- Tên, nhãn hiệu,quy cách: Oxy
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG (HĐGTGT)
( Liên 2: Giao khách hàng ) Ngày 08 tháng 03 năm 2007 Họ và tên người mua hàng: Trần Viết Xuân
Đơn vị : Bệnh viện Đa Khoa Đà Nẵng
Địa chỉ : 215 - Hải Phòng - TP Đà Nẵng Số Tài khoản :………. Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS : ………
STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
01 Oxy Chai 50 23.730 1.186.500
Cộng tiền hàng : 1.186.500 Thuế suất thuế GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 59.325 Thành tiền: 1.245.825 Chiết khấu thanh toán: 1% 12.458 Tổng cộng tiền thanh toán : 1.233.367
Số tiền viết bằng chữ : Một triệu hai trăm ba mươi ba ngàn ba trăm sáu mươi bảy đồng chẵn./.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên)
b/ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền:
- Các chứng từ, sổ sách kiểm soát: Tại công ty, hệ thống chứng từ, sổ sách mà kế toán tiền mặt sử dụng để quản lý các khoản thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt gồm: phiếu thu, sổ quỹ thu tiền, sổ kế toán tiền mặt, bảng kê nợ TK 111. Sổ kế toán tiền mặt do kế toán tiền mặt giữ và ghi chép. Sổ quỹ thu tiền do thủ quỹ giữ và ghi chép, có tác dụng theo dõi lượng tiền mặt thu được, kiểm soát được lượng tiền thực tế, cung cấp thông tin về tiền mặt hiện có. Bảng kê nợ TK 111 giúp cho kế toán hạch toán các khoản tiền thu được vào các tài khoản.
- Các thủ tục kiểm soát:
* Theo dõi thanh toán:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (liên 3) kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu và ký tên sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền (gồm 3 liên: liên 1 lưu ở cuốn hóa đơn, 2 liên giao cho thủ quỹ. Khi nhận tiền thủ quỹ ký tên, 1 liên giao cho người nộp (liên 2), liên còn lại (liên 3) thủ quỹ giữ và ghi sổ quỹ thu tiền. Cuối ngày, thủ quỹ nộp toàn bộ phiếu thu cho kế toán tiền mặt, kế toán tiền mặt kiểm tra toàn bộ các phiếu thu, sổ quỹ thu tiền và ký vào sổ. Sau đó, kế toán tiền mặt ghi vào bảng kê nợ TK111 đồng thời cũng theo dõi trên sổ kế toán tiền mặt. Như vậy, phiếu thu phải có chữ ký của thủ quỹ thì mới có giá trị, ngoài ra chữ ký này còn gắn trách nhiệm của thủ quỹ với số tiền đã thu được.
Đơn vị : Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng
Địa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng
PHIẾU THU Số: 340 . Mẫu số:C21-H ( Liên 2: Giao người nộp ) (Ban hành theo QĐsố Ngày 08 tháng 03 năm 2007 999-TC/QĐ/CĐKT
ngày 2.11.1996 của
Họ và tên người nộp tiền: Trần Viết Xuân Bộ Tài chính) Địa chỉ: 215, Hải Phòng, TP Đà Nẵng Nợ : 1111 Lý do nộp : Thu tiền nợ mua hàng . HĐ số: 240 Có : 1551 Số tiền: 1.233.367 đồng.
Kèm theo: …Hóa đơn GTGT…Chứng từ gốc:………
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu hai trăm ba mươi ba ngàn ba trăm sáu mươi bảy đồng chẵn./.
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, duyệt) (Ký, duyệt) (Ký, duyệt) (Ký, duyệt) (Ký, duyệt)
Như vậy, việc ghi sổ kế toán tiền mặt và trực tiếp thu tiền do hai kế toán độc lập theo dõi đó là kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Điều này tạo sự kiểm soát chéo, nhằm hạn chế gian lận. Nếu kế toán tiền mặt vừa ghi sổ vừa có thể thu tiền thì người này sẽ dễ dàng biển thủ khoản tiền thu được bằng cách bỏ bớt không ghi sổ một vài nghiệp vụ thu tiền.
Một biện pháp nhằm kiểm tra sự sai sót của số liệu là không những kế toán tiền mặt theo dõi trên sổ quỹ mà thủ quỹ khi thu tiền cũng theo dõi vào sổ quỹ. Căn cứ để thủ quỹ ghi sổ là liên 3 của phiếu thu. Cuối tháng, kế toán tiền mặt sẽ đối chiếu số tiền trên bảng kê nợ TK 111 với sổ quỹ thu tiền của thủ quỹ để kiểm tra tính chính xác của số liệu. Đây là một trong những biện pháp kiểm soát khá hiệu quả nhằm hạn chế sai sót, đồng thời cũng hạn chế nhữn gian lận có thể xảy ra. Tuy nhiên tất cả những biện pháp trên sẽ bị vô hiệu khi có sự thông đồng của kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
Sau khi kiểm tra tính khớp đúng của số liệu, thủ quỹ sẽ kiểm tra lượng tiền trong két sắt nếu số tiền mặt vượt quá 10 triệu thì thủ quỹ trực tiếp đến ngân hàng nộp hết tất cả các khoản tiền đó. Kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chuyển khoản và ký, có sự kiểm duyệt của kế toán trưởng và công việc này được tiến hành vào cuối mỗi tháng.
Kế toán ngân hàng sau khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về số tiền mà thủ quỹ đã nộp sẽ cùng với kế toán tiền mặt và thủ quỹ đối chiếu lần nữa giữa số liệu trên sổ sách với số tiền thực tế đã nộp vào ngân hàng. Họ sẽ lập ra một biên bản đối chiếu tiền mặt và sao ra làm 3 bản, mỗi người giữ một bản để làm chứng từ. Với biện pháp kiểm soát như trên sẽ hạn chế được hành vi gian lận của thủ quỹ khi trực tiếp đến ngân hàng nộp tiền.
2.2.2.2/ Lưu đồ kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền sau (bán chịu) tại công ty:
Khách hàng Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán tiêu thụ Kế toán công nợ Xét duyệt Không Duyệt Duyệt Duyệt Duyệt
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Phương Trang 43
Ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ
TK 131Hợp đồng kinh Hợp đồng kinh tế (2 bản) Lập hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng (ĐĐH) Người có nhu cầu mua hàng Duy ệt ĐĐ H L2 Phiếu xuất kho (HĐGTGT)L3 HĐBH Lập hóa đơn vận chuyển, hóa đơn
bán hàng Ghi thẻ kho Hợp đồng kinh tế Giao cho khách hàng Hợp đồng kinh tế N Ghi sổ NK bán hàng D L1 Lập phiếu xuất kho D Hóa đơn vận chuyển L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) L2 Phiếu xuất kho
Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán chịu hàng hóa tại công ty cũng diễn ra tương tự như chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp về két. Tuy nhiên có những điểm khác sau:
a/ Xét duyệt bán hàng chịu:
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào chính sách tín dụng của công ty như đã trình bày ở mục 2.2.1.3/ mà có nên cho khách hàng nợ hay không. Đối với các khách hàng truyền thống, trước khi quyết định nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với kế toán công nợ để biết thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng với công ty trước đó, xem khách hàng đó còn nợ của công ty bao nhiêu, thanh toán có đúng hạn không. Nếu khách hàng còn nợ công ty thì phòng kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng trả bớt số tiền đó rồi mới cho khách hàng nợ tiếp. Các công việc tìm hiểu khách hàng sẽ do phòng kinh doanh thực hiện. Sau đó, quyết định cuối cùng phải thông qua sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh. Đối với những khách hàng mới nhưng vẫn được xem xét cho nợ thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin về khách hàng như địa bàn hoạt động, loại hình kinh doanh, tình hình tài chính thông qua báo chí hoặc internet. Sau đó mới xem xét về khả năng trở thành khách hàng lớn của công ty mà quyết định cho nợ hay không. Tỷ lệ bán hàng chịu cho những khách hàng mới là rất ít và cần phải có sự phê duyệt đồng ý của trưởng phòng kinh doanh và giám đốc công ty. Biện pháp này giúp công ty hạn chế được các khoản nợ khó đòi, khả năng thu hồi nợ cao từ đó có thể tiếp tục tái đầu tư sản xuất.
b/Sổ sách theo dõi khách nợ, các khoản phải thu:
* Sổ sách theo dõi khách nợ: để quản lý khách nợ, kế toán công nợ căn cứ vào
hóa đơn bán hàng (Liên 3 - Hóa đơn GTGT) chưa thanh toán để ghi vào sổ theo dõi chi tiết công nợ theo từng đối tượng. Sổ chi tiết này có tác dụng theo dõi tình hình công nợ của một khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó có biện pháp thu nợ kịp thời. Ngoài ra, công ty còn sử dụng sổ chi tiết theo dõi công nợ cho tất cả các đối tượng khách hàng để dễ dàng hơn trong việc theo dõi tổng quát tình hình công nợ, phục vụ cho nhu cầu cung cấp thông tin khi cần thiết như gởi lên cho phòng kinh doanh để tìm hiểu khách nợ, cung cấp thông tin cho Ban giám đốc khi có nhu cầu.
* Sổ sách để theo dõi các khoản phải thu: gồm bảng tổng hợp TK 131, bảng chi
tiết nợ quá hạn TK 131. Riêng bảng chi tiết nợ quá hạn TK 131 giúp kế toán theo dõi những khoản nợ đã quá hạn theo từng nhóm khách hàng (quá bao nhiêu ngày) từ đó có biện pháp truy thu thích hợp.
Hằng tháng, kế toán công nợ sẽ gởi biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản làm chứng từ thanh toán. Sau khi lập xong biên bản, kế toán công nợ phải ký nháy bên dưới số liệu để gắn trách nhiệm của mình đối với số liệu đó. Mặt khác, biên bản này phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng và phó giám đốc công ty thì mới có giá trị. Nó thể hiện sự kiểm soát
của lãnh đạo công ty với công việc của kế toán công nợ. Mục đích của công việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ này nhằm xác nhận công nợ với khách hàng đồng thời kiểm tra tính chính xác của số liệu, giúp kế toán điều chỉnh lại những sai sót của mình trong quá trình nhập số liệu. Việc kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng, đảm bảo độ chính xác của số tiền nợ còn giúp bảo vệ quyền lợi của các bên. Tuy nhiên, một hạn chế ở đây là kế toán công nợ vừa là người làm công việc xác nhận, đối chiếu công nợ với khách hàng. Điều này tạo cơ hội dễ dàng che dấu số liệu sai lệch trong sổ sách vì số liệu đối chiếu với khách hàng là số liệu đúng thực tế.
Đơn vị: CTCP Khí CN&HC Đà Nẵng Phòng : Tài chính kế toán