Tôi tên là: Nguyễn Hữu Lộc . Đơn vị công tác : Xí nghiệp Toa Xe Đà Nẵng
Đề nghị Ban giám đốc Công ty giải quyết cho tôi đ ược nhận các loại hàng sau đây:
STT Loại hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
01 Oxy 100 chai 23.730 2.373.000
02 Acetylen 200 chai 28.400 4.260.000
CỘNG 6.633.000
Để dùng cho hoạt động sản xuất của Xí nghiệp.
Hình thức thanh toán:...Trả sau...Thời hạn thanh toán: 23/02/2007
Tôi xin chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán số tiền hàng trên đúng qui định của Công ty.
Người nhận hàng Bộ phận nghiệp vụ Giám đốc (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
Đôi khi, lệnh bán chịu đó cũng dựa vào sự uy tín của khách hàng để tiến hành bán chịu. Trường hợp đó, chỉ xảy ra với những khách hàng truyền thống của công ty.
2.2.1.2/ Nguyên tắc hạch toán doanh thu tại công ty:
Công việc hạch toán doanh thu là công việc hàng ngày giữ vai trò rất quan trọng và đòi hỏi người kế toán phải cẩn trọng trong việc xác định giá trị thực thu và các khoản còn phải thu đối với từng khách hàng. Sản phẩm tiêu thụ tại công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó, khi viết hoá đơn bán hàng phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán. Doanh thu bán hàng được phản ánh theo số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT. Doanh thu được ghi nhận khi hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu từ phía công ty sang khách hàng và khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Tại công ty, doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng được ký kết nhằm xác định đầy đủ chính xác kết quả sản xuất kinh doanh của từng hợp đồng.
Riêng các khoản chiết khấu, giảm giá hay hàng bán bị trả lại rất ít xảy ra vì công ty đã chủ động giảm giá đến mức có thể khi có sự yêu cầu từ phía khách hàng. Như vậy hai bên sẽ thoả thuận về giá cả, sau đó sẽ đưa ra mức giá cuối cùng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hiện nay, công ty vẫn chưa có chính sách cụ thể về vấn đề chiết khấu cho khách hàng. Khi khách hàng yêu cầu chiết khấu khi đến làm thủ tục nhận hàng tại phòng kế toán thì phòng kế toán không thể tự quyết định mà phải liên hệ với phòng kinh doanh. Nếu phòng kinh doanh xét thấy đã giảm giá bán cho khách hàng đến mức có thể thì sẽ không cho chiết khấu nữa. Như vậy sẽ tránh tình trạng kế toán tự ý chiết khấu bừa bãi, gây tổn thất cho công ty. Tại công ty không có sổ theo dõi riêng các khoản chiết khấu, giảm giá này. Trừ một vài trường hợp đặc biệt như sản phẩm kém phẩm chất, hay khách hàng trả lại hàng do bình khí bị hỏng van, miệng khóa... thì công ty sẽ tiến hành giải quyết và xử lý theo chỉ đạo của ban giám đốc.
2.2.1.3/ Chính sách tín dụng của công ty:
Chính sách tín dụng hiện nay công ty đang sử dụng thì được áp dụng khá rộng rãi đối với các khách hàng truyền thống của mình. Do khách hàng của công ty đa số là các khách hàng truyền thống nên việc bán hàng tín dụng đối với các khách hàng này là điều cần thiết để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.Tuy vậy, thời gian tín dụng mà công ty áp dụng là khá ngắn. Đối với khách hàng truyền thống lớn như Bệnh viện Đa Khoa Đà Nẵng, Bệnh viện Trung Ương Huế, Nhà máy đóng tàu Đà Nẵng... thì thời hạn nợ từ 15 ngày đến 1 tháng. Còn đối với một số khách hàng
truyền thống khác như Bệnh viện Thăng Bình, Xí nghiệp lắp máy 45/3... có mức độ đặt hàng ít hơn thì hạn nợ tối đa là 7 ngày.
Đối với các khách hàng vãng lai thì công ty yêu cầu ứng trước và thanh toán ngay sau khi nhận hàng. Tỷ lệ ứng trước là 20% - 40% giá trị đơn đặt hàng. Riêng một vài trường hợp đặc biệt khi công ty xem xét tiềm năng khách hàng này có thể trở thành khách hàng truyền thống của mình thì sẽ xem xét cho nợ trong thời gian tối đa là 7 ngày (rất ít xảy ra) và quyết định này phải do ban giám đốc công ty phê duyệt.
2.2.2/ Quá trình hình thành các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền và biện pháp kiểm soát nội bộ của công ty:
2.2.2.1/ Lưu đồ kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp về két tại công ty:
Khách hàng Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán tiêu thụ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Xét duyệt
Không Duyệt
Duyệt
Duyệt
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Phương Trang 36
Hợp đồng kinh tế (2 bản) Lập hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng (ĐĐH) Người có nhu cầu mua hàng Duy ệt ĐĐ H L2 Phiếu xuất kho (HĐGTGT)L3 HĐBH Lập hóa đơn vận chuyển, hóa đơn
bán hàng Ghi thẻ kho Lập phiếu thu L1 L2 Giao cho người nộp Ghi sổ quỹ thu tiền Nhận tiền D Hợp đồng kinh tế Giao cho khách hàng Hợp đồng kinh tế Ghi sổ kế toán tiền mặt D L3 Phiếu thu Ghi sổ NK bán hàng D L1 L2 Phiếu xuất kho Lập phiếu xuất kho D Hóa đơn vận chuyển L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) L2 L3 Phiếu thu
Duyệt
a/ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng:
- Các chứng từ kiểm soát: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Hóa đơn vận chuyển, Hóa đơn giá trị gia tăng ( GTGT).
- Các thủ tục kiểm soát: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng, khách hàng tiến hành gởi đơn đặt hàng cho bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng thuộc phòng kinh doanh của công ty. Việc tiếp khách hàng sẽ do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kế hoạch sẽ dựa vào các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm như chủng loại, số lượng, quy cách, đơn giá, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, địa điểm giao nhận, chi phí vận chuyển bốc dở do ai chịu, mức chiết khấu thanh toán... dựa trên đơn đặt hàng phòng kinh doanh sẽ tính toán giá cả và gởi bảng báo giá đến khách hàng. Giá cả sẽ được tính toán dựa vào vật tư chính và công sản xuất. Khách hàng sau khi nhận được bảng báo giá từ phía công ty, nếu đồng ý về giá cả thì phòng kinh doanh sẽ phê duyệt đơn đặt hàng đồng thời tiến hàng làm hợp đồng kinh tế với sự xét duyệt của ban giám đốc và sự đồng ý của khách hàng. Trong trường hợp đơn đặt hàng thanh toán ngay này, việc có yêu cầu chiết khấu như chiết khấu thanh toán từ phía khách hàng phải trình lên ban giám đốc công ty. Điều này giúp cho công ty có thể thoả mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng, tránh được những xung đột đáng tiếc do không có sự thoả thuận nhất trí rõ ràng giữa công ty và khách hàng làm mất uy tín của công ty, gây thiệt hại về chi phí, giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc tuân thủ các thủ tục cần thiết trước khi quyết định chấp nhận đơn đặt hàng cũng là yếu tố kiểm soát khá hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại công ty.
Hợp đồng in được lập thành 4 bản, trong đó khách hàng giữ 2 bản, công ty giữ 2 bản. Phòng kế hoạch sau khi lập hợp đồng in sẽ giữ lại 1 bản, 1 bản sẽ được chuyển đến phòng kế toán để theo dõi. Hợp đồng kinh tế phải có chữ ký của lãnh đạo hai bên, người có chức vụ cao nhất thì mới có giá trị. Nếu trong quá trình sử dụng, có những vấn đề về chất lượng thì bộ phận kinh doanh sẽ tìm cách giải quyết.
* Chuyển giao hàng:
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Phương Trang 37
Nhân viên phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết sẽ lập phiếu xuất kho với sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, liên1 lưu ở cuốn hóa đơn, liên 2 chuyển cho thủ kho để xuất hàng hóa giao cho khách hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa giao cho bộ phận bán hàng hoặc đại diện của khách hàng theo các điều kiện về giao hàng đã được ký kết trong hợp đồng để nhận hàng. Thủ kho có trách nhiệm giao đúng số lượng hàng hóa, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận về số hàng hóa cũng như chất lượng hàng được giao. Sau đó, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho.
Đơn vị : Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng
Địa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng
PHIẾU XUẤT KHO Số: 340 . Mẫu số:C12-H ( Liên 2: dùng nội bộ ) (Ban hành theo QĐsố Ngày 08 tháng 03 năm 2007 999-TC/QĐ/CĐKT Họ tên người nhận hàng: Lê Thành Nam ngày 2.11.1996 của Địa chỉ (bộ phận) : Bộ phận giao hàng Bộ Tài chính) Lý do xuất kho : Bán
Xuất tại kho : Công ty Nợ : 1111 Có : 1551 Số TT Tên nhãn hiệu,quy Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất A B C D E F G H
01 Oxy 01KO Chai 50 50
Cộng 50 50
Tổng số tiền (viết bằng chữ):
Đà Nẵng, ngày 08 tháng 03năm 2007 Trưởng phòng kinh doanh Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho
(đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) ( đã ký )
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng. Mẫu số: 06 -VT Tên kho: Kho công ty.
THẺ KHO
Ngày lập thẻ 08 tháng 03 năm 2007