- Tên, nhãn hiệu,quy cách: Oxy
CÔNG NGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG
3.1/ Nhận xét kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty:
công ty:
3.1.1/ Nhận xét chung hoạt động kiểm soát nội bộ trong công ty:
Nền kinh tế ngày càng phát triển và nhất là trong giai đoạn nước ta đã được gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng qui mô. Muốn vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải duy trì công tác kiểm tra, kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình bởi kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý. Nó không chỉ hòa vào một giai đoạn của quá trình mà có thể nói ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, kiểm soát.
Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ thì ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như bảo đảm thực hiện được các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần.
Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người mà đặc biệt là các cô chú phòng kế toán để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong thời gian thực tập, em nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty được tổ chức khá chặt chẽ biểu hiện ở những mặt sau:
- Ban giám đốc công ty là những người gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực quản lý, năng lực chuyên môn rất tốt, đồng thời rất am hiểu về lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là điều kiện rất thuận lợi để ban giám đốc công ty đề ra các thủ tục, chính sách hợp lý, không ngừng củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản lý, kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tạo môi trường làm việc văn minh, lành mạnh.
- Lực lượng cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, chuyên môn tốt, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức nghiệp vụ, ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với Ban lãnh đạo trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Chính sự đồng lòng nhất trí và chấp hành nghiêm chỉnh các qui định của Ban lãnh đạo nên hoạt động của công ty luôn diễn ra suôn sẻ, nhất quán và đồng bộ. Đó cũng chính là bằng chứng chứng minh một sự thành công của hệ thống kiểm sáot nội bộ của công ty.
- Cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu trực tuyến chức năng, gọn nhẹ đã phát huy tác dụng của nó trong công tác kiểm soát trực tiếp hoạt động của mọi bộ phận. Việc kiểm soát được thực hiện xuyên suốt từ giám đốc xuống trưởng phòng và đến các nhân viên tạo nên sự nhất quán trong cách thực hiện công việc. Giữa các phòng ban có mối quan hệ ngang dọc tạo thuận lợi để hoàn thành công việc.
- Các chính sách, thủ tục ở công ty rất rõ ràng , cụ thể, các quy định ở mọi phòng ban đều được phổ biến rộng rãi qua các văn bản, thông báo để việc thực hiện của mỗi nhân viên đều theo quy củ và nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục. Ở đây, Ban giám đốc công ty có thể giảm bớt công việc kiểm soát của mình bằng cách ủy quyền cho các Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng. Việc kiểm soát được thực hiện bởi những nhà quản lý có trách nhiệm năng lực từ các phó phòng đến trưởng phòng, từ Phó giám đốc đến Ban giám đốc trong công ty đã hạn chế rất nhiều những gian lận và sai sót có thể xảy ra.
- Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Bên cạnh đó, chính sách thưởng phạt công minh làm tăng hiệu quả hoạt động của công việc.
- Môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế các gian lận, sai sót xảy ra. Từ đó, đã làm giảm đáng kể các hoạt động kiểm soát mà phải có ở các doanh nghiệp khác.
- Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học tại chỗ để không ngừng cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên. Chính việc huấn luyện, đào tạo, nâng cao đã phát huy kỹ năng và năng lực của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế nhiều sai sót, giảm được khối lượng công tác kiểm soát cho nhà quản lý.
- Bên cạnh đó, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng đóng vai trò quyết định đến hoạt động cảu toàn Công ty nói chung cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng. Tất cả các phòng ban trong công ty được trang bị máy tính và Công ty đang tiến đến nối mạng nội bộ để tất cả mọi thành viên trong công ty đều có thể cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của toàn công ty một cách nhanh chóng nhất. Hơn nữa, với hệ thống máy tính nối mạng này, Ban lãnh đạo có thể chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban trong Công ty đồng thời có thể nắm bắt kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tuy nhiên, vẫn có những sai sót phát sinh từ những điểm yếu của hệ thống:
- Một là, những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng. Chính điều này dẫn đến tình trạng, đôi lúc nhân viên thực hiện sẽ quên hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo tiến trình như thế nào thì lúc đó sai sót là điều không thể tránh khỏi.
- Hai là, cách tổ chức bộ máy quản lý chưa thật hiệu quả. Đó là kế toán trưởng vẫn chưa tách rời hai chức năng: điều hành hoạt động kế toán, cung cấp các thông tin
kinh tế, tài chính và chức năng đại diện cho Nhà nước giám sát về tình hình tài chính và sự tuân thủ chế độ luật pháp Việt Nam. Trong khi đó, hai chức năng này độc lập và giám sát lẫn nhau.
- Ba là, với quy mô tương đối lớn, cơ cấu kinh doanh đa dạng nên khối lượng công việc trong một niên độ rất nhiều. Nhưng công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng đúng mức trong việc bảo đảm ngăn chặn và hạn chế các gian lận, sai sót.Việc kiểm tra, kiểm kê tuy được thực hiện định kỳ song về cơ bản chỉ mang tính chất hình thức, thủ tục, chưa thực sự có chiều sâu. Bởi lẽ, chỉ khi nào xảy ra sự không cân đối giữa các chứng từ, sổ sách thì mới tiến hành kiểm tra, kiểm kê. Nếu công tác này tiến hành một cách có hiệu quả thì sẽ ngăn chặn các gian lận, sai sót ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
- Bốn là, thông qua phần thực trạng của Công ty, ta thấy Giám đốc công ty thực sự là người đảm đương quá nhiều công việc. Ngoài chức năng lãnh đạo nói chung, Giám đốc Công ty còn đảm nhiệm chức năng xét duyệt bán chịu là khâu quan trọng nhất trong chu trình bán hàng và thu tiền. Chính vì vậy, nguy cơ trở nên độc đoán giải quyết mọi công việc theo ý muốn chủ quan của riêng cá nhân là khá lớn. Đó là chưa kể đến, sự chồng chéo công việc làm giảm hiệu quả năng suất làm việc.
- Năm là, mặc dù Công ty có một đội ngũ công nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, ý thức kỷ luật cao, chấp hành đúng những thủ tục quy định do công ty đề ra. Đây là kết quả của sự nổ lực không ngừng của ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhân viên của công ty còn hạn chế và thiếu sức trẻ nên sự năng động trong công việc không cao.
3.1.2/ Nhận xét hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền:
Nhìn chung, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện tốt thể hiện ở những mặt sau:
- Trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán, cung cấp thông tin liên quan đến chu trình như theo dõi doanh thu, tình hình công nợ...
- Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một cách dễ dàng và đạt hiệu quả cao.
- Mỗi nhân viên bán hàng đều tuân thủ các bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền.
- Mỗi nhân viên trong quá trình thực hiện công việc bán hàng và thu tiền đều cân nhắc đến hiệu quả hoạt động và lợi ích chung của Công ty.
- Mọi hoạt động xảy ra từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc đều được kiểm soát bởi những nhà quản lý, góp phần ngăn chặn sai sót, gian lận ngay từ đầu.
- Mỗi nhân viên khi thực hiện công việc bán hàng đều tính đến lợi nhuận tối đa, chi phí tối thiểu sao cho chi phí bán hàng không quá phung phí và bất hợp lý mà kết quả thu được vẫn như mong muốn.
- Trong công tác thanh toán, do những qui định nghiêm ngặt về sự hợp lý của chứng từ thanh toán. Cho nên khi tiến hành thanh toán, nhân viên phải kiểm tra, xem xét thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót.
- Ngoài ra, công ty cũng đã đầu tư trang thiết bị hiện đại để thực hiện chức năng kiểm soát như hệ thống camera tại các phân xưởng sản xuất, giúp theo dõi quá trình làm việc sản xuất đơn hàng của công nhân phân xưởng và sự điều hành của quản đốc phân xưởng. Từ đó, góp phần đảm bảo việc sản xuất đơn hàng đúng chất lượng, đúng thời hạn, đồng thời hạn chế các gian lận biển thủ tài sản của Công ty.
Tuy nhiên, qua phần thực trạng của Công ty ta có thể thấy được những mặt yếu của chu trình bán hàng và thu tiền như sau:
- Hiện nay, công ty chưa có một chính sách bán hàng tín dụng hay chính sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể nhằm thu hút khách hàng đến với công ty. Do đó, khách hàng của công ty chỉ hạn chế trong các khách hàng truyền thống, hoạt động sản xuất kinh doanh chưa có những bước đột phá mới.
- Công tác nghiên cứu thị trường và hoạt động Marketing chưa được chú trọng và thực hiện tại công ty. Thị trường không được mở rộng mà có nguy cơ bị thu hẹp, do đó ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và thu nhập của người lao động. Công ty chỉ thụ động chờ đơn đặt hàng mà không thực hiện các cuộc khảo sát, thâm nhập thị trường. Đây là một khó khăn cho công ty vì không có đủ nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện công việc này.
- Công ty chưa có nhân viên chuyên đảm trách công việc tìm hiểu về tình hình của khách hàng. Việc tìm hiểu khách hàng trước khi cho nợ chỉ dừng lại ở việc theo dõi những thông tin về tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp rồi quyết định chứ chưa tích cực tìm hiểu qua sách báo, tạp chí, internet và đưa ra những phân tích, đánh giá một cách bài bản. Hơn nữa, nhân viên thực hiện công việc này vừa phải làm những công việc khác nên hiệu quả của việc tìm hiểu khách hàng không cao, từ đó đưa ra các quyết định sai lầm. Đó là nguyên nhân tại sao các khoản nợ khó đòi hằng năm của công ty vẫn còn khá nhiều.
- Hiện nay, công tác hạch toán kế toán tại công ty vẫn được thực hiện một cách thủ công chứ chưa áp dụng phần mềm kế toán. Vì vậy, công việc của kế toán viên tương đối nhiều và cần phải có sự chính xác về từng con số. Do đó, việc sai sót trong quá trình tính toán, ghi sổ là không thể tránh khỏi.
- Khi tiến hành xuất kho thành phẩm để bán thì không có sự kiểm tra chất lượng cũng như số lượng xuất có đúng yêu cầu không của một bộ phận độc lập để đảm bảo uy tín của Công ty. Vì vậy, khi xuất kho thủ kho xuất quá số lượng thành phẩm bán là điều rất dễ xảy ra.
- Khối lượng hàng bán trong ngày rất lớn, nên việc thanh toán với khách hàng