- Tên, nhãn hiệu,quy cách: Oxy
CÔNG NGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG
3.2/ kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền:
chưa có hình thức kiểm kê quỹ vào cuối ngày. Đây cũng là một rủi ro tiềm ẩn lớn, có thể gây thất thoát tài chính của Công ty.
3.2/ Ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền: tiền:
Kiểm tra, kiểm soát đã tồn tại từ lâu. Nhưng trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển thì kiểm tra, kiểm soát lại càng phát huy tác dụng không những ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót mà nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp cổ phần đang dần hoàn thiện và nâng cao hệ thống KSNB và cách thực hiện kiểm soát để nâng cao năng lực cạnh tranh, để có thể đứng vững trên thị trường. Tuy nhiên, nếu xét trên phương diện những nguyên lý chung trong công tác kế toán và KSNB thì những điểm chưa hợp lý trong hệ thống vẫn gây ra những rủi ro kiểm soát.
Chỉ một thời gian ngắn nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và căn cứ vào những chỗ chưa hợp lý trong công tác tổ chức hệ thống, em xin đề xuất những ý kiến cá nhân với hy vọng giúp Công ty phần nào trong công tác hoàn thiện hệ thống KSNB ngày một tốt hơn.
3.2.1/ Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ chung trong công ty:
- Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu kinh doanh đa dạng và quy mô kinh doanh phân tán rộng, hoạt động kiểm tra, kiểm soát đối với các đơn vị thành viên đã không được tiến hành một cách thường xuyên.
- Chưa có một bộ phận nào đảm nhiệm việc rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này và tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực, ngăn chặn và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.
- Tại Công ty cũng chưa có một bộ phận nào giúp Giám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán. Kiểm tra tính chính xác của các báo cáo tài chính trước khi đặt bút ký duyệt.
Xuất phát từ những yêu cầu như vậy, chúng ta có thể thấy rằng xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ tại Công ty Cổ Phần Khí Công nghiệp và Hóa chất Đà Nẵng là vấn đề cần thiết và đòi hỏi tất yếu trong xu thế hội nhập kinh tế như hiện nay.
Bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty nên được tổ chức trực thuộc Ban kiểm soát có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc có được những thông tin hữu ích, chính xác nhất phục vụ việc đưa ra các quyết định tác nghiệp cụ thể đồng thời chỉ đạo, xét duyệt chu trình, kế hoạch kiểm toán đầu năm, giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thực hiện cụ thể.
Có thể khái quát bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý của Công ty như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Phương Trang 54
Cán bộ cấp quản lý trung gian
Cán bộ cấp quản lý tác nghiệp
Kiểm toán nội bộ Giám đốc Công ty
Tại phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty nên phân thành các chức danh sau:
1. Kiểm toán trưởng: Là người có quyền hành cao nhất trong phòng và báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc Công ty. Chính vì vậy, người này phải hoàn toàn tự chủ, độc lập trong việc thực thi các nhiệm vụ kiểm toán, chịu sự duyệt y về kế hoạch hoạt động của Giám đốc Công ty.
2. Phó phòng kiểm toán (Quản lý kiểm toán): là người làm việc trực tiếp dưới sự hướng dẫn và giám sát của kiểm toán trưởng, phụ trách phòng khi kiểm toán trưởng vắng mặt, chịu trách nhiệm thông báo cho kiểm toán trưởng những vấn đề chủ yếu hay tiến độ của các cuộc kiểm toán.
3. Giám sát viên kiểm toán: Người này làm việc dưới quyền và chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho người quản lý kiểm toán và kiểm toán trưởng về kết quả của các cuộc kiểm toán đã thực hiện, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành độc lập các nhiệm vụ công tác được giao và nhận sự giúp đỡ nhiệt tình của cấp trên về các vấn đề lớn, quan trọng trong cuộc kiểm toán.
4. Kiểm toán viên thâm niên: Người này chịu sự giám sát về kỹ thuật, hành chính của giám sát viên kiểm toán, thực hiện các nghiệp vụ được giao, làm việc độc lập trong việc triển khai tiến trình kiểm toán đã được giám sát viên thông qua để đảm bảo tính nhất quán trong các cuộc kiểm toán và theo sở trường chuyên môn nghề nghiệp.
5. Trợ lý kiểm toán: làm việc dưới sự chỉ đạo quản lý của các kiểm toán viên thâm niên, nhận những công việc có chỉ thị đặc biệt về mục đích và về cách tiến hành công việc. Trợ lý kiểm toán viên cũng được các giám sát viên theo dõi chặt chẽ trong quá trình làm việc.
Về chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng người trong bộ máy: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có các quyền hành và nhiệm vụ sau:
• Chủ động điều hành việc xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hàng năm.
• Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ công ty, đơn vị theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình đã được giám đốc phê duyệt.
• Bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo huấn luyện các kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ.
• Đề xuất với giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ.
• Đề nghị tập trung kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên ở các bộ phận liên quan trong công ty để thực hiện các cuộc kiểm toán quy mô lớn khi cần thiết.
• Kiến nghị thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.
• Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quy định trái với những chủ trương chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo cho các cấp có thẩm quyền và đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời.
Các kiểm toán viên còn lại có chức năng và quyền hạn chung sau đây:
• Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, người quản lý kiểm toán về chất lượng, tính trung thực hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính kế toán đã được kiểm toán bởi chính mình.
• KTVNB phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán độc lập tương đối với các nhân viên thuộc các bộ phận khác.
• Trong quá trình thực hiện công việc, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước. Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật về số liệu, tài liệu được kiểm toán.
• Qua công tác kiểm toán, kiểm toán viên đưa ra nhận xét, ý kiến đề xuất hay các giải pháp để Giám đốc Công ty có phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý điều hành Công ty. Đồng thời ngăn ngừa các sai sót, gian lận hay các hành vi làm trái với các chính sách, chế độ của Nhà nước, các thể lệ quy định của Công ty.
• Ký xác nhận vào các phần của báo cáo kiểm toán do mình thực hiện. Không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức chuyên môn và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
• Kiến nghị với Giám đốc để xử lý các hành vi cản trở kiểm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
• Nếu KTVNB cảm thấy áp lực của kế toán trưởng và Giám đốc quá lớn, không đảm bảo tính trung thực của báo cáo kiểm toán nội bộ thì có quyền đề nghị với cấp trên tiến hành can thiệp để công tác kiểm toán được thực hiện một cách khác quan và chính xác hơn.
Các tiêu chuẩn tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cho Công ty:
Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty có thể thực hiện theo hai cách:
- Tuyển nhân viên kiểm toán từ bên ngoài làm việc hay chọn lọc các nhân viên đủ điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
- Việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cho phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty có thể thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyển các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác, từ dưới các đơn vị thành viên lên. Do đặc thù về quy mô và cơ cấu kinh doanh rộng lớn, việc tuyển chọn này sẽ có ưu điểm: hạn chế bớt chi phí bỏ ra, nhân viên đã quen thuộc, hiểu biết, nắm vững các hoạt động, các nghiệp vụ của Công ty.
Nguyên tắc để tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ phải hội tụ đủ các điều kiện về đạo đức và chuyên môn theo tiêu chuẩn sau:
• Có phẩm chất trung thực, khách quan.
• Cương nghị, độc lập, thận trọng trong công việc.
• Có kiến thức chuyên môn và kỷ năng cần thiết cho công việc.
• Có khả năng giao tiếp tốt.
• Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị.
• Có mối quan tâm đến nghề nghiệp.
• Có tinh thần không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ.
Ngoài việc tuyển chọn nhân viên kiểm toán ở bên trong Công ty, phòng kiểm toán nội bộ có thể tuyển chọn nhân sự của mình qua công tác tuyển dụng từ bên ngoài. Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải qua một hội đồng phỏng vấn kiểm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán - Kế toán - Tài chính doanh nghiệp.
Bộ phận kiểm toán nội bộ tuy độc lập với tất cả các bộ phận khác nhưng phải trực thuộc sự điều hành của Ban giám đốc. Bởi lẽ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập với các hoạt động được kiểm toán, không tham gia vào bất cứ các hoạt động nào khác của đơn vị, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và bày tỏ ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán.
Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc của mình cho Ban giám đốc đơn vị chứ không phải cho một đối tượng nào khác, nhất là người ngoài doanh nghiệp.
Hơn nữa, để công tác kiểm soát nội bộ ngày càng hữu hiệu hơn thì Ban Giám đốc nên tiến hành công tác soát xét lại hoạt động của hệ thống. Bởi trong thực tế, những quy định có khả năng mất dần hiệu lực. Do đó, nhà quản lý nên có hoạt động soát xét lại quá trình thực hiện của nhân viên để đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống có tuân thủ những quy định thiết kế chưa và có những yêu cầu điều chỉnh kịp thời. Ví dụ: thỉnh thoảng nhà quản lý kiểm tra lại các chứng từ lưu trữ và quan sát cách thực hiện công việc của nhân viên để đánh giá xem nhân viên đó có làm đúng theo quy định không? Như tuần tự thực hiện việc bán hàng, lập hóa đơn và lưu trữ.
Hiện nay, Công ty đã trang bị hệ thống camera ở các phân xưởng để kiểm soát hoạt động sản xuất của công nhân. Từ đó, giúp cho việc sản xuất đơn đặt hàng đạt hiệu quả cao và đúng thời hạn. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty nên trang bị thêm hệ thống camera ở các phòng ban như phòng kế toán, phòng kinh doanh... và cả ở kho thành phẩm. Biện pháp này có tác dụng rất tốt trong việc kiểm tra sự tuân thủ các quy trình, thủ tục do ban lãnh đạo đề ra của các nhân viên, hạn chế được những gian lận xảy ra.
Khi tuyển dụng nhân viên, phòng nhân sự phải cập nhật mới thông tin liên quan tới nhân viên tuyển dụng như lý lịch, mức lương, các khoản bảo hiểm... Ban quản lý cần phải có các tiêu chí, chính sách tuyển dụng rõ ràng bằng văn bản. Điều này có thể tránh được tình trạng có thể tuyển dụng những nhân viên kém năng lực và sẽ dẫn đến chi phí đào tạo lớn, những khoản chi phí không đáng có hoặc những khoản tiền bị phạt do vi phạm pháp luật. Việc tuyển dụng nhân sự cần phải quan tâm đến hai tiêu chí đó là năng lực và phẩm chất.
Ngoài ra, trong vấn đề kiểm soát thông tin trên mạng máy tính là cần quan tâm. Ở Công ty, những người quản lý có thể sử dụng hầu hết các tệp tin chính hay chi tiết. Như vậy, sẽ gây ra những tổn thất tài chính do các dữ liệu nhập vào máy sai, cố ý hay các số liệu chưa được duyệt. Cho nên, Công ty nên giới hạn việc sử dụng thông tin của những người quản lý mà chuyển cho các nhân viên có trách nhiệm cụ thể với từng công việc.
3.2.2/ Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền: Công tác kiểm soát cho chu trình này được thực hiện tốt. Tuy nhiên, theo em vẫn có những sai sót trong hệ thống cần thay đổi để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng phát huy hiệu quả hoạt động của mình. Sau đây là những kiến nghị về:
3.2.2.1/ Việc quy định khai báo số hiệu tài khoản cho các chi phí bán hàng: Theo em, khi bộ phận bán hàng trong Công ty có yêu cầu tạm ứng và thực hiện khai báo khi thanh toán thì cần phải xem xét đến việc phân loại tài khoản. Mặc dù, trong Công ty đã phổ biến sơ đồ tài khoản nhưng các bộ phận vẫn chưa hiểu rõ về
cách phân loại tài khoản. Do đó, khi khai báo vẫn có sai sót nên bộ phận kế toán cần có hướng dẫn cụ thể. Nếu có sai sót, không nhất quán trong cách phân loại thì bộ phận kế toán nên thông báo kịp thời để sau này không mất thời gian cân đối và sửa chữa. Nếu không thì phòng kế toán nên quy định những tài khoản chính liên quan thường xuyên phát sinh ở bộ phận nào đó và mỗi nhân viên sẽ quản lý một số tài khoản nhất định để khi trong bộ phận bán hàng thì họ sẽ giúp những người bán hàng khai báo, làm giảm bớt công việc cho bộ phận kế toán.
3.2.2.2/ Việc ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:
Để giảm bớt công việc khổng lồ cho Giám đốc, thiết nghĩ Ban lãnh đạo Công ty nên tiến hành ủy quyền cho những người có trách nhiệm ở hai mức độ:
• Ủy quyền chung: Liên quan đến việc đưa ra các chính sách thủ tục và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách: như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng).
• Uỷ quyền cụ thể: Liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp.
3.2.2.3/ Thiết lập các chính sách khuyến khích khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ:
Công ty cần có những chính sách mới để thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến với công ty như chính sách chiết khấu, chính sách bán hàng tín dụng... Càng hạn chế các khoản tín dụng thì tỷ lệ mất nợ càng thấp. Tuy nhiên, việc bán hàng thực hiện theo chính sách tín dụng rộng rãi sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn và sẽ tạo