SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Phương Trang 25
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Bảng kê tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
* Chú thích :
: Ghi hàng ngày. : Đối chiếu, kiểm tra. : Ghi cuối tháng : Ghi cuối quý.
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản và phản ánh vào các sổ chi tiết liên quan. Riêng các nghiệp vụ thu chi tiền mặt được thủ quỹ theo dõi, thường xuyên đối chiếu với kế toán. Đồng thời kế toán sau khi kiểm tra, phân loại các chứng từ gốc thì phản ánh vào bảng kê ghi Nợ (ghi Có) các TK. Cuối tháng, từ bảng kê ghi Nợ (Có) các TK kế toán lên chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ mới lập ra vẫn chưa có số, ngày được chuyển lên kế toán trưởng để kiểm tra ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán trưởng sẽ đăng ký các chứng từ ghi sổ (CTGS) vào sổ đăng ký CTGS. Lúc này CTGS mới có số, ngày.
Từ CTGS kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ cái đến cuối tháng sẽ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó kế toán trưởng sẽ tiến hành cộng số phát sinh, số lũy kế để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản và đối chiếu với sổ đăng ký CTGS. Cuối mỗi quý, kế toán trưởng sẽ tổng hợp lập báo cáo kế toán.
2.1.4.6/ Hệ thống KSNB ở Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng: a/ Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và ngoài Công ty có tác động đến hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB ở Công ty
* Các nhân tố bên trong:
Là các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung của Công ty chủ yếu là bộ máy tổ chức, hệ thống nhân viên tham gia thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát và việc lập các dự toán, kế hoạch, phương án SXKD.
- Mô hình tổ chức quản lý tại Công ty:
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, có sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên Ban Giám Đốc, các phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động SXKD và báo cáo thông tin phản hồi từ cấp dưới. Theo kiểu mô hình này, Giám đốc được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, tuy nhiên quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng đề xuất được Giám đốc thông qua biến thành mệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Các
phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến nhưng không có quyền ra lệnh cho các phân xưởng, tổ, các bộ phận sản xuất. Các phòng chức năng chỉ được phân quyền ở một mức độ nhất định liên quan trực tiếp đến lĩnh vực chuyên môn của mình. Kiểu cơ cấu này tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành nhiều chỉ thị khác nhau của người phụ trách. Thu hút các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, từ đó giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xác định rõ ràng. Điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm.
- Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ tại Công ty:
Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của mình. Mục tiêu của Công ty là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối rất khắc khe, từng bước đưa việc quản lý và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển.
Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay tập thể đã có những đóng góp tích cực giúp Công ty ngày một phát triển, chẳng hạn như: hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật... Tuy nhiên, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các tập thể, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tư, an toàn bảo hộ lao động…
Các CBCNV trong Công ty đã được bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động.
Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ. Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty. Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty là tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc.
- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của lãnh đạo:
Giám đốc Công ty là người có quyền hành cao nhất trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ đã được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
Giám đốc Công ty vừa là Bí thư Đảng ủy, là một Đảng viên nên tư cách và phẩm chất đạo đức của Ông rất tốt, Ông luôn tâm huyết với nghề nghiệp, luôn nhẹ nhàng đối với mọi người, Ông là một người rất điềm đạm, dễ gần, luôn biết lắng nghe ý kiến của mọi người. Trong Ông dường như không tồn tại sự độc đoán, Ông rất biết tận dụng nhân tài, năng động và sáng tạo trong điều hành. Điều này, tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và công tác KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng.
- Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án sản xuất kinh doanh:
Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo về các mặt hoạt động SXKD của Công ty : kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm, kế hoạch tài chính kinh doanh, kế hoạch lao động - tiền lương - đào tạo, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch quốc phòng,… trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Công ty căn cứ vào kế hoạch của Ban giám đốc Công ty duyệt cho Công ty để giao kế hoạch cho từng phòng ban thực hiện.
* Các nhân tố bên ngoài:
Công tác kiểm tra, KSNB của Công ty còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như: sự kiểm tra của thanh tra Bộ tài chính, kiểm tra của Cục thuế, thanh tra lao động, thanh tra của Bộ công nghiệp, an toàn lao động, vệ sinh môi trường… Nhờ các sự kiểm tra trên mà những sai phạm tồn taị trong Công ty được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và để hạn chế tối đa các sai phạm đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động, tại Văn phòng Công ty đã đưa vào thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9000-2000 vào tháng 04/2004. Với chương trình này CBCNV Cơ quan Công ty luôn có ý thức rằng : việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ sẽ có trách nhiệm và thận trọng hơn trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán.
b/ Các quy định, quy chế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền chủ yếu ở Công ty:
Công tác KSNB về bán hàng và thu tiền trong các Doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng nói riêng luôn là một vấn đề đáng quan tâm bởi vì nó là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Công ty. Chính vì vậy, Ban giám đốc Công ty, toàn thể cán bộ công nhân viên luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền cũng như các thủ tục kiểm soát được thiết lập tại Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng em đã sử dụng hệ thống bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có - Không” để thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát cũng như các thủ tục kiểm soát. Kết quả khảo sát cho thấy Công ty Cổ Phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng với
cơ cấu tổ chức hợp lý đã thiết lập được hệ thống kiểm soát hữu hiệu, bảo đảm được nguyên tắc “phân công phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền được thiết kế đầy đủ, hợp lý đúng với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo cung cấp thông tin tài chính kế toán chính xác, kịp thời nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty.
• Đối với nghiệp vụ bán hàng:
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Phương Trang 29
Bước công việc Có Không
Không áp dụng
Ghi chú 1. Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không? X
2. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được lập dựa trên các
khách hàng truyền thống không ? X
3. Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách: + Thông qua nhân viên công ty.
+ Gửi fax, gửi mail.
+ Đến trực tiếp tại công ty. + Các cách khác....
X
4. Công ty có bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng không ? X 5. Công ty có công khai giá của các sản phẩm không ? X 6. Hợp đồng kinh tế có được xem xét trước khi ký duyệt
không ? X
7. Công ty có chính sách bán hàng không? (chính sách
khuyến mãi, chiết khấu...) X
8. Khi xuất kho hàng hóa có lập phiếu xuất kho không ? X 9. Tất cả các phiếu xuất kho đều được phê duyệt không ?
10. Số lượng hàng xuất giao đúng với số lượng trên hợp
đồng không ? X
11. Tất cả các phiếu xuất kho đều được lưu lại không ? X 12. Tất cả các HĐBH đều được đánh số thứ tự không ? X
13. Thủ kho có được viết phiếu xuất kho không ? X 14. Số liệu ghi trên hợp đồng và phiếu xuất kho đều khớp
nhau không ? X
15. Số liệu giữa các HĐBH và Sổ nhật ký bán hàng là
khớp nhau không ? X
16. Các khoản bán chịu hàng có được xét duyệt trước khi
gửi hàng không ? X
17. Cuối mỗi ngày, thủ kho có lập báo cáo về số hàng đã
Tốt Khá X Trung bình Yếu
• Đối với nghiệp vụ thu tiền:
Bước công việc Có Không
Không áp dụng
Ghi chú 1. Công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt có do một người
đảm nhận không ? X
2. Hàng tháng, kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ
không ? X
3. Việc kiểm kế quỹ tiền mặt có được thực hiện thường
xuyên không ? X
4. Các khoản tiền thu về có gửi ngay vào ngân hàng
không ? X
5. Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng
quý không ? X
6. Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không ? X 7. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ đúng kỳ
không ? X
8. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ dựa trên
chứng từ không ? X
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
Tốt Khá X Trung bình Yếu
* Tổ chức chứng từ phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
ở Công ty:
Các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty và khách hàng là những chứng từ ban đầu thể hiện nhu cầu mua hàng của khách hàng. Hợp đồng kinh tế là tài liệu quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh sẽ lập và phê duyệt Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Bên cạnh đó căn cứ vào số lượng hàng hóa đã xuất, phòng kinh doanh lập Hóa đơn bán hàng. Hàng ngày tại phòng kinh doanh sẽ tổng hợp hóa đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu.
* Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán:
Tại công ty, việc mở các tài khoản cũng như sổ sách kế toán được thực hiện một cách chi tiết, cụ thể đúng với chế độ kế toán hiện hành. Cụ thể:
- Các tài khoản sử dụng trong hoạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền:
+ TK 155: Thành phẩm. - TK 1551: khí oxy. - TK 1552: khí acetylen. - TK 1553: khí nitơ.
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam .
+ TK 1121: Tiền gửi ngân hàng Việt Nam. + TK 131: Phải thu khách hàng.
+ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. + TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện. + TK 521: Chiết khấu thương mại. + TK 531: Hàng bán bị trả lại. + TK 532: Giảm giá hàng bán. + TK 641: Chi phí bán hàng.
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Các sổ sách được sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền:
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: được mở chi tiết theo từng khách