Việc theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng giúp Công ty giám sát được tình hình công nợ tránh thất thoát trong công tác thu hồi nợ và là cơ sở để lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Hàng tháng, kế toán tiêu thụ và công nợ lập bảng kê xác minh đối chiếu số liệu giữa Công ty với khách hàng.
+ Sổ tổng hợp công nợ phải thu: tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ. Tại Công ty kỳ kế toán được lập theo quý.
+ Sổ nhật ký bán hàng: nhằm theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày.
+ Biên bản kiểm kê: được lập theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty nhằm báo cáo về số lượng hàng xuất bán trong ngày hoặc trong quý.
+ Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ: Theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm, hàng hóa.
+ Sổ tổng hợp doanh thu: được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng hoặc trong quý.
+ Sổ quỹ: nhằm theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt hàng ngày tại Công ty.
* Tổ chức báo cáo kế toán:
Căn cứ vào số lượng hàng xuất bán trong tháng, kế toán lên các báo cáo như: Báo cáo tổng hợp doanh thu tháng, Báo cáo tổng hợp doanh thu quý, Báo cáo nhập - xuất - tồn tháng (quý).
2.2/ Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty: công ty:
2.2.1/ Khái quát chung về hoạt động tiêu thụ ở công ty: 2.2.1.1/ Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty:
Hiện nay, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, thu hồi vốn nhanh là vấn đề tiên quyết để công ty đảm bảo được công việc kinh doanh ổn định. Công ty đã áp dụng phương thức bán hàng và thanh
toán đối với từng khách hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho bên mua sản phẩm có hình thức mua thích hợp từ đó giữ được những khách hàng thường xuyên và thu hút thêm những khách hàng mới.
a/ Các phương thức bán hàng tại công ty:
* Phương thức bán lẻ (bán với số lượng ít): Với những khách hàng muavới số
lượng ít thì không có đơn đặt hàng, khách hàng lên ngay phòng kinh doanh yêu cầu nhân viên lập phiếu xuất kho đồng thời lập hóa đơn bán hàng rồi từ đó xuống kho hàng yêu cầu thủ kho tiến hành xuất hàng. Và hằng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì phải được ghi vào nhật ký bán hàng.
*Phương thức bán buôn (bán với số lượng nhiều): được đảm trách bởi nhân
viên phòng kinh doanh.Người này, sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng và nghiên cứu số lượng, giá bán, điều kiện thanh toán… thì chỉ đạo cho các cánh bán hàng được xuất hàng bán. Và hằng ngày, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì phải được ghi vào nhật ký bán hàng.
* Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: đây là phương thức bán hàng chủ
yếu của công ty. Khi khách hàng muốn mua sản phẩm thì dựa vào đơn đặt hàng, công ty và phía khách hàng đặt hàng phải làm hợp đồng kinh tế có ghi rõ giá cả, điều kiện thanh toán cụ thể và chặt chẽ… Trường hợp có những việc xảy ra ngoài dự kiến do nguyên nhân khách quan, giá cả thị trường biến động như nguyên vật liệu đầu vào (đất đèn) thường xuyên biến động thì hai bên phải ký hợp đồng bổ sung. Theo phương thức này thì công ty có trách nhiệm giao hàng đến tận nơi cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng cũng như đầy đủ về mặt số lượng và thời hạn. Số hàng này được xem là đã tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán cho công ty. Hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập dưới sự chỉ đạo của giám đốc kết hợp với phòng tài vụ thống kê. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã được ký kết, công ty tiến hành sản xuất và thực hiện các điều khoản ghi trong hợp đồng.
* Ngoài ra, công ty còn có phương thức nhận hàng theo hợp đồng: trường hợp
này xảy ra đối với những khách hàng có địa bàn hoạt động kinh doanh gần với công ty. Khách hàng sẽ cử người trực tiếp đến công ty để nhận hàng và sẽ thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
Mặc dầu mua theo phương thức nào thì khi đến mua hàng, người mua phải có giấy giới thiệu (đối với doanh nghiệp Nhà nước) hoặc hợp đồng kinh tế (đối với doanh nghiệp tư nhân). Tại công ty, do giá trị vỏ lớn hơn giá trị sản phẩm bên trong nên việc mua bán phải thông qua quá trình thu hồi vỏ.Trường hợp đối với khách hàng mới thì họ phải làm thủ tục cược vỏ với số tiền tương đương với số lượng hàng công ty làm hợp đồng cung cấp. Còn đối với những khách hàng thường xuyên thì khi họ mua sản phẩm công việc trước tiên là phải làm thủ tục nhập vỏ. Công việc kiểm tra tiêu chuẩn vỏ nhập này được thực hiện thông qua bảo vệ, phòng KCS và thủ kho. Sau khi hoàn tất công việc kiểm tra thì phiếu kiểm tra vỏ bình được giao cho khách hàng.
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng Địa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng