Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí kinh doanh của công ty, do vậy tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu góp phần lớn trong việc tiết kiệm chi phí cho công ty.
Việc quản lý NVL là cần thiết cho doanh nghiệp, do đó, các bộ phận phòng ban quản lý của công ty được thiết lập rất chặt chẽ. Đảm bảo cho quá trình quản lý NVL được hiệu quả từ khâu lập kế hoạch, sử dụng cho đến dự trữ.
Do đặc điểm của sản phẩm công ty là các công trình xây dựng ở các địa bàn khác nhau nên về nguyên vật liệu của công ty phải huy động ở nhiều địa phương khác nhau nơi có công trình. Những nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ
cho thi công ở công trường gồm các loại đá, sắt, thép, xi măng... Các loại vật liệu này tùy thuộc vào từng công trình nhưng thường có khối lượng rất lớn.
Mỗi bộ phận thực hiện quản lý một công đoạn của quá trình sử dụng nguyên vật liệu. Để sử dụng chi phí nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao công ty đã có kế hoạch sử dụng chi phí một cách hợp lý, tiết kiệm và kiểm soát chặt chẽ trong tất cả các khâu.
● Khâu lập kế hoạch
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Công tác định mức tiêu hao NVL do các cán bộ phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Do đặc điểm của công ty là thiết kế và xây dựng nên đối với mỗi công trình có định mức tiêu hao NVL khác nhau. Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm ở công ty được xác định theo phương pháp phân tích tính toán tức là dựa vào lượng NVL để sản xuất một đơn vị sản phẩm, lượng hao hụt NVL cho phép và lượng tiêu hao cho sản phẩm hỏng. Công thức:
Định mức NVL tiêu hao / 1đvSP = Lượng NVL cần để SX 1đvSP + Lượng NVL hao hụt cho phép - Lượng NVL tiêu hao cho SP
hỏng
Sau khi tính toán được mức độ tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm, phòng vật tư tiến hành lập bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.
Ví dụ:
Bảng 3.4: Định mức tiêu hao NVL/1KM của công trình GT15-HB-SL-QL6
STT Định mức nguyên phụ liệu Đvt Lượng
NVL 1 Sỏi cuội M3 9000 2 Đá dăm 5x10 M3 3000 3 Đá dăm 10x20 M3 2000 4 Đá dăm 20x40 M3 2000 5 Lót nền ( gạch vỡ) M3 5000 6 Nhựa đường Th 50
(Nguồn: phòng tài chính kế toán) Phòng kế hoạch vật tư thực hiện xây dựng định mức tiêu hao cho toàn bộ mẫu mã sản phẩm sản xuất tại công ty. Các sản phẩm cùng loại có kích cỡ khác nhau có định mức tiêu hao khác nhau. Mỗi khi có sự thay đổi hoặc khi lượng NVL tiêu hao cho sản phẩm hỏng có sự thay đổi thì các nhân viên có trách nhiệm lập tức thay đổi hay bổ sung định mức tiêu hao một cách kịp thời. Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các sản phẩm có sự thay đổi qua các năm cho phù hợp với sự thay đổi kế hoạch sản xuất tại công ty. Tổng hợp định mức cho từng sản phẩm, công ty xác định được mức tiêu hao NVL cho toàn bộ sản phẩm trong một kỳ sản xuất tại công ty.
Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hết sức quan trọng, công ty đã có kế hoạch xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách chính xác, hợp lý giúp cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục, không bị trì trệ vì thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất, đảm bảo lượng sản xuất, tiêu thụ, dự trữ hàng hóa đúng kế hoạch.
Căn cứ trên định mức mà phòng kế hoạch lập cho từng đơn vị sản phẩm thì tiếp đó phòng sẽ lập ra kế hoạch thu mua cũng như xuất dùng NVL cho sản xuất.
Để đạt được hiệu quả sử dụng chi phí cao thì ngoài khâu lập kế hoạch, quản lý trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu là rất cần thiết đảm bảo cho việc sử dụng chi phí hợp lý và hiệu quả. Cụ thể tại công ty, công tác quản lý nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ qua các khâu từ thu mua đến sử dụng và dự trữ.
● Khâu thu mua nguyên vật liệu.
Kế hoạch mua sắm NVL của công ty phụ thuộc vào nhiều nhân tố như: tiến độ công trình, giá cả NVL trên thị trường, giá cả NVL tại địa phương … Công tác lập kế hoạch thu mua được công ty quan tâm nhằm đảm bảo cung cấp NVL đủ về số lượng và đúng về chất lượng.
Dự toán lượng NVL cần mua dựa vào dự toán NVL cần cho sản xuất trong kỳ, lượng NVL tồn đầu kỳ, lượng NVL dự trữ cho kỳ sau. Áp dụng công thức: Lượng NVL cần mua = Lượng NVL cần cho SX + Lượng NVL dự trữ cho kỳ sau - Lượng NVL tồn đầu kỳ Quá trình thu mua NVL đến xuất dùng và dự trữ được công ty quản lý và thực hiện theo nguyên tắc chặt chẽ. NVL nhập kho từ nhiều nguồn: vật liệu gia công, vật liệu mua ngoài, vật liệu tiết kiệm trong sản xuất và phế liệu thu hồi. Quá trình quản lý được tiến hành:
Thứ nhất, quản lý về số lượng
NVL gia công: sau khi hợp đồng gia công được ký kết giữa công ty với khách hàng thì toàn bộ NVL cần để thực hiện hợp đồng này sẽ do bên khách hàng chuyển cho công ty, khách hàng sẽ chuyển toàn bộ chứng từ đến. Khi vật liệu về, công ty cử một số nhân viên tiến hành kiểm kê giám định vật liệu và lập biên bản giám định.
Biểu 1: Biên bản giao nhận hàng hóa
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 19 tháng 9 năm 2011
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
(số: / )
Địa điểm: 201 Trường Chinh – Thanh Xuân - Hà Nội
Đại diện bên mua: Công ty Cổ phần tư vấn Thiết kế và Xây dựng Thăng Long Người đại diện: Nguyễn Hồng Quân
Địa chỉ: Công ty Cổ phần tư vấn Thiết kế và Xây dựng Thăng Long - Số tài khoản: 102010000146205
- Mã số thuế: 0101420064
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN Địa chỉ: Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội
Người đại diện: Bùi Huy Tiến Mã số thuế: 0101466765
Hai bên cùng lập biên bản này xác định số lượng hàng hóa giao nhận như sau: Tổng số hàng bên B giao nhận cho bên A ngày 19 tháng 9 năm 2010:
TT Chủng loại Đơn vị Đơn giá Số lượng
1 Xi măng Kg 1400 20000
2 Cát vàng M3 205000 300
3 Thép ф 16 Kg 17000 15000
4 Thép ф 18 Kg 17500 18000
Biên b n ả đượ ậc l p thành 02 b n, m i bên gi 01 b n và có giá tr pháp lý nhả ỗ ử ả ị ư nhau. Hai bên cùng th ng nh t n i dung biên b n trên và ố ấ ộ ả đồng ý ký tên dướ đi ây.
ĐAỊ DIỆN BÊN MUA (BÊN A) ĐẠI DIỆN BÊN BÁN (BÊN B)
Nguyễn Hồng Quân Bùi Huy Tiến
Sau khi hoàn tất công việc giám định nếu đạt yêu cầu NVL sẽ được chuyển vào trong kho thông qua phiếu nhập kho.
Thủ kho nhập nguyên vật liệu đưa từ cảng về theo phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu của chứng từ và số liệu thực nhập trên phiếu nhập kho, kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Biểu 2: Phiếu nhập kho
Đơn vị:Công ty cổ phần tư vấn thiết Kế và xây dựng Thăng Long
Mẫu số 01a – LĐTL Địa chỉ:201 ngõ 199 Trường Chinh
Thanh Xuân Hà Nội
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QP/BTC Ngày 20/3/2006 Của bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 22 tháng 09 năm 2011 Nợ: 156,133
Số:………. Có: 111…
Họ và tên người giao:………
Theo………số……ngày….tháng….năm…của……… Nhập tại kho:………...địa diểm………
STT Tên,nhãnhiệu,quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng 3507 Kg 20000 20000 1400 28000000 2 Cát vàng 3504 M3 300 300 205000 61500000 .... ………. ... ... ……. …. ….. Cộng x x 20300 20300 X 89500000
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- NVL mua ngoài: Dựa trên kế hoạch số NVL cần dùng, phòng kinh tế kế hoạch lập kế hoạch mua hàng và trình tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt phòng kế hoạch sẽ thảo hợp đồng và đại diện công ty ký kết hợp đồng. Sau đó thủ kho sẽ tiếp nhận hàng trên quy cách hàng được ký nhận trên hợp đồng. Căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng thì thủ kho và phòng KT-KH tiến hành giám định, kiểm tra và nhập kho nếu hàng được đảm bảo.
Sau khi kết thúc quá trình giám định, nhập kho thì các chứng từ liên quan đến NVL mua ngoài sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán và đối chiếu giữa hợp đồng với hóa đơn…
V i th t c ch t ch nh v y, nguyên v t li u ớ ủ ụ ặ ẽ ư ậ ậ ệ được nh p kho ậ đầ đủy , tránh th t thoát, thi u h t, ấ ế ụ đả ả ế ệm b o ti t ki m và tránh tình tr ng ng ng tr s n xu t.ạ ừ ệ ả ấ
Thứ 2, quản lý về chất lượng
Với đặc điểm là ngành sản xuất các sản phẩm may mặc, NVL là thành tố chính cấu tạo nên các sản phẩm. Do đó, chất lượng NVL ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến thương hiệu của doanh nghiệp. Việc quản lý đảm bảo cung ứng về mặt chất lượng theo các chỉ tiêu trên hợp đồng là rất quan trọng. Công ty thực hiện qua hình thức kiểm tra, giám định chất lượng vật tư:
Biểu 3: Biên bản giám định vật tư
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH VẬT TƯ
Hôm nay ngày 15 tháng 9 năm 2010. Tại kho NVL công ty cổ phần tư vấn Thiết kế và xây dựng Thăng Long.
Chúng tôi gồm: 1. Thủ kho: Phạm Thế Nam
2. Tổ KT-KH: Nguyễn Thị Khánh
Cùng giám định vật tư list số 01 Invoice: 371602/2010. Như sau:
TT Tên vật tư ĐV Trên
CT Thực nhập Thừa Thiếu 1 Xi măng Tấn 2460 2460 2 Cát vàng M3 1547 1547 3 Đá M3 2497 2497 Giám đốc Phòng KH Thủ Kho Phòng KT-KCS
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn tài liệu: phòng tài chính kế toán)
Biên bản giám định vật tư không chỉ kiểm tra về số lượng NVL trên hóa đơn chứng từ và số thực nhập mà còn kiểm tra chất lượng NVL có đúng như công ty đã đặt mua hay không. Chất lượng NVL quyết định chất lượng sản phẩm, việc kiểm tra chất lượng NVL giúp chất lượng sản phẩm hàng hóa của công ty luôn được đảm bảo, nhằm nâng cao uy tín với người tiêu dùng.
● Khâu sử dụng
Phòng kế hoạch căn cứ vào tiến độ các công trình đang xây dựng và các công trình mới nhân để xác định số lượng từng loại NVL cần dùng trong kỳ kế hoạch.
Căn cứ theo định mức tiêu hao NVL, phòng kế hoạch vật tư tính ra số vật liệu cần xuất để phục vụ sản xuất và tiến hành lập phiếu xuất kho.
Công đoạn này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm hoàn thành và hiệu quả của sản xuất. Các thông tin được đưa vào lệnh sản xuất và giám đốc điều hành kỹ thuật ký. Văn bản được đưa xuống kho nguyên vật liệu.
Bảng 3.5: Mức tiêu hao NVL/1KM của công trình GT15-HB-SL-QL6
Loại NVL
ĐVT
Giá đơn vị NVL Mức tiêu dùng NVL ( 1.000 đ) Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch (Mo) Thực hiện (M1) Sỏi cuội M3 90 90 9000 8000 Đá dăm 5x10 M3 190 185 3000 3000 Đá dăm 10x20 M3 180 175 2000 1800 Đá dăm 20x40 M3 170 165 2000 1700 Lót nền ( gạch vỡ) M3 50 40 5000 4500 Nhựa đường Th 11000 10050 50 47
(Nguồn tài liệu: phòng tài chính kế toán)
Từ bảng tính toán được chi phí sử dụng NVL thực tế so với kế hoạch là: Chi phí NVL/1KM = ∑P1*M1/∑po*Mo = 2522850/ 2880000 =0.876 Qua chỉ tiêu đó cho thấy sự quản lý về sử dụng NVL của công ty được thực hiện rất chặt chẽ. Giúp công ty tiết kiệm được chi phí so với kế hoạch trên 1 KM là 12.4 %
Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào lệnh sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng mã hàng để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. Số lượng nguyên vật liệu chính xuất kho được thủ kho và nhân viên hạch toán xí nghiệp lập và có ký nhận chéo nhau. Cuối tháng, sau khi tập hợp đối chiếu số lượng của
nguyên vật liệu chính xuất dùng giữa thủ kho và nhân viên hạch toán xí nghiệp. Sau đó gửi về phòng kế hoạch để làm phiếu xuất.
