- Tên, nhãn hiệu,quy cách: Oxy
BẢNG KÊ TÀI KHOẢN
Tháng 03 năm 2007
TK Có
Tên vật tư Số lượng Ghi Nợ tài khoản sau Doanh thu Thuế
suất
TK111 TK131 Chưa thuế
Thuế VAT
511 CO2 - Thành Lập 500 chai 7.202.397 8.547.884 15.750.263 787.515 5% 511 CO2 - Quãng Ngãi 1000 chai 2.574.761 31.507.212 34.081.973 1.704.112 5% ... ... ... ... ... ... ....
Tổng cộng 38.476.473 57.041.771 95.518.244 4.775.912
b/ Theo dõi các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại:
* Theo dõi các khoản chiết khấu, giảm giá, bớt giá:
Tại công ty, các trường hợp chiết khấu, giảm giá, bớt giá cho khách hàng khi đến nhận hàng là rất ít do phòng kinh doanh và khách hàng đã thỏa thuận về giá bán trước khi ký hợp đồng mua hàng, trong đó phòng kinh doanh đã giảm giá bán cho
khách hàng đến mức có thể. Trừ những trường hợp phải bớt giá cho khách hàng do hàng kém chất lượng nhưng cũng phải liên hệ với phòng kinh doanh rồi mới quyết định. Có như thế phòng kinh doanh mới nắm bắt được đơn đặt hàng nào kém chất lượng và xác định nguyên nhân từ đâu: do khâu nhập lệnh sản xuất sai nội dung quy cách sản phẩm, hay do khâu sản xuất ở phân xưởng. Từ dó, có biện pháp xử lý như rút kinh nghiệm từ nhân viên trong phòng, bắt công nhân sản xuất bồi thường... Như vậy sẽ hạn chế được các trường hợp hàng kém chất lượng, giữ uy tín cho công ty.
Vì các trường hợp chiết khấu, giảm giá, bớt giá cho khách hàng rất ít nên công ty không tổ chức hệ thống sổ sách theo dõi mà chỉ yêu cầu nhân viên kế toán lập ra một danh sách các trường hợp chiết khấu, giảm giá, bớt giá vào cuối mỗi tháng và gởi lên cho kế toán tổng hợp để theo dõi.
* Theo dõi hàng bán bị trả lại:
Tương tự như trên, ở công ty cũng rất ít xảy ra các trường hợp hàng bán bị trả lại nên cũng không có hệ thống sổ sách riêng để theo dõi mà chỉ kê ra một danh sách các đơn đặt hàng bị trả lại. Hàng bán bị trả lại nhập kho khi khách hàng có hóa đơn GTGT về lô hàng đó. Sau đó thủ kho sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để tìm nguyên nhân và xử lý bồi thường. Vào cuối mỗi tháng, phòng kinh doanh sẽ tập hợp danh sách hàng bán bị trả lại chuyển lên cho kế toán trưởng.
Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty khá chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố tối thiểu để phục vụ cho việc cung cấp thông tin kịp thời , đầy đủ như hệ thống sổ sách đồng bộ, đầy đủ, trang thiết bị hiện đại như hệ thống máy vi tính có kết nối mạng nội bộ, internet, máy lạnh... Điều này tạo ra một môi trường làm việc tiện nghi, thoải mái, từ đó làm tăng hiệu quả công việc của các nhân viên, giảm bớt các sai sót về số liệu cung cấp. Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty đã đề những quy định có tác dụng kiểm soát khá tốt nhằm đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách trung thực nhất, bảo vệ tài sản của công ty đồng thời đảm bảo hiệu quả của hoạt động tiêu thụ.
Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công nghiệp và Hóa chất Đà Nẵng vẫn còn nhiều hạn chế nhất định. Trong những nguyên nhân đó là số lượng nhân viên văn phòng tại công ty chưa thực sự đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về công việc để có được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn thiện hơn. Chẳng hạn, một nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành cùng một lúc, gây ra áp lực công việc lớn làm hiệu quả công việc giảm, hơn nữa dễ dẫn đến các trường hợp gian lận khó phát hiện. Đó cũng là một hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Vì vậy, trong phần 3 của đề tài này sẽ đưa ra các biện pháp khắc phục mang tính tham khảo nhằm phần nào giúp công ty hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của mình.
PHẦN 3: