3.4.1. Hệ thống tài liệu ISO 22000:2005
Bảng 3.2. Hệ thống tài liệu ISO 22000:2005
STT Văn bản tài liệu Mó số Điều khoản
1 Sổ tay an toàn thực phẩm STATTP
2 Quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu - Phiếu yờu cầu sữa đổi tài liệu - Bảng theo dừi phõn phối tài liệu - Danh mục kiểm soỏt tài liệu nội bộ - Danh mục ban hành biểu mẫu - Danh mục tài liệu
- Mục lục QT.01 BM.4.2.01.01 BM.4.2.01.02 BM.4.2.01.03 BM.4.2.01.04 BM.4.2.01.05 BM.4.2.01.06 4.2
3 Quy tỡnh kiểm soỏt hồ sơ - Danh mục kiểm soỏt hồ sơ - Biờn bản huỷ hồ sơ
QT.03
BM.4.2.03.01 BM.4.2.03.02
4.2
4 Quy trỡnh xem xột của lónh đạo - Giấy triệu tập họp
- Biờn bản họp xem xột của lónh đạo - Phiếu kiểm tra thực hiện cụng việc
QT.01
BM.5.6.01.01 BM.5.6.01.02 BM.5.6.01.03
5.6
5 Quy trỡnh trao đổi thụng tin nội bộ QT.01 5.5
6 Quy trỡnh đào tạo - Nhu cầu đào tạo
- Nhu cầu đào tạo năng bậc - Danh sỏch đào tạo
- Danh sỏch đào tạo nõng bậc - Biờn bản chấm thi
- Biờn bản xỏc nhận khả năng làm việc - Theo dừi kết quả đào tạo nội bộ - Theo dừi kết quả đào tạo bờn ngoài
QT.01 BM.6.2.01.01 BM.6.2.01.02 BM.6.2.01.03 BM.6.2.01.04 BM.6.2.01.05 BM.6.2.01.06 BM.6.2.01.07 BM.6.2.01.08 6.2
7 Quy trỡnh kiểm soỏt cơ sơ hạ tầng -Bỏo cỏo tỡnh trạng cơ sở hạ tầng
- Kế hoạch nõng cấp, bổ sung và xõy mới
- Bản chào giỏ xõy lắp
QT.01
BM.6.3.01.01 BM.6.3.01.02 BM.6.3.01.03
6.3
8 Quy trỡnh kiểm soỏt mụi trường làm QT.01 6.4 việc
- Bỏo cỏo hiện trạng mụi trường BM.6.4.01.01 - Kế hoạch quan trắc mụi trường BM.6.4.01.02
-Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm - Kế hoạch sản xuất kinh doanh quý - Hoạch định việc tạo sản phẩm
BM.7.1.01 .01
BM.7.1.01.02 BM.7.1.01.03
10 Quy trỡnh xem xột cỏc quỏ trỡnh liờn quan đến khỏch hàng
-Ghi chộp yờu cầu của khỏch hàng - Phiếu xem xột yờu cầu của khỏch hàng - Bỏo giỏ
- Hợp đồng kinh tế - Đơn xin mở đại lý - Bỏo cỏo thẩm xột đại lý
- Tổng hợp sản lượng bia chai năm - Tổng hợp sản lượng bia hơi năm
QT.01 BM.7.2.0 1.0 BM.7.2.01.02 BM.7.2.01.03 BM.7.2.01.04 BM.7.2.01.05 BM.7.2.01.06 BM.7.2.01.07 BM.7.2.01.08 7.2 11 Quy trỡnh mua hàng
-Nhu cầu mua hoặc cấp vật tư - Đơn xin bỏo giỏ
- Phiếu phờ duyờt đơn vị cung ứng - Phiếu hỏi đỏnh giỏ đơn vị cung ứng - Biờn bản đỏnh giỏ đơn vị cung ứng - Danh sỏch đơn vị cung ứng được phờ duyệt
- Theo dừi đơn vị cung ứng - Đơn đặt mua hàng QT.01 BM.7.4.01.01 BM.7.4.01.02 BM.7.4.01.03 BM.7.4.01.04 BM.7.4.01.05 BM.7.4.01.06 BM.7.4.01. 07 BM.7.4.01.08 7.4
12 Quy trỡnh kiểm tra vật tư đầu vào
- Phiếu kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoỏ
QT.02
BM.7.4.02.01
- Phiếu kiểm tra đường nhập vào - Phiếu kiểm tra nước nấu bia - Phiếu kiểm tra gạo nhập vào - Phiếu kiểm tra hublon nhập vào - Phiếu kiểm tra malt nhập vào - Phiếu kiểm tra caramen nhập vào
BM.7.4.02 .02 BM.7.4.02.03 BM.7.4.02.04 BM.7.4.02.05 BM.7.4.02.06 BM.7.4.02.07
13 Quy trỡnh cụng nghệ sản xuất bia QT.01 7.5
14 Quy trỡnh bảo dưỡng thiết bị - Danh mục thiờt bị
- Kế hoạch bảo dưỡng thiết bị
- Biờn bản kiểm tra tỡnh trạng thiết bị - Biờn bản nghiệm thu thiết bị
- Nội dung cụng việc bảo dưỡng
QT.02 BM.7.5.02.01 BM.7.5.02.02 BM.7.5.02.03 BM.7.5.02.04 BM.7.5.02.05 7.5
15 Quy trỡnh sữa chữa thiết bị khi cú sự cố - Biờn bản sự cố thiết bị
-Biờn bản nghiờm thu thiết bị
QT.03
BM.7.5.03. 01
BM.7.5.02.04
7.5
16 Quy trỡnh kiểm soỏt phương tiện theo dừi và đo lường
- Dõnh mục cỏc thiết bị theo dừi và đo lường
- Kế hoạch hiệu chuẩn và kiểm nghiệm thiết bị đo
- Bản đăng ký kiểm nghiệm thiết bị đo
- Biờn bản hiệu chuẩn nội bộ dụng cụ, thiết bị đo
- Phiếu theo dừi hiệu chuẩn nội bộ dụng cụ thiết bị đo QT.01 BM.7.6.01. 01 BM.7.6.01.0 2 BM.7.6.01. 03 BM.7.6.01. 04 BM.7.6.01. 05 7.6
- Nhật ký vận hành mỏy theo dừi PU
- Phiếu theo dừi dụng cụ thiết bị đo
BM.7.6.01.0 6
BM.7.6.01.07 17 Quy trỡnh đo lường sự thoả món của
khỏch hàng
- Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng - Báo cáo tổng hợp ý kiến đóng góp của khách hàng QT.01 BM.8.2.01 .01 BM.8.2.01.02 8.2
18 Quy trỡnh đỏnh giỏ nội bộ - Kế hoạch đánh giá - Danh sách chuyên gia - Chơng trình đánh giá nội bộ - Thông báo đánh giá
- Phiếu hỏi đánh giá - Ghi chép đánh giá QT.02 BM. 8.2.02.01 BM. 8.2.02.02 BM. 8.2.02.03 BM. 8.2.02.04 BM.8.2.02.05 BM. 8.2.02.06 8.2
19 Quy trỡnh kiểm tra trong sản xuất - Phân tích bia (TBF)
- Kiểm soát chất lợng bia hơi (Tẹc 36 m3)
- Phiếu phân tích bia lên men phụ
- Kiểm soát chất lợng bia hơi (Tẹc 16 m3)
- Phiếu lấy mẫu và kết quả phân tích n- ớc nha
- Kiểm soát chất lợng bia chai
QT.03 BM.8.2.03.01 BM.8.2.03.02 BM.8.2.03. 03 BM.8.2.03.04 BM.8.2.03.0 5 BM.8.2.03. 06 8.2
20 Quy trỡnh kiểm tra sản phẩm xuất xưởng -Phõn tớch thành phẩm bia hơi - Phõn tớch thành phẩm bia chai QT.04 BM.8.2.04.01 8.2
BM.8.2.04.02 21 Quy trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng
phự hợp - Biên bản bán thành phẩm không phù hợp - Biên bản sản phẩm không phù hợp QT.01 BM.8.3.0 1.01 BM.8.3.01.02 8.3 22 Quy trỡnh ỏp dụng kỹ thuật thống kờ phõn tớch dữ liệu
- Theo dõi sản lợng bia bán ra - Theo dõi sản lợng bia sản xuất ra
QT.01 BM.8.4.0 1.01 BM.8.4.01.02 8.4 23 Quy trỡnh hành động khắc phục và phũng ngừa
- Phiếu đề xuất và phân công phơng án KP-PN
- Báo cáo thực hiện hành động KP-PN v kết quả kiểm traà
- Theo dõi giải quyết các phơng án KP- PN - Lập phơng án khắc phục phòng ngừa QT.01 BM.8.5.0 1.01 BM.8.5. 01.02 BM.8.5.0 1.03 HD.8.5.0 1.01 8.5
24 Quy trỡnh xử lý khiếu nại của khỏch hàng
- Biên bản xác minh khiếu nại của khách hàng
- Theo dõi khiếu nại của khách hàng - Biên bản giải quyết khiếu nại khách hàng QT.02 BM.8.5.0 2.01 BM.8.5.02. 02 BM.8.5.02.03 8.5
25 Cỏc chương trinh tiờn quyết
-Quy phạm vệ sinh nhà xưởng, thiết bị - Quy phạm kiểm soỏt chất lượng nấu - Quy phạm kiểm soỏt chất thải
- Quy phạm ngăn ngừa sự nhiễm chộo - Quy phạm rửa, khử trựng tay và phương tiện vệ sinh
- Quy phạm sử dụng vag bảo quản hoỏ chất
- Quy phạm kiểm tra sức khoẻ cụng nhõn
- Quy phạm kiểm soỏt động vật gõy hại - Quy phạm kiểm soỏt quỏ trỡnh nấu
PRP.01 PRP.01 PRP.02 PRP.03 PRP.04 PRP.05 PRP. 06 PRP.0 7 PRP .08 PRP.09 7.2
26 Kế hoạch HACCP HACCP 7.6
27 Phiếu theo dừi động vậy gõy hại BM.PRP.08.02 28 Phiếu theo dừi định kỡ vệ sinh phõn
xưởng sản xuất
BM.PRP.01.01 29 Phiếu kiểm tra sức khoẻ định kỡ cho
cụng nhõn
BM.PRP.07.01 30 Bỏo cỏo giỏm sỏt kiểm tra vệ sinh hằng
ngày
BM.PRP.01.02 31 Kết quả kiểm tra vệ sinh mụi trường BM.PRP.01.03 32 Phiếu theo dừi xử lý nước thải BM.PRP.03.01 33 Phiếu theo dừi chất lượng nước thải BM.PRP.03.02 34 Sơ đồ mặt bằng tổng thể nhà mỏy SD.01
35 Sơ đồ mặt bằng phõn xưởng sản xuất chớnh
SD.02 37 Sơ đồ hệ thống thoỏt nước thải SD.04
38 Phiếu nhõn men giống BM.01.09
39 Cụng việc lờn men BM.01.10
40 Phiếu kiểm tra hoỏ chất CIP BM.PRP.01.04 41 Bỏo cỏo giỏm sỏt vệ sinh cỏ nhõn hằng
ngày
BM.PRP.05.01 42 Phiếu theo dừi vệ sinh kho hoỏ chất BM.PRP.06.01
43 Biờn bản xử lý vi phạm vệ sinh nhà xưởng, thiết bị
BM.PRP.01.04
44 Sơ đồ hệ thống cấp nước SD.PRP.02.02
45 Sơ đồ đặt bẫy chuột SD.PRP.08.03
46 Sơ đồ dũng thảo nhà mỏy SD.PRP.03.03
47 Phiếu phõn tớch nước BM.PRP.02.01
48 Phiếu kiểm tra vi sinh nước rửa BM.PRP.02.03
3.4.2. Giới thiệu một số quy trỡnh của hệ thống
1.Mục đích:
Quy trình này quy định thống nhất các bớc xây dựng, phê duyệt, ban hành, phân phối và sửa đổi tài liệu nằm trong HTQLATTP của Công ty.
2. Phạm vi áp dụng:
• Sổ tay an toàn thực phẩm • Các quy trình của HTQLATTP • Các hớng dẫn công việc
• Các biểu mẫu
• Các tiêu chuẩn cơ sở • Các dữ liệu
3. Tài liệu liên quan:
Quy trình kiểm soát hồ sơ : QT.4.2.03
4. Định nghĩa:
- Tài liệu đợc kiểm soát: Là tài liệu đợc đóng dấu kiểm soát
Cụng ty cổ phần Bia QUY TRèNH KIỂM SOÁT
MS: QT.4.2.01 LBH: 01 Ngày…/…/…
- Tài liệu khụng kiểm soỏt: Là tài liệu khụng cú dấu kiểm soỏt
- Tài liệu nội bộ: Là nhũng dữ liệu cú ý nghĩa phục vụ cho nhu cầu cụng việc, bao gồm: STATTP, cỏc quy trỡnh bắt buộc của hệ thống, quy trỡnh bắt buộc tại cỏc bộ phận của nhà mỏy…
- Tài liệu bờn ngoài: Là cỏc văn bản quy phạm phỏp luật cú liờn quan đến cỏc hoạt động của nhà mỏy, cỏc tài liệu khoa học, kỹ thuật…
- Bản chính: Là bản có chữ ký trực tiếp của ngời viết, ngời soát xét và ngời phê duyệt.
5. Nội dung:
5.1. Trình tự xây dựng tài liệu:
Các bớc viết, soát xét, phê duyệt, ban hành và sửa đổi theo trình tự sau của lu đồ. 5.2.Nội dung văn bản:
• Sổ tay an toàn thực phẩm:
Sổ tay an to n à thực phẩm yêu cầu có các nội dung sau:
- Tình trạng ban hành và sửa đổi tài liệu
- Mục lục
- Các định nghĩa
- Giới thiệu chung • Quy trình:
Nội dung của quy trình bao gồm các mục sau:
- Mục đích: Trình bày tóm tắt mục đích của quy trình nhằm giải quyết vấn đề gì
- Phạm vi áp dụng: Quy trình đợc áp dụng cho các đối tợng và khu vực nào
- Tài liệu liên quan: Các tài liệu trích dẫn, đối chiếu khi sử dụng quy trình này
- Định nghĩa: Giải thích các khái niệm, từ ngữ và chữ viết tắt
- Nội dung: Nêu các bớc thực hiện, ai làm, làm gì, làm ở đâu, trình tự khi nào làm. Nêu các hớng dẫn, biểu mẫu kèm theo và liệt kê các hồ sơ đợc đề cập đến trong quy trình.
- Viện dẫn: Các hớng dẫn, biểu mẫu kèm theo
Cụng ty cổ phần Bia QUY TRèNH KIỂM SOÁT
MS: QT.4.2.01 LBH: 01 Ngày…/…/…
Trách nhiệm Lu đồ Tài liệu
Các bộ phận BM.4.2.01.01 Không đạt Trởng bộ phận Không đạt Giám đốc + QMR Trởng các bộ phận BM.4.2.01.01
Ngời đợc phân công
Ngời đợc phân công
Ngời đợc phân công
Không đạt Trởng các bộ phận Không đạt Giám đốc + QMR QMR BM.4.2.01.02 BM.4.2.01.04 QMR + Ban ISO
Cụng ty cổ phần Bia QUY TRèNH KIỂM SOÁT
MS: QT.4.2.01 LBH: 01 Ngày…/…/… Xác định nhu cầu Xem Xét Duyệt Phân công viết/sửa
Viết/Sửa Lấy ý kiến Hoàn thiện
Soát xét
Duyệt
Ban hành phân phối
5.3. Trách nhiệm viết, soát xét và duyệt tài liệu đợc quy định nh sau:
Tên tài liệu Ngời viết Ngời soát xét Ngời duyệt
STATTP Chuyên trách ISO QMR Giám đốc
Quy trình Trởng phòng QMR Giám đốc
Hớng dẫn Quản đốc phân xởng +K.S QMR Giám đốc
Biểu mẫu Kỹ s chuyên ngành +K.S QMR Giám đốc
5.4. Phân phối tài liệu:
• Theo chỉ định của QMR, Chuyên trách ISO in và đóng dấu kiểm soát vào tài liệu. Chỉ có tài liệu đã có đủ chữ ký phê duyệt mới đợc đóng dấu kiểm soát. • QMR giữ bản chính và phân phối các văn bản tài liệu (STATTP, các quy trình,
các hớng dẫn và các biểu mẫu) đến các bộ phận có liên quan. Khi giao tài liệu phải có chữ ký của ngời nhận vào Bảng theo dõi phân phối tài liệu BM.4.2.01.02. Khi cần các Trởng bộ phận có thể nhân bản tài liệu. Tài liệu nhân bản phải có chữ ký trực tiếp của Trởng bộ phận, đợc đánh số và ghi ngày tháng vào góc trên bên phải của bản tài liệu.
5.5. Ban hành lại:
Trong quá trình áp dụng nếu có phát sinh các vấn đề của tài liệu cần phải sửa đổi thì Công ty tiến hành xem xét lại để ban hành mới, trình tự quy định trong mục 5.1 của quy trình này. Số ban hành của tài liệu đợc cộng thêm 1 đơn vị. Nếu tài liệu chỉ sửa 1 vài điểm nhỏ thì chỉ cần đánh dấu *, **...bên dới LBH: 01 của trang sửa đổi (*, **, ***...có nghĩa là đã sửa đổi lần 2, lần 3, lần 4...)
5.6. Cập nhật tài liệu:
• QMR giữ bản gốc tài liệu mới. Thu hồi tài liệu cũ, đồng thời phân phối tài liệu mới tới những ngời đang sử dụng theo danh sách BM.4.2.01.02 và yêu cầu ký nhận.
• QMR: Có trách nhiệm cập nhật danh mục từng tài liệu hiện hành của Hệ thống quản lý chất lợng, Trởng các phòng, ban, Quản đốc các phân xởng có trách nhiệm cập nhật và quản lý danh mục tài liệu hiện hành của bộ phận mình theo Danh mục tài liệu BM.4.2.01.05.
Cụng ty cổ phần Bia QUY TRèNH KIỂM SOÁT
MS: QT.4.2.01 LBH: 01 Ngày…/…/… Cụng ty cổ phần Bia
Sài Gũn – Nghệ Tĩnh
QUY TRèNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU MS: QT.4.2.01 LBH: 01 Ngày…/…/… Cụng ty cổ phần Bia Sài Gũn – Nghệ Tĩnh
QUY TRèNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
MS: QT.4.2.01 LBH: 01 Ngày…/…/…
• Khi ban hành lại do sửa đổi tài liệu: Trởng các phòng, ban, Quản đốc các phân xởng cập nhật vào danh mục kiểm soát. QMR soát xét trình bày với Giám đốc ký duyệt vào cột ghi chú trong biểu mẫu: BM.4.2.01.03.
5.7. Kiểm soát dữ liệu:
Các số liệu dùng để thực hiện công việc có liên quan đến chất lợng (Ví dụ: Danh mục kiểm soát tài liệu, danh mục nhà cung ứng,...) phải đợc kiểm soát và phê duyệt bởi ngời có thẩm quyền.
5.8. Lu giữ tài liệu:
Tất cả các tài liệu thuộc HTQLATTP đều đợc QMR lu bản chính đang có hiệu lực. • QMR lu giữ hồ sơ kiểm soát tài liệu nội bộ gồm:
- Bản cũ của tài liệu
- Yêu cầu sửa đổi tài liệu nội bộ
- Theo dõi, phân phối tài liệu nội bộ
- Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ
- Danh mục ban hành biểu mẫu
• Phơng pháp lu giữ và quản lý hồ sơ theo quy định của Quy trình kiểm soát hồ sơ: QT.4.2.03.
1. Mục đích:
Quy trình quy định việc lập, phân loại, lu trữ và xử lý hồ sơ.
2. Phạm vi áp dụng:
Quy định này áp dụng cho tất cả các hồ sơ trong HTQLATTP của Công ty.
3. Tài liệu liên quan:
Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ QT.4.2.01
4. Định nghĩa:
Cụng ty cổ phần Bia QUY TRèNH KIỂM SOÁT
MS: QT.4.2.03 LBH: 01 Ngày…/…/…
Hồ sơ chất lượng: là bằng chứng của cỏc cụng việc đó được thực hiện hay những kết quả thu được. Hồ sơ bao gồm cỏc biờn bản, bỏo cỏo, cỏc biểu mẫu sau khi đó sử dụng…
Người giữ hồ sơ: là người được chỉ định hoặc nhõn viờn của bộ phận được chỉ định chịu trỏch nhiệm giữ hồ sơ
5. Nội dung:
5.1. Lập hồ sơ:
Công ty ban hành danh mục các hồ sơ chất lợng bao gồm: Tên hồ sơ, bộ phận lu trữ, phơng pháp lu trữ và thời gian lu trữ, quy định ở mục 5.5 của quy trình này theo biểu mẫu: Danh mục kiểm soát hồ sơ: BM.4.2.03.01.
5.2. Phân loại và sắp xếp hồ sơ:
• Hồ sơ đợc phân loại theo thời gian, theo khách hàng, theo ngời cung ứng, thiết bị hoặc theo công việc đợc ghi trong danh mục hồ sơ.
• Các tài liệu trong hồ sơ đợc đánh số thứ tự và sắp xếp theo trình tự, mỗi hồ sơ đính kèm 1 mục lục theo biểu mẫu: Mục lục BM.4.2.01.06 thống kê tên
• các tài liệu theo thứ tự sắp xếp trong hồ sơ. Trờng hợp hồ sơ chỉ có 1 tài liệu độc lập thì không phải thống kê.
• Hồ sơ về nhân sự đợc sắp xếp theo thứ tự ABC. 5.3. Lu trữ hồ sơ:
• Thời gian lu trữ hồ sơ quy định cho từng loại theo thời hạn ghi trong danh mục kiểm soát hồ sơ.
• Riêng hồ sơ nhân sự và đào tạo do Phòng tổ chức lao động lu trữ.