Biểu 4: Phiếu xuất kho
Đơn vị:……… Mẫu số 01a – LĐTL
Địa chỉ:……..
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QP/BTC
Ngày 20/3/2006 Của bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày…tháng…năm… Nợ…621………….
Số:……… Có …152…………
Họ và tên người nhận hàng:…………..Địa chỉ ……… Lý do xuất kho:……sx……….. Xuất tại kho:……….Địa điểm:……… STT Tên, nhãn hiệu,quy cách,
phẩm chất vật tư,
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
2 Cát vàng 3507 M3 1000 1000 3 Xi măng 3504 M3 2000 2000 … Cộng x X x x x Tổng số tiền (viết bằng chữ): ……… Số chứng từ gốc kèm theo:………… Người lập phiếu Người nhận
hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký,họ
tên) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Nguồn: phòng tài chính kế toán)
Cuối kỳ, căn cứ trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập xuất từ đó xác định số tồn còn lại trong kỳ cho từng loại NVL, giảm thiểu sự thiếu hụt, thất thoát …
Ngoài ra, cu i tháng công ty còn ti n hành t ch c ki m kê v t t ki m traố ế ổ ứ ể ậ ư để ể phát hi n các trệ ường h p thi u h t, m t mát, th a. . .ợ ế ụ ấ ừ để có bi n pháp x lý k p th iệ ử ị ờ và thích h p, tránh nh hợ ả ưở đếng n tình hình s n xu t. Tùy thu c vào tính ch t ki mả ấ ộ ấ ể kê mà công ty l p ban ki m kê, thậ ể ường g m k toán, th kho, cán b KT-KCS. . .vàồ ế ủ ộ sau khi k t thúc quá trình ki m kê thì l p biên b n ki m kê v t t .ế ể ậ ả ể ậ ư
● Khâu dự trữ
Việc đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng đều đặn. Nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời và đồng bộ có thể gây ra ngừng trệ sản xuất, ảnh hưởng đến cả dây chuyền sản xuất của công ty.
Lượng NVL dự trữ phải đảm bảo cho lượng NVL sử dụng cho kỳ sau nhưng đểđả ả ử ụm b o s d ng hi u qu n ngu n v n công ty luôn c g ng d tr v tệ ả ồ ố ố ắ ự ữ ậ li u m c t i thi u. C n c vào nh m c NVL cho m t ệ ở ứ ố ể ă ứ đị ứ ộ đơ ị ản v s n ph m, sẩ ố lượng s n ph m s n xu t trong k , ph thu c vào tình hình tài chính c a công tyả ẩ ả ấ ỳ ụ ộ ủ c ng nh tính ch t s n xu t c a công ty ũ ư ấ ả ấ ủ để ậ ế ạ l p k ho ch d tr . V i ngành ngh s nự ữ ớ ề ả xu t các s n ph m may m c nên NVL d mua và ít bi n ấ ả ẩ ặ ễ ế động, do ó k ho ch dđ ế ạ ự tr s lữ ố ượng ít. Lượng NVL d tr cu i k k ho ch chính là s lự ữ ố ỳ ế ạ ố ượng c n cho sầ ự s n xu t k sau. Và công ty d tr NVL theo m c d tr thả ấ ở ỳ ự ữ ứ ự ữ ường xuyên.
Bảng 3.6: Tổng hợp NVL dự trữ trong tháng 9 năm 2011 Cát xây M3 20000 21000 1.050 Cát vàng M3 18000 18500 1.028 Cát san lấp M3 17000 17800 1.047 Đá dăm 5x10 M3 35000 36000 1.029 Đá dăm 10x20 M3 40000 41000 1.025 Đá dăm 20x30 M3 30000 31000 1.033 Gạch đặc Viên 300000 320000 1.067 Gạch 2 lỗ Viên 400000 415000 1.038 Xi măng Tấn 2800 2850 1.018 Sỏi cuội M3 30000 32000 1.067 . . …….. . . …….. . . …….. . . …….. . . ……..
(Nguồn: phòng tài chính kế toán)
Qua bảng trên cho thấy tình hình dự trữ NVL Của công ty tương đối sát với định mức vật tư kỹ thuật do công ty xây dựng nên. Do vậy đảm bảo đủ NVL