty cử người đến các trường đại học, cao đẳng hay trung cấp nghề để trực tiếp tuyển dụng. Công ty tổ chức phỏng vấn trực tiếp hoặc cho ứng viên trả lời những bài kiểm tra, những câu hỏi trắc nghiệm về kỹ năng và trình độ của bản thân. Đối với lao động phổ thông thì công ty tuyển dụng bằng cách thi thực hành để biết được trình độ tay nghề của ứng viên.
Sau khi tuyển chọn xong công ty sẽ tiến hành phân công thích ứng với từng nhiệm vụ từng công việc phù hợp với khả năng và có thời gian thử việc trước khi ký hợp đồng chính thức.
- Thời gian làm việc và chế độ nghỉ ngơi
Ngoài việc tuyển chọn lao động một cách chặt chẽ, việc quản lý con người cũng được quan tâm nhiều. Chấp hành nghiêm chỉnh giờ giấc, có thưởng phạt rõ ràng, tạo nên ý thức làm việc theo kiểu công nghiệp hiện đại.
Những người làm việc ở các phòng nghiệp vụ tại văn phòng của công ty thì làm việc theo giờ hành chính, những người lao động làm việc trực tiếp khác như bảo vệ, lái xe tạp vụ,… làm việc theo ca, tùy theo yêu cầu công việc cụ thể. Người lao động được nghỉ làm việc hưởng nguyên lương theo chế dộ nhà nước quy định.
Giờ làm việc của cán bộ công nhân viên tại công ty áp dụng như sau:công trình(nếu có)
- Đối với khối giờ làm việc theo giờ hành chính sang từ 8h đến 12 h, chiều từ 13h đến 17h.
Khối theo ca: công nhân sản xuất tại công trình(nếu có), bảo vệ, nhà ăn,… Một ngày chia làm 3ca tính từ 6h sáng, nghỉ giữa ca 30 phút.
Một năm được nghỉ 8 ngày vào những ngày lễ tết, quốc khánh theo quy định của nhà nước.
Số ngày làm việc theo chế độ được xác định theo công thức:
NCcđ = NL (L + T + NC)
Trong đó :
NCcđ : ngày làm việc theo chế độ quy định NL : số ngày theo lịch trong 1 năm
L : số ngày nghỉ lễ trong 1 năm T : số ngày nghỉ tết trong 1 năm NC : số ngày nghỉ chủ nhật trong năm
Trên cơ sở đó, xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian lao động ở các đơn vị. Sau 6 tháng, công ty tổ chức phân tích tình hình sử dụng thời gian của doanh nghiệp.
Tính toán thời gian làm việc sẽ cho biết nhưng thông tin về quỹ thời gian làm việc có thể và tối đa của doanh nghiệp cũng như của bản than từng cán bộ công nhân viên trong từng năm, quý, tháng, tuần, thậm chí là trong ngày. Từ đó có thể biết được mức độ sử dụng thời gian thực tế và những nguyên nhân không sử dụng hết thời gian có thể, tối đa. Thời gian làm việc có thể ảnh hưởng đến năng suất lao động, giá thành sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hiện nay dang đòi hỏi nguồn nhân lực kỹ thuật và có tay nghề cao. Đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và công nhân lành nghề là tài sản quý giá của doanh nghiệp, là nguồn lực rất quan trọng có tính chất quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Công ty cổ phần tư vấn thiết kế và xây dựng Thăng Long có trên 1000 cán bộ công nhân viên, lao động kỹ thuật có trình độ trung cấp trở lên. Công ty đã bố trí sử dụng cán bộ “đúng người đúng việc” tạo điều kiện để các cán bộ phát huy kiến thức chuyên môn đã được đào tạo và năng lực sở trường của từng người. Đồng thời thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên.
- Phân công công việc: Khi bắt đầu công trình, nhân viên kỹ thuật sẽ xuống công trường hướng dẫn công nhân thực hiện từng bước công việc theo đúng thông số kỹ thuật, kết hợp với quản lý để thực hiện. Dựa vào các yêu cầu của công trình mà quản lý phân công cho từng công nhân thực hiện phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn của họ, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và năng suất lao động.
• Quản lý tiền lương
Công ty đã tiến hành khảo sát lại năng lực sản xuất, tổ chức lại lao động, rà soát lại định mức để giao quỹ lương cho các công trường quản lý. Công ty cũng có những thay đổi lớn nhằm hoàn thiện và nâng cao vai trò của công tác trả lương, trả thưởng, các điều kiện, căn cứ trả lương được xây dựng lại đã tạo được niềm tin cho cán bộ công nhân viên đối với công ty.
Kết quả lao động sẽ được ghi nhận và chuyển qua phòng tổ chức hành chính để tính lương. Tại phòng kế toán sau khi nhận được danh sách chi lương, bảng thanh toán tiền lương sẽ tiến hành ghi vào bảng kê phát sinh tài khoản, bảng chi tiết phát sinh, sau đó lập bảng phẩn bổ lương theo sản phẩm nhập kho, bảng bảo hiểm xã hội, tiền lương được thanh toán làm một đợt vào ngày 10 hàng tháng. Công ty thực hiện chế độ
khoán quỹ lương cho từng đơn vị trong công ty với những hình thức khác nhau nhằm phù hợp với điều kiện sản xuất của mỗi đơn vị.
Căn cứ vào hao phí lao động tổng hợp, mức lao động cá biệt của các công trường để tính lao động kế hoạch của đơn vị. Lao động định biên của phòng ban và tình hình sử dụng lao động thực tế của các đơn vị để xác định tổng quỹ thu nhập.
Căn cứ vào kế hoạch lao động hàng năm, mức lương cán bộ công nhân và cán bộ phân phối thu nhập đã xác định cho từng chức danh nghề, xác định mức lương cấp bậc công việc bình quân và hệ số phân phối thu nhập bình quân của đơn vị.
• Nguyên tắc trả lương
Mức lương để tính thu nhập cho người lao động: căn cứ vào mức lương cấp bậc công việc đã được xác định theo các chức danh ngành nghề. Công ty thực hiện trả thu nhập lương tháng cho người lao động.
Hệ số phân phối thu nhập hàng tháng cho từng chức danh được xác định trên cơ sở thu nhập lương tháng, chế độ lương chức danh, phụ cấp lương tháng cho từng đối tượng được hưởng cùng với hệ thống bảng hệ số phân phối thu nhập.
Lương hàng tháng của người lao động được phân phối một lần trong tháng, được tính trên cơ sở mức lương cấp bậc công việc, hệ số phân phối thu nhập, mức lương hàng tháng và thành tích đóng góp của mỗi cá nhân.
Chi phí nhân công trực tiếp gồm tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp lương. Với khoản chi phí tiền lương của công nhân điều khiển máy tính trong đơn giá XDCB cũng tính vào chi phí nhân công trực tiếp. Còn chi phí tiền lương của cán bộ quản lý công trình (bộ phận gián tiếp) được tính vào chi phí sản xuất chung chứ không phải là chi phí nhân công trực tiếp.
• Phương pháp trả lương
Việc hạch toán tiền lương của công nhân trong DN thì dựa trên bảng chấm công, theo dõi cho từng tổ sản xuất, đội xây dựng. Bảng chấm công cho biết ngày giờ làm việc thực tế, số ngày nghỉ của từng người sau khi đã được
kiểm tra và chuyển lên phòng lao động để ghi chép, theo dõi sau đó để làm cho phòng kế toán có căn cứ tính lương và phân bổ tiền lương.
Về nguyên tắc chi phí nhân công trực tiếp cũng được tập hợp giống chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Trường hợp cần phân bổ gián tiếp thì tiêu thức phân bổ có thể là tiền công, giờ công, định mức hoặc giờ công thực tế.
* Hình thức thanh toán lương
Do công ty được chia thành các công trường và các phòng ban hoạt động mang tính chất khác nhau nên hình thức trả lương cho các bộ phận cũng khác nhau. Đối với bộ phận nhân công trực tiếp sản xuất ở các công trường, công ty áp hình thức trả lương khoán. Còn đối với các nhân viên và cán bộ quản lý công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Áp dụng các hình thức trả lương khác nhau ở các bộ phận khác nhau đòi hỏi bộ phận kế toán phải tính toán một cách cẩn thận và chính xác.
- Đối với công nhân hưởng lương khoán, công thức xác định thu nhập trong tháng: TNTi = (∑ = n i 1 (SLTi x ĐGCL) + LTG) x HS x H Trong đó: TNTi: Thu nhập lương tháng
SLTi: Số lượng sản phẩm sản xuất trong tháng ĐGCL: Đơn giá trả lương theo chất lượng sản phẩm LTG: Lương thời gian (nếu có)
HS: Hệ số phân phối thu nhập (nếu có) H: Hạng thành tích trong tháng
- Đối với cán bộ công nhân viên hưởng lương theo thời gian: Thu nhập lương tháng = Mức lương cấp bậc công việc từng chức danh x Ngày công thực tế x Mức thu nhập lương tháng x Hệ số phân phối thu nhập x Phân hạng thành tích cá nhân đơn vị
Chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn nên công ty rất chú trọng trong việc quản lý từ tuyển chọn cho đến việc phân công lao động, thanh toán lương một cách hợp lý cho các bộ phận. Do vậy, chi phí nhân công trực tiếp trong công ty được sử dụng có hiệu quả cao